Inleiding
RAI Amsterdam B.V. ("RAI") streeft ernaar om zaken te doen op een eerlijke en ethische verantwoorde wijze. Het integriteitsbeleid van RAI bevat de beginselen die de onderneming hanteert in het kader van een professionele, eerlijke en integere manier van handelen in al haar activiteiten. RAI hanteert een zogenaamd nultolerantiebeleid ten aanzien van omkoping en corruptie.
Toepasselijkheid
Dit beleid is van toepassing op alle personen, werkzaam in dienst of in opdracht van RAI alsook op alle rechtsbetrekkingen tussen RAI Amsterdam en derden. Tot deze derden worden in ieder geval gerekend huurders/organisatoren van evenementen in het RAI Amsterdam Convention Centre ("Convention Centre"), deelnemers aan de hiervoor bedoelde evenementen, deelnemers aan de door RAI georganiseerde evenementen, al dan niet in het Convention Centre, alsmede aan (toe)leveranciers en andere samenwerkingspartners van RAI. Schendingen van het integriteitsbeleid kunnen zwaar worden bestraft, in voorkomende gevallen bij medewerkers met disciplinaire maatregelen (en afhankelijk van de omstandigheden in het ergste geval met mogelijke beëindiging van het dienstverband), en bij rechtsbetrekkingen tussen RAI en derden met beëindiging van de tussen partijen gesloten overeenkomsten, alsmede in alle gevallen met een mogelijke doorverwijzing naar de strafrechtelijke of regelgevende instanties.
Niet aanbieden of aannemen van steekpenningen of faciliterende betalingen
Het is niet toegestaan direct dan wel indirect steekpenningen aan te bieden of aan te nemen alsmede zogenaamde faciliterende betalingen te (doen) verrichten aan overheidsfunctionarissen ten einde handelingen of diensten van de overheid te bevorderen of te versnellen (ongeacht of dergelijke betalingen in een bepaald land een gangbare praktijk vormen).
Geschenken en vermaak
Het is niet toegestaan om geschenken of vermaak aan te bieden aan dan wel aan te nemen van (potentiële)klanten, zoals huurders/organisatoren van dan wel deelnemers aan evenementen, (toe)leveranciers en overheidsfunctionarissen, tenzij deze geschenken of vermaak een onmiskenbaar zakelijk karakter hebben en wordt voldaan aan het integriteitsbeleid en aan de interne Richtlijnen ter zake van RAI.
Schenkingen aan liefdadigheid en politieke schenkingen
Het is niet toegestaan om schenkingen te verrichten aan liefdadigheidsorganisaties en politieke partijen die bedoeld zijn om een commercieel voordeel te verkrijgen, inclusief faciliterende betalingen.
Administratie
RAI beschikt over een administratie en de nodige interne controles die de zakelijke redenen van elke betaling aan derden onderbouwen.
Alle onkosten voor wat betreft vermaak, relatiegeschenken of representatiekosten gemaakt voor een derde moeten worden ingediend in overeenstemming met het beleid voor onkosten en moeten specifiek de reden voor de uitgave omschrijven.
Alle rekeningen, facturen, memoranda en andere documenten en registers in relatie tot de afspraken/betrekkingen met derden zoals klanten, (toe)leveranciers en andere zakelijke contacten, moeten nauwkeurig en uitputtend worden opgesteld en up-to-date gehouden.
Controle en melding
RAI controleert of haar integriteitsbeleid wordt nageleefd. Alle medewerkers zijn gehouden om een schending of een vermeende schending van dit beleid onmiddellijk te melden aan de leidinggevende, of, indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht, bij de vertrouwenspersoon, zulks met inachtneming van het RAI klokkenluiderreglement.
SH/cv/200313