Deze Algemene Voorwaarden Deelname Evenement (de 'Algemene Evenement Voorwaarden') zijn van toepassing bij deelname aan door (of in samenwerking met) RAI Amsterdam B.V. ('RAI') georganiseerde evenementen.
De in deze Algemene Evenement Voorwaarden gebruikte begrippen met een hoofdletter hebben de hierna volgende betekenis:
1.1
Accommodatiereglement: het Accommodatiereglement RAI, waarin staan opgenomen de voorschriften welke gelden voor alle bezoekers, waaronder exposanten en huurders, van het Convention Centre en welke te vinden zijn op www.rai.nl;
1.2
Algemene Evenement Voorwaarden: deze Algemene Voorwaarden Deelname Evenement van RAI welke van toepassing zijn op Inschrijvers en Deelnemers;
Convention Centre: het aan RAI toebehorende Convention Centre aan het Europaplein in Amsterdam;
1.6
Deelnemer: iedere natuurlijke of rechtspersoon die zich door middel van een Inschrijvingsformulier als deelnemer voor een Evenement heeft aangemeld en met wie RAI een Deelnemingsovereenkomst heeft gesloten. De Deelnemingsovereenkomst komt tot stand nadat de Deelnemer per e-mail een bevestiging heeft ontvangen van RAI;
1.7
Deelnemingskosten: de totale kosten die de Deelnemer aan RAI dient te voldoen bestaande uit Inschrijvingsgeld, Standhuur en (indien van toepassing) Standbouw;
1.8
Deelnemingsovereenkomst: de overeenkomst tussen de Deelnemer en RAI op grond waarvan de Deelnemer gerechtigd is als zodanig deel te nemen aan het Evenement;
1.9
Deelnemingsvoorwaarden: het geheel van de voorwaarden zoals vastgelegd in de Deelnemingsovereenkomst, de Specifieke Evenement Voorwaarden, het Standbouwreglement (indien van toepassing) deze Algemene Evenement Voorwaarden alsmede het Accommodatiereglement;
1.10
Evenement: het door of in samenwerking met RAI te houden evenement, al dan niet in het Convention Centre;
1.11
Exhibitor Portal: de online portal van RAI waarin de belangrijkste informatie over het Evenement voor de Deelnemers is te vinden;
1.12
Inschrijver: iedere natuurlijke of rechtspersoon die zich door middel van een Inschrijvingsformulier als deelnemer aan het Evenement heeft aangemeld, ongeacht of deze aanmelding is geaccepteerd door RAI;
1.13
Inschrijvingsformulier: het (online) formulier waarmee een potentiële Deelnemer zich aanmeldt voor een Evenement;
1.14
Inschrijvingsgeld: het bedrag dat de Inschrijver bij het tot stand komen van een Deelnemingsovereenkomst aan RAI verschuldigd is voor zijn inschrijving voor een Evenement;
1.15
Partijen: RAI en Deelnemer;
1.16
Persoonsgegevens: in de zin van artikel 4 AVG;
1.17
Privacy wet- en regelgeving: Europese en nationale regelgeving op het gebied van bescherming van Persoonsgegevens, inclusief de AVG;
1.18
RAI: RAI Amsterdam B.V., kantoorhoudende te Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ, geregistreerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34192575;
1.19
Specifieke Evenement Voorwaarden: de per Evenement gehanteerde Specifieke Voorwaarden;
1.20
Standbouw: de opbouw en inrichting van de Standruimte, inclusief de aanleg op de Standruimte van gas, water, waterafvoer, elektra, telefoon en andere datacommunicatieaansluitingen;
1.21
Standbouwreglement: het per Evenement eventueel gehanteerde schriftelijke Standbouwreglement;
1.22
Standhuur: de kosten van de huur voor een door RAI vastgesteld aantal vierkante meters oppervlakte ruimte ten behoeve van een Standruimte alsmede eventuele kosten van de Standruimte;
1.23
Standruimte: de stand en bijbehorende gehuurde vierkante meters van een Deelnemer op het Evenement.
1.24
Verwerkingsverantwoordelijke: in de zin van artikel 4 AVG;
1.25
Verwerken/Verwerker/Verwerking: in de zin van artikel 4 AVG.
Begrippen in enkelvoud omvatten eveneens het meervoud en omgekeerd voor zover de tekst zulks vereist.
Artikel 2 - Inschrijving
2.1
Inschrijven voor deelname aan een Evenement dient te geschieden middels het invullen van het Inschrijvingsformulier, dat direct bij RAI kan worden verkregen in hard copy of via de online registratiemodule van RAI. Dit Inschrijvingsformulier dient volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend door RAI te zijn ontvangen. Indien het Inschrijvingsformulier wordt ingevuld door een vertegenwoordiger van Inschrijver die niet vertegenwoordigingsbevoegd is, dienen ook de gegevens van de vertegenwoordigingsbevoegde persoon te worden ingevuld.
2.2
De Inschrijver garandeert de juistheid van de bij zijn inschrijving verstrekte gegevens en garandeert de vertegenwoordigingsbevoegdheid van hemzelf dan wel van de door hem opgegeven vertegenwoordiger.
2.3
RAI neemt de van Inschrijvers verkregen gegevens op in een daartoe aangehouden administratie. Inschrijver is bekend en akkoord met de privacyverklaring van RAI.
2.4
Inschrijvingen welke wegens ruimtegebrek niet direct kunnen worden geaccepteerd, kunnen op een wachtlijst worden geplaatst. Over deze inschrijvingen wordt vóór de opening van het Evenement beslist. Op dezelfde wijze wordt beslist ten aanzien van de toewijzing van door annulering naderhand vrijgekomen Standruimte.
2.5
RAI behoudt zich het recht voor de inschrijving om haar moverende redenen te weigeren. Voorts behoudt RAI zich het recht voor om bij acceptatie van de inschrijving voorrang te verlenen aan leden van de medeorganiserende verenigingen/organisaties.
2.6
Bij weigering van de inschrijving door RAI zullen eventuele (voorschot)betalingen worden gerestitueerd en zal ook het Inschrijvingsgeld niet worden geïnd.
2.7
De Deelnemingsovereenkomst komt uitsluitend tot stand door acceptatie (aanvaarding) van de inschrijving (aanbod) door RAI, waarna de Inschrijver Deelnemer wordt. De acceptatie wordt per e-mail bevestigd door RAI aan de Deelnemer.
2.8
De Deelnemer heeft het recht de Deelnemingsovereenkomst kosteloos te beëindigen gedurende de betalingstermijn van het Inschrijvingsgeld, zoals vermeld in de betreffende factuur, doorgaans 21 dagen (de Annuleringstermijn). De Deelnemingsovereenkomst kan binnen de Annuleringstermijn worden geannuleerd door het sturen van een e-mail aan RAI, via het e-mailadres als vermeld in de Specifieke Evenement Voorwaarden. Na de Annuleringstermijn kan de Deelnemingsovereenkomst enkel worden beëindigen door middel van het betalen van een annuleringsvergoeding, zoals bepaald in artikel 3 hieronder.
2.9
Na toekenning van Standruimte ontvangt de Deelnemer diens gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee kan de Deelnemer de Exhibitor Portal bezoeken waarop alle belangrijke informatie over het betreffende Evenement is opgenomen, inclusief de Algemene Evenement Voorwaarden, Specifieke Evenement Voorwaarden, het Standbouwreglement en het Accommodatiereglement.
2.10
Bij de vaststelling van Standruimte vermeldt RAI plaats, type en afmetingen van de Standruimte die de Deelnemer huurt. Bij het bepalen van de Standruimte zal RAI zoveel mogelijk rekening houden met de voorkeur van de Deelnemer. De vaststelling van de Standruimte is bindend voor de Deelnemer, zowel wat betreft de afmetingen als de plaats in het Convention Centre.
Artikel 3 - Annulering en standverkleining
3.1
Verzoeken van een Deelnemer om een Deelnemingsovereenkomst te annuleren of te wijzigen (i.e. vermindering van het aantal vierkante meters Standruimte) kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend. RAI kan een dergelijk verzoek inwilligen onder de voorwaarde dat de Deelnemer de navolgende annuleringsvergoeding voldoet, welke is gebaseerd op een vast percentage van de Deelnemingskosten:
bij annulering tot 365 dagen vóór de eerste dag van de opbouw van het Evenement: 15% van de Deelnemingskosten;
bij annulering van 365 tot 182 dagen vóór de eerste dag van de opbouw van het Evenement: 50% van de Deelnemingskosten;
bij annulering van 182 tot 62 dagen vóór de eerste dag van de opbouw van het Evenement: 75% van de Deelnemingskosten;
bij annulering van 62 tot 31 dagen vóór de eerste dag van de opbouw van het
Evenement: 100% van de Deelnemingskosten;
bij annulering tot en met 31 dagen vóór de eerste dag van de opbouw van het
Evenement: 120% van de Deelnemingskosten;
of zoveel meer, als naar het oordeel van RAI dient te worden betaald als compensatie voor de ten gevolge van de annulering of wijziging gemaakte of nog te maken kosten.
Het Inschrijvingsgeld blijft de Deelnemer in geval van annulering of wijziging te allen tijde verschuldigd aan RAI.
3.2
Op de vergoedingen genoemd in dit artikel zal de verschuldigde BTW in rekening worden gebracht.
Artikel 4 - Wijzigingen
4.1
RAI heeft het recht om in geval van bijzondere omstandigheden, de in de Specifieke Voorwaarden vermelde data en tijden van een Evenement, de ten behoeve van de Deelnemer vastgestelde Standruimte, standtype en/of standplaats dan wel, in uitzonderlijke omstandigheden, het concept van het Evenement te wijzigen, dan wel het Evenement geen doorgang te laten vinden. In deze gevallen kan de Deelnemer geen aanspraak maken op vergoeding van eventuele gemaakte kosten en/of schade.
4.2
Wijzigingen van data, tijden, Standruimte, standtype en/of standplaats en het concept van het Evenement geven de Deelnemer niet het recht diens inschrijving geheel of gedeeltelijk te annuleren.
4.3
De Deelnemingsovereenkomst zal vervallen in het geval het Evenement geen doorgang vindt. RAI zal in dat geval alle door de Deelnemer aan RAI gedane betalingen restitueren met uitzondering van het Inschrijvingsgeld en onder aftrek van de reeds voor RAI ontstane kosten terzake van het Evenement. Deze kosten worden geheel of gedeeltelijk over de Deelnemers omgeslagen naar evenredigheid op basis van de aan hen toegekende Standruimte. Deze restitutie zal plaatshebben binnen 60 dagen nadat RAI het besluit tot annulering van het Evenement kenbaar heeft gemaakt.
Artikel 5 - Toegangsprijzen en -bewijzen
5.1
Door RAI kan voor het Evenement een toegangsprijs worden vastgesteld welke geldt voor alle bezoekers.
5.2
Deelnemers ontvangen bij betaling van hun Inschrijfgeld een vooraf aangegeven aantal toegangsbewijzen, die doorlopend toegang tot het Evenement geven. Deze toegangsbewijzen zijn persoonlijk en mogen niet worden doorverkocht of door anderen dan de Deelnemer worden gebruikt.
5.3
Deelnemers kunnen via de webshop van RAI extra toegangsbewijzen aanschaffen tegen een gereduceerd tarief.
Artikel 6 - Expositieprogramma en deelnemers
6.1
Op het Evenement worden de in de Specifieke Evenement Voorwaarden omschreven goederen en diensten tentoongesteld. RAI heeft, zonder daartoe tot enige schadevergoeding verplicht te zijn en zonder opgaaf van redenen, het recht goederen en diensten te weigeren of onmiddellijk van het Evenement te (doen) verwijderen, ook indien het goederen en diensten betreft als vermeld op het Inschrijvingsformulier en/of in de Specifieke Evenement Voorwaarden. De hieraan verbonden kosten komen voor rekening van de Deelnemer.
6.2
RAI kan foto- en/of filmopnamen maken van het Evenement en de aldaar aanwezige Standruimtes en personen voor marketingdoeleinden van RAI. RAI zal daarvoor toestemming vragen indien nodig. Deelnemers en door hen ingeschakeld personeel zullen openbaarmaking en/of verspreiding van de opnamen gedogen en vrijwaren RAI voor eventuele claims dienaangaande.
6.3
Het is Deelnemers niet toegestaan om kinderen onder de 15 jaren op het Evenement te laten werken, dan wel met zich mee te brengen naar het Evenement.
Artikel 7 - Betalingsverplichtingen
7.1
De Deelnemer is de in de Specifieke Evenement Voorwaarden vermelde Deelnemingskosten alsmede eventueel andere in de Specifieke Evenement Voorwaarden vermelde bijdragen verschuldigd. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met BTW.
7.2
De Deelnemingskosten worden, met uitzondering van het Inschrijvingsgeld dat kort na ontvangst van het Inschrijvingsformulier gefactureerd wordt, gefactureerd in twee termijnen voorafgaand aan het Evenement. De eerste termijn bedraagt 25% van de Deelnemingskosten en wordt gefactureerd nadat de Deelnemingsovereenkomst tot stand is gekomen, doch niet eerder dan een jaar voor aanvang van het Evenement. De tweede termijn bedraagt 75% van de Deelnemingskosten en wordt in beginsel drie maanden voor aanvang van het Evenement gefactureerd, tenzij in de Specifieke Evenement Voorwaarden anders is bepaald. Bij berekening van de vergoeding voor de Standhuur wordt een gedeelte van een vierkante meter als een volledige vierkante meter beschouwd.
7.3
Indien de Deelnemer van mening is dat hij een factuur niet (volledig) verschuldigd is, dient hij dit binnen tien dagen na factuurdatum schriftelijk of per e-mail en onderbouwd mee te delen aan RAI, bij gebreke waarvan zijn eventuele recht op vermindering van het factuurbedrag vervalt.
7.4
RAI is gerechtigd betalingen van een Deelnemer eerst in mindering te brengen op diens nog openstaande schulden jegens RAI.
Artikel 8 - Opbouw
8.1
De Deelnemer dient de Standruimte op de hem toegewezen standplaats op te bouwen en in te richten met inachtneming van de Deelnemingsvoorwaarden, alsmede verdere aanwijzingen van RAI.
8.2
Uiterlijk zes weken vóór de eerste opbouwdag van het Evenement dient de Deelnemer, indien deze eigen Standbouw pleegt, een ontwerp van de Standruimte (in de vorm van een duidelijke tekening op schaal, of aan de hand van een maquette, vergezeld van een tekening op schaal in enkelvoud) ter goedkeuring bij RAI in te dienen. RAI heeft het recht deze goedkeuring te onthouden. In dat geval dient de Deelnemer het ontwerp van de Standruimte aan te passen binnen een door RAI opgegeven tijdspanne, zodat alsnog goedkeuring verleend kan worden.
Artikel 9 - Ontruiming en afbraak
9.1
Bij het ontruimen, afbreken en schoonmaken van zijn Standruimte dient de Deelnemer de betreffende aanwijzingen van RAI, zulks derhalve met inbegrip van de in het Accommodatiereglement, stipt op te volgen. Indien de Deelnemer zijn verplichtingen terzake niet nakomt, is RAI bevoegd op kosten van de Deelnemer afval te (doen) verwijderen.
9.2
De Deelnemer is gehouden de door hem gehuurde Standruimte na het beëindigen van het Evenement in de oorspronkelijke staat terug te brengen. Eventuele beschadigingen aan de Standruimte en/of het Convention Centre komen voor rekening van de Deelnemer.
9.3
De goederen van de Deelnemer die zich na de in artikel 10.1 bedoelde periode(n) nog in het Convention Centre bevinden, kunnen voor rekening en risico van de betrokken Deelnemer worden opgeslagen of vernietigd.
Artikel 10 - Gebruik standruimte en convention centre
10.1
De Deelnemer heeft uitsluitend toegang tot het Convention Centre voor het (doen) opbouwen, inrichten, gebruiken en afbreken van de Standruimte gedurende de in de Specifieke Evenement Voorwaarden vermelde periode(n).
10.2
De Deelnemer is verplicht de aanwijzingen van of namens RAI, van de Gemeente, de Brandweer en andere autoriteiten stipt op te volgen.
10.3
Gangpaden dienen te allen tijde geheel vrij te worden gehouden. RAI is bevoegd op kosten van de Deelnemer de gangpaden vrij te (doen) maken en houden.
10.4
Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen met RAI, is het de Deelnemer niet toegestaan om:
door hem ingenomen Standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren of af te staan, of met een andere Deelnemer te ruilen;
de door hem ingenomen Standruimte gesloten of niet bezet te houden gedurende de tijd dat het Evenement voor het bezoek toegankelijk is; noch om de tentoongestelde goederen of een deel daarvan te bedekken en/of te verwijderen;
activiteiten te ontplooien, waardoor naar het oordeel van RAI schade wordt veroorzaakt of afbreuk wordt gedaan aan het Evenement als zodanig, aan één of meer Deelnemers, bezoekers of groepen daarvan, dan wel aan derden;
activiteiten te ontplooien waardoor RAI, Deelnemers en/of bezoekers schade dan wel hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van lichtval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm;
activiteiten te ontplooien waardoor de eerlijke concurrentie wordt verstoord dan wel dreigt te worden verstoord;
beelden te projecteren, het gesproken woord door middel van luidsprekers te versterken, (live) muziek ten gehore te brengen en/of geluid te veroorzaken waardoor (gemeten aan de rand van de Standruimte) de grens van vijfenzeventig decibel (75dB(A)) wordt bereikt;
veranderingen in of aan het Convention Centre aan te brengen en onder meer in en/of op vloeren, muren, plafonds, kolommen en dergelijke te plakken, verven, hakken, breken, boren, spijkeren of deze anderszins te beschadigen;
goederen en diensten, die niet op het Inschrijvingsformulier met name zijn genoemd dan wel zijn geweigerd of verwijderd op last van RAI, aan te bieden of daarvoor reclame te maken op of vanuit de Standruimte;
goederen of diensten te verkopen zonder schriftelijke toestemming van RAI;
onderdelen en toebehoren van tentoongestelde goederen in het Convention Centre te verwisselen of te doen verwisselen;
goederen of diensten aan consumenten te verkopen, zonder de betreffende consument het recht te geven een ondeugdelijk product te retourneren waarmee de consument het aankoopbedrag kan terug ontvangen, dan wel het ondeugdelijke product kan laten repareren of het ondeugdelijke product kan omruilen voor een deugdelijk product;
goederen en/of reclamemiddelen van welke aard ook, buiten de door hem ingenomen Standruimte te plaatsen, aan te brengen of uit te reiken (zgn. flyeren);
gebruik te maken van de wanden van de aangrenzende Standruimtes;
tijdens het Evenement op of rond de Standruimte te exposeren met, dan wel anderszins gebruik te maken van, open, stromende, sproeiende en/of vernevelende vloeistoffen zonder schriftelijke goedkeuring van RAI;
licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen (waaronder chemische bestrijdingsmiddelen en insecticiden), stank verspreidende stoffen, alsmede radioactieve bronnen in het Convention Centre aanwezig te hebben en/of open vuren te branden;
dranken en/of eetwaren in het Convention Centre te (doen) brengen, in voorraad te houden, te verkopen en/of gratis te verstrekken, tenzij deze zijn betrokken van RAI en met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving;
loterijen te houden, prijsvragen uit te schrijven zonder toestemming van RAI. De Deelnemer in het bezit van een toestemming dient zich stipt te houden aan de geldende wet- en regelgeving;
enquêtes onder bezoekers en Deelnemers aan het Evenement te houden of te doen houden anders dan binnen de eigen Standruimte.
10.5
De uiteindelijke beoordeling van het gebruik van de Standruimte en/of het Convention Centre door de Deelnemer ligt voor aan RAI.
Artikel 11 - Intellectuele eigendomsrechten
11.1
Het is de Deelnemer niet toegestaan om in het Convention Centre enig goed of dienst te tonen, aan te bieden en/of te verkopen dat inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van een ander. Onder 'intellectuele eigendomsrechten' wordt begrepen enig (aanvraag tot) octrooi, merkrecht, modelrecht, auteursrecht, knowhow of domeinnaam.
11.2
Indien inbreuk in een rechterlijk oordeel is vastgelegd, is RAI bevoegd de betreffende goederen voor rekening en risico van de Deelnemer te (doen) verwijderen, de Deelnemer toegang tot het Evenement te ontzeggen en overige noodzakelijk geachte voorzieningen te treffen, onverminderd het bepaalde in artikel 14.
11.3
RAI is rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten gerelateerd aan het Evenement. RAI kan Deelnemers en andere derden schriftelijk toestaan om op een door RAI voorgeschreven wijze gebruik te maken van deze intellectuele eigendomsrechten.
Artikel 12 - Catalogus
RAI kan een catalogus (doen) uitgeven of internetsite inrichten ten behoeve van het Evenement waarin de tijdens het Evenement aanwezige Deelnemers en hun goederen en diensten uiteen worden gezet. De Deelnemers zijn verplicht ten behoeve daarvan tijdig de nodige informatie aan RAI te verschaffen. RAI noch door haar ingeschakelde derden zijn aansprakelijk voor fouten, tekortkomingen of omissies in de catalogus en/of internetsite, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid zijdens RAI (en/of de door RAI ingeschakelde derden).
Artikel 13 - Risico en aansprakelijkheid
13.1
Goederen van Deelnemer, waaronder begrepen de emballage, bevinden zich in het Convention Centre voor rekening en risico van de Deelnemer. RAI belast zich niet met het beveiligen of verzekeren van de goederen.
13.2
De Deelnemer is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de vereiste vergunningen en toestemmingen ter zake van zijn deelname aan het Evenement en zijn Evenement gerelateerde activiteiten, alsmede voor de naleving van de in relatie tot diens activiteiten toepasselijke wet- en regelgeving.
13.3
RAI is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de Deelnemer, door diens personeel, door personen die in opdracht van de Deelnemer werkzaam zijn, door houders van aan hem verstrekte toegangsbewijzen, dan wel door diens bezoekers tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid zijdens RAI.
13.4
De Deelnemer is aansprakelijk voor en dient zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, van zijn personeel, van personen, die op welke wijze ook voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn, en/of van houders van aan hem verstrekte toegangsbewijzen wordt veroorzaakt, alsmede voor schade die op welke wijze ook door zijn goederen en diensten wordt veroorzaakt.
13.5
De Deelnemer vrijwaart RAI voor alle aanspraken die anderen in verband met zijn handelen of nalaten tegen RAI zouden kunnen doen gelden.
13.6
RAI is niet verplicht zich te mengen in geschillen waarbij zij geen partij is, met uitzondering van artikel 11.2, waaronder begrepen doch niet beperkt tot geschillen tussen Deelnemers onderling of geschillen tussen Deelnemers en bezoekers.
13.7
Elke aansprakelijkheid van RAI is beperkt tot het bedrag dat onder de betreffende aansprakelijkheidsverzekering van RAI wordt uitgekeerd, met dien verstande dat in het geval van ontbreken van dekking de aansprakelijkheid van RAI is beperkt tot de door de Deelnemer op grond van diens inschrijving verschuldigde Deelnemingskosten.
Artikel 14 - Niet-nakoming
14.1
RAI is bevoegd om tegen een Deelnemer, zijn personeel, personen die voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn en tegen houders van aan hem verstrekte toegangsbewijzen, die in strijd met enige bepaling van de Deelnemingsvoorwaarden handelen of een door of namens RAI verstrekte aanwijzing niet opvolgen, zonder gerechtelijke tussenkomst en zo nodig op kosten van de Deelnemer, voorzieningen en maatregelen te treffen, waaronder, doch niet beperkt tot:
het geheel of gedeeltelijk ontbinden van de Deelnemingsovereenkomst zonder dat voorafgaande ingebrekestelling vereist is;
de aan hem verstrekte toegangsbewijzen te doen intrekken en de betrokkene(n) de toegang tot het Evenement en/of het Convention Centre met onmiddellijke ingang te ontzeggen;
zijn Standruimte niet (verder) op te bouwen, te doen sluiten of geheel of gedeeltelijk te (doen) ontruimen en over de vrijgekomen of niet-bezette Standruimte te beschikken; en/of
de goederen van de Deelnemer, zomede al hetgeen door de Deelnemer is opgebouwd of aangebracht onder zich te houden, op te slaan en zo nodig te vernietigen;
de betrokken Deelnemer van deelneming aan het Evenement en verder te organiseren evenementen uit te sluiten; en/of
ingeval van niet-tijdige c.q. niet-volledige betaling van de Deelnemingskosten door de Deelnemer de wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten over de geldvordering(en) in rekening te brengen;
niettegenstaande het recht van RAI om volledige vergoeding van eventueel geleden en/of te lijden schade te vorderen.
Artikel 15 - Geheimhouding
15.1
Partijen zullen geheimhouding betrachten met betrekking tot de informatie die betrekking heeft op de Deelnemingsovereenkomst en de bij de uitvoering van de Deelnemingsovereenkomst ter beschikking komende informatie, waarvan de ene Partij het vertrouwelijke karakter aan de ander kenbaar heeft gemaakt of de ander redelijkerwijs behoort te begrijpen dat de betreffende informatie vertrouwelijk is, tenzij en voor zover:
15.1.1
openbaarmaking wordt vereist door de Deelnemingsovereenkomst, de wet of door
de rechter;
15.1.2
openbaarmaking wordt vereist door een toezichthouder of overheidslichaam;
15.1.3
openbaarmaking nodig is voor het geldend maken van rechten uit deze Deelnemingsovereenkomst in een gerechtelijke procedure;
15.1.4
de andere Partij schriftelijk toestemming heeft gegeven voor openbaarmaking;
15.1.5
de informatie in de openbaarheid is gekomen zonder dat dit aan de andere Partij te wijten is;
15.1.6
openbaarmaking nodig is ter verkrijging van advies van een professionele
adviseur.
In het geval van openbaarmaking van informatie in de gevallen zoals hierboven genoemd,
zal de openbaar makende Partij de andere Partij raadplegen ter zake van de inhoud,
vorm en timing van de beoogde openbaarmaking.
Artikel 16 - Paraplubeschikking RAI - Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Amsterdam ("APV")
16.1
RAI beschikt over een paraplubeschikking voor de organisatie van uiteenlopende APV-activiteiten, zoals nader omschreven in het Accommodatiereglement. Indien de Deelnemer een activiteit wenst te organiseren die valt onder het bereik van de paraplubeschikking van RAI, dient hij daarvoor toestemming te vragen aan RAI. Op dit verzoek beslist RAI zo spoedig mogelijk.
16.2
Een Deelnemer wordt geacht zich voorafgaand aan inschrijving ervan te vergewissen of de activiteiten die hij voornemens is te organiseren, zijn onderworpen aan de toestemming van RAI. Indien de Deelnemer nalaat toestemming te vragen voor de organisatie van een activiteit die onder het bereik van de paraplubeschikking valt, kan RAI die activiteit onverwijld (doen) staken en in het uiterste geval de Deelnemingsovereenkomst ontbinden.
16.3
Indien RAI toestemming verleent voor de organisatie van een activiteit, is de Deelnemer, dan wel een derde die door tussenkomst van de Deelnemer van de verleende toestemming gebruik maakt, gehouden tot stipte naleving van de aan de toestemming verbonden voorschriften.
16.4
De Deelnemer, dan wel een derde die door tussenkomst van de Deelnemer van de verleende toestemming gebruikmaakt, is te allen tijde gehouden zijn medewerking te verlenen aan een controle op de naleving van de aan de verleende toestemming verbonden voorschriften.
16.5
Indien een Deelnemer, dan wel een derde die door tussenkomst van de Deelnemer van de verleende toestemming gebruikmaakt, enig aan de verleende toestemming verbonden voorschrift niet of gebrekkig naleeft, is de Deelnemer voor de schade die RAI daardoor lijdt volledig aansprakelijk. Onder schade wordt mede begrepen de sancties die door of vanwege het bevoegd gezag aan RAI worden opgelegd vanwege handelen in strijd met of niet-naleving van de aan RAI verleende paraplubeschikking.
16.6
RAI is niet aansprakelijk voor enige schade die de Deelnemer, dan wel een derde die door tussenkomst van de Deelnemer van de verleende toestemming gebruik maakt, lijdt als gevolg van het optreden van RAI als toezichthouder op de naleving van de aan de verleende toestemming verbonden voorschriften tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid zijdens RAI, of als gevolg van handhavend optreden door het bevoegd gezag.
16.7
Voor zover uit dit artikel enige verplichting voortvloeit voor derden die door tussenkomst van de Deelnemer gebruik maken van de verleende toestemming, is de Deelnemer gehouden deze verplichtingen aan de derde(n) op te leggen. De Deelnemer vrijwaart RAI voor alle aanspraken van derden die gebruik (wensen te) maken van de toestemming, voor zover deze aanspraken enig verband houden met onder meer het weigeren of verlenen van toestemming, de inhoud van de toestemming of de maatregelen die RAI of het bevoegd gezag neemt in het kader van toezicht op en handhaving van de aan de toestemming verbonden voorschriften. Een en ander laat onverlet de aansprakelijkheid van de Deelnemer ingevolge het bepaalde in lid 15.5.
Artikel 17 - Privacy
17.1
In de uitvoering van de Deelnemingsovereenkomst zullen Persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen RAI en Exposant. Beide partijen gelden als Verwerkingsverantwoordelijken ten aanzien van de eigen Verwerkingen van deze Persoonsgegevens in de zin van de geldende Privacy wet- en regelgeving. Partijen zullen een aparte Verwerkersovereenkomst sluiten indien een Partij ten aanzien van een specifieke dienst als Verwerker optreedt.
17.2
Exposant en RAI zullen de Persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende Privacy wet- en regelgeving, verwerken. Partijen zullen onder meer conform artikel 32 AVG zorgdragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen.
17.3
Exposant is vanaf het moment van ontvangst van Persoonsgegevens van RAI tot en met de verstrekking van Persoonsgegevens aan RAI verantwoordelijk voor de correcte naleving van alle geldende Privacy wet- en regelgeving.
17.4
Exposant zal de Persoonsgegevens die zij in het kader van de Deelnemingsovereenkomst van RAI heeft ontvangen, zoals via badgescans tijdens een Event, uitsluitend Verwerken voor de levering van de diensten zoals overeengekomen met RAI. Exposant mag de Persoonsgegevens van bezoekers die zij van RAI heeft ontvangen via badgescans uitsluitend éénmalig gebruiken om contact op te nemen met deze bezoeker om hem/haar te benaderen over producten of diensten van Exposant.
17.5
Exposant zal in geen geval en op geen enkele wijze deze Persoonsgegevens verstrekken aan derden, tenzij deze verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van de Deelnemingsovereenkomst met RAI of op grond van een wettelijke verplichting.
17.6
Exposant zal Betrokkenen conform artikel 13 en 14 AVG informeren over de eigen Verwerkingen van hun Persoonsgegevens inclusief de verstrekking aan RAI.
17.7
RAI informeert de Betrokkenen over haar Verwerkingen via haar privacyverklaring die kan worden geraadpleegd via www.rai.nl/privacyverklaring.
17.8
Exposant en RAI zullen ieder voor zich een verzoek of een bezwaar van een Betrokkene conform de geldende Privacy wet- en regelgeving behandelen. Indien Exposant een verzoek van een Betrokkene ontvangt die tevens betrekking heeft op de verwerking van Persoonsgegevens door RAI, zal Exposant zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 7 dagen met RAI in overleg treden over de afhandeling van dat verzoek.
17.9
Exposant informeert RAI onverwijld indien Exposant detecteert of redelijkerwijs vermoedt dat een gegevensbeveiligingsinbreuk (datalek) ten aanzien van de Persoonsgegevens heeft plaatsgevonden of op welke wijze dan ook op de hoogte is van enig verzoek of onderzoek van een toezichthouder, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens of de Autoriteit Consument en Markt, of een andere aanleiding die zou kunnen leiden tot een dergelijk onderzoek met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Deelnemingsovereenkomst.
Indien en voor zover enige bepaling van de Algemene Evenement Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze Algemene Evenement Voorwaarden onverminderd van kracht blijven. RAI zal dan een nieuwe bepaling vaststellen ter vervanging van de nietige/vernietigde bepaling, waarbij zoveel mogelijk de strekking van de nietige/vernietigde bepaling in acht zal worden genomen.
18.2
Toepasselijkheid van enige voorwaarden van de Deelnemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, niettegenstaande enige eerdere of latere verwijzing naar of toepasselijk verklaring van enige voorwaarden van de Deelnemer, bijvoorbeeld op facturen.
18.3
Ingeval van strijdigheid prevaleren de Deelnemingsvoorwaarden in de volgende volgorde:
de Deelnemingsovereenkomst;
de Specifieke Evenement Voorwaarden;
de Algemene Evenement Voorwaarden;
het Standbouwreglement;
het Accommodatiereglement.
Artikel 19 - Geschillen
19.1
Op de Deelnemingsvoorwaarden en alle rechtsbetrekkingen die tussen RAI enerzijds en de Deelnemer en/of Inschrijver anderzijds mochten ontstaan, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
19.2
In geval van geschillen, voortvloeiend uit de Deelnemingsvoorwaarden of uit daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen, zullen Partijen allereerst in overleg treden teneinde dit geschil langs minnelijke weg te beëindigen. Indien Partijen daar niet in slagen, zal een geschil als hiervoor bedoeld exclusief worden beslecht door de bevoegde rechter te Amsterdam, onverkort het recht van beroep en cassatie.
19.3
In het geval een Deelnemer dan wel Inschrijver om wat voor reden dan ook geen aan RAI bekende woon- of verblijfplaats meer heeft, kiest de Deelnemer woonplaats ten kantore van RAI, aan het Europaplein 24 te Amsterdam, Nederland voor alle aanzeggingen en dergelijke die RAI in verband met (de uitvoering van) de Deelnemingsvoorwaarden mocht willen doen.
Artikel 20 - Restbepaling
20.1
In alle gevallen waarin de Deelnemingsvoorwaarden niet voorzien of onduidelijk worden geacht, beslist RAI.
20.2
De Deelnemingsvoorwaarden zijn ook opgesteld in de Engelse taal. De Nederlandse tekst van de Deelnemingsvoorwaarden is beslissend (in geval van kennelijke tegenstrijdigheden of onduidelijkheden).
