Algemene voorwaarden voor levering aan RAI Amsterdam B.V.

Wij zijn RAI Amsterdam B.V. (RAI), de grootste facilitator en organisator van evenementen in Nederland. Gelet op onze wens om hoogwaardige evenementen te realiseren, is het voor ons van essentieel belang dat de wijze van levering van producten en diensten door een leverancier nooit een belemmering vormt voor onze bedrijfsvoering of een negatieve impact heeft op de kwaliteitsbeleving van een evenement. Deze Algemene Voorwaarden voor Levering aan RAI Amsterdam B.V. zien er in het bijzonder op om deze belangen te waarborgen. Dit houdt in dat wij van onze leveranciers van producten en diensten verwachten dat de producten en diensten op tijd worden geleverd, tegen hoogwaardige kwaliteitsniveaus en tegen scherp geprijsde tarieven.

Artikel 1 - Definities

In deze Algemene Voorwaarden worden de navolgende begrippen en uitdrukkingen als volgt gedefinieerd:

Accommodatiereglement: De op www.rai.nl gepubliceerde regels die van toepassing zijn op eenieder die het Convention Centre betreedt relatie tot werkzaamheden en Evenementen in (en op het terrein van) het Convention Centre.
Convention Centre: Het gehele complex van RAI aan de Europaboulevard 24 te Amsterdam, inclusief alle grond, gebouwen en opstallen.
Algemene Voorwaarden: Deze algemene voorwaarden voor levering aan RAI Amsterdam B.V.
AVG: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679).
Betrokkenen: Allen die betrokken zijn bij een Evenement zoals deelnemers, huurders, exposanten, organisatoren, sponsoren en bezoekers maar ook opdrachtnemers, opdrachtgevers en leveranciers van RAI.
Convention Centre: Het gehele complex van RAI aan de Europaplein 24 te Amsterdam, inclusief alle grond, gebouwen en opstallen.
Diensten: De diensten die U met RAI overeengekomen bent te leveren aan RAI, inclusief alle daarbij behorende handelingen, prestaties, verrichtingen en materialen die nodig zijn om die diensten correct en volledig uit te voeren.
Evenement: Het congres of de beurs, tentoonstelling, presentatie, vergadering of ander evenement georganiseerd in het Convention Centre door RAI of een derde, of elders door RAI.
Overeenkomst: Iedere overeenkomst die U met RAI sluit, inclusief alle bijlagen en bijzondere en algemene voorwaarden die in de Overeenkomst worden genoemd.
Producten: De producten en materialen die U met RAI overeengekomen bent te leveren of ter beschikking te stellen aan RAI, inclusief onderdelen, verpakkingen, certificaten, handleidingen, bouwtekeningen en documentatie.
RAI: RAI Amsterdam B.V., gevestigd te Amsterdam aan het Europaplein 24, handelsregisternummer 34192575.
RAI Gegevens: Alle persoonsgegevens die door U worden Verwerkt bij het verlenen van de Diensten.
RAI Voorschriften: De voorschriften genoemd in artikel 16 hieronder welke samen met deze Algemene Voorwaarden onderdeel vormen van de Overeenkomst.
U of Uw: De contractspartij, verkoper, leverancier, verhuurder, opdrachtnemer of andere entiteit met wie RAI een Overeenkomst sluit of beoogt te sluiten.
Uw Personeel: Alle personen en entiteiten die U inzet bij de uitvoering van een Overeenkomst, waaronder Uw werknemers, door U ingehuurde zzp-ers, hulppersonen, onderaannemers, personeel van Uw onderaannemers en door Uw onderaannemers ingehuurde zzp-ers, onafhankelijk van de locatie van waaruit zij hun / Uw werkzaamheden verrichten.
Verwerken: Elke verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 2 lid 4 van de AVG.
Verwerkersovereenkomst: De overeenkomst bedoeld in artikel 28 lid 3 van de AVG.

 

Artikel 2 - Toepasselijkheid

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle huidige en toekomstige offertes en Overeenkomsten en overige rechtsverhoudingen tussen U en RAI. Afwijkingen en/of aanvullingen op deze Algemene Voorwaarden kunnen uitsluitend schriftelijk worden overeengekomen.
2.2 Uw algemene voorwaarden of enige andere algemene voorwaarden (zoals bijvoorbeeld de UAV) zijn niet van toepassing en RAI wijst deze hierbij nadrukkelijk van de hand.

 

Artikel 3 - Totstandkoming, wijzigingen en aanvullingen op de Overeenkomst

3.1 Er komt een bindende Overeenkomst tot stand na ondertekening daarvan door bevoegde personen namens RAI.
3.2 Indien U een offerte geeft voor de uitvoering van meerdere opdrachten, dan is die offerte gedurende een jaar een bindend aanbod dat RAI zo vaak als zij wenst mag aanvaarden.
3.3 Wijzigingen en aanvullingen op de Overeenkomst dienen altijd schriftelijk te worden overeengekomen. Onder schriftelijk is ook begrepen per e-mail, mits dit geschiedt door de medewerker van RAI die bevoegd is om de Overeenkomst aan te passen. Deze bevoegdheid komt voor Uw risico.

 

Artikel 4 - Diensten

4.1 U garandeert dat U de Diensten zal verlenen: (i) in overeenstemming met de Overeenkomst, (ii) tegen de overeengekomen servicelevels en KPI’s of die zal overtreffen, en (iii) in overeenstemming met Nederlands recht en zodanig dat RAI geen inbreuk maakt op een wettelijke verplichting van RAI. Deze garanties houden een resultaatverplichting in.
4.2 Indien Diensten on-site worden verleend, bent U ervoor verantwoordelijk dat Uw personeel handelt in overeenstemming met het Accommodatiereglement.

 

Artikel 5 - Tijdig leveren en ophalen

5.1 RAI gaat ervan uit dat Uw levering correct is en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. RAI hoeft een levering niet te controleren. Indien RAI een gebrek in Uw levering opmerkt bij het in gebruik nemen daarvan en vervolgens binnen een redelijke termijn klaagt over het gebrek, dan is dat tijdig.
Indien U levert voor een Evenement, dan geldt het volgende:
5.2 THE SHOW MUST GO ON. Een Evenement bestaat uit een grote hoeveelheid samenhangende onderdelen en activiteiten. Een ordelijke, tijdige en correcte levering van Producten en uitvoering van Diensten is daarom essentieel voor het welslagen van het Evenement als geheel. Om deze reden is een termijn altijd een fatale termijn. Wat er ook gebeurt, wij hebben Uw Product, Dienst of een kwalitatief gelijkwaardige vervanging nodig. Op tijd.
5.3 Basisvoorwaarden voor onze Evenementen zijn kwaliteit, gastvrijheid en veiligheid. Bezoekers van Evenementen moeten zich gastvrij ontvangen voelen, waar voor hun geld krijgen en zich veilig op het Evenement kunnen bewegen. U garandeert dat Uw levering voldoet aan deze basisvoorwaarden
5.4 Bij een Evenement wordt een gebrek vaak pas opgemerkt als wij of een Betrokkene Uw Product of Dienst in gebruik nemen. Dat kan vlak voor of tijdens het Evenement zijn. Op dat moment klaagt de klant en/of RAI en informeren wij U over het gebrek. Naar gelang de afhankelijkheid van het (onderdeel van het) Evenement van Uw Product of Dienst, zorgt U ervoor dat U binnen een passende termijn het gebrek herstelt of een vervangend Product of Dienst levert, ook als dat relatief hoge kosten voor U meebrengt en altijd zoveel mogelijk in overleg met RAI. Indien het (onderdeel van het) Evenement afhankelijk is van Uw Product of Dienst, dan is een passende termijn dus: onmiddellijk. In de meeste andere gevallen is een passende termijn: snel. U zorgt dat U daaraan kunt voldoen, bijvoorbeeld door in de nabijheid van RAI vervangende Producten of Diensten te hebben.
Als dat niet lukt of niet dreigt te lukken, dan zal RAI op Uw kosten Producten en/of Diensten aanschaffen. Dit laat Uw aansprakelijkheid voor eventuele andere schade onverlet.
5.5 Ook voor het tijdig leveren en tijdig weghalen van materiaal (waaronder Producten) die U gebruikt voor de uitvoering van de Overeenkomst geldt het hiervoor beschreven klachtsysteem: wij merken op het moment dat wij ertegen aanlopen dat Producten en ander materiaal er nog niet zijn of in de weg staan. Wij informeren U dan onmiddellijk. Materiaal dat U (heeft) gebruikt bij de uitvoering van een Overeenkomst moet op het afgesproken tijdstip echt weg zijn. Er zijn vaak back-to-back Evenementen, waardoor de planning strak is. Als U Uw materiaal niet tijdig heeft weggehaald, kunt U indien nog mogelijk het materiaal zelf weghalen. Als dat niet meer kan, of U komt alsnog niet op tijd, dan dient U RAI direct te informeren en heeft RAI het recht om op Uw kosten en risico Uw materiaal weg te halen en op te slaan, ook als wij daar niet de correcte middelen voor hebben.
5.6 Tijdens een Evenement komt het geregeld voor dat Betrokkenen vragen om aanvullende Producten of Diensten of op andere wijze vragen om flexibiliteit van Uw dienstverlening. U zorgt dat U binnen de grenzen van redelijkheid dergelijke flexibiliteit in huis heeft en op dergelijke verzoeken om meer-, minder- of ander werk kunt leveren.

 

Artikel 6 - Kwaliteit en conformiteit

6.1 Wij zijn ISO-gecertificeerd (ISO-9001: 2015 (kwaliteit en klant); ISO-14001: 2015 (milieu en wet- en regelgeving)). U, Uw Personeel, Uw Producten en Diensten zullen ook ten minste voldoen aan dit niveau van kwaliteit en aan alle toepasselijke regelgeving, voorschriften, en certificeringsvereisten, onder andere voor kwaliteit, milieu, veiligheid, gezondheid en deskundigheid. Ook moeten zij allemaal voldoen aan de RAI Voorschriften
6.2 RAI hoeft Uw Producten en Diensten niet te controleren.
6.3 RAI ervan uitgaan dat Uw Producten en Diensten:
  1. tenminste de te verwachten en beschreven eigenschappen hebben of beter zijn;
  2. goed, veilig en klaar voor gebruik zijn;
  3. de bijbehorende documentatie is toegevoegd; en
  4. zijn verpakt zoals afgesproken en in een verpakking die niet milieubelastend is.
Vóór levering zult U de Producten en Diensten hierop inspecteren.
6.4 U zorgt voor eigen rekening en risico voor het tijdig aanvragen en verkrijgen van de eventueel benodigde vergunningen, goedkeuringen en ontheffingen en garandeert dat de daaraan verbonden voorschriften stipt worden nageleefd, zonder dat U daarvoor een extra vergoeding ontvangt.
6.5 Behoudens tegenbewijs door u, is een gebrek met betrekking tot Uw levering een gevolg van een gebrek in het Product of de Dienst voor Uw risico. Dit geldt ook indien RAI gebreken op het tijdstip van oplevering redelijkerwijs had moeten ontdekken of melden, zoals bijvoorbeeld in geval van art. 7:758 BW.
6.6 Voordat U een Overeenkomst sluit met RAI, zult U de zaken afkomstig van RAI, waaronder de grond, gebouwen, en informatie beoordelen op geschiktheid voor Uw Producten of Diensten. Indien deze zaken van RAI na het sluiten van de Overeenkomst ongeschikt blijken voor de uitvoering daarvan, komt dit voor Uw risico.
6.7 U zorgt ervoor dat RAI weet of en hoe Uw Producten dienen te worden onderhouden en zal RAI bij levering de daarvoor benodigde documentatie en ondersteuning verschaffen.
6.8 U zult op verzoek van RAI de door U geleverde Producten goed onderhouden of een kundige partij inschakelen die het onderhoud voor U kan verrichten op het moment dat dit nodig is of RAI daartoe een redelijk verzoek doet. U zult RAI ook op de hoogte stellen wanneer onderhoud nodig is.
6.9 U zorgt ervoor dat U voldoende reserveonderdelen voor Uw Producten heeft gedurende de periode dat RAI Uw Producten gebruikt en mag verwachten dat zij deze kan gebruiken. Daarnaast dient U in het geval van de koop van een Product ervoor te zorgen dat RAI minimaal drie jaar eenzelfde Product nogmaals kan aankopen.
6.10 U zorgt voor Uw rekening en risico voor de afvoer van verpakkingsmaterialen en ander afval van Uw Producten of Diensten.
6.11 RAI onderhoudt een kwaliteitscontrolesysteem. Indien U geregeld Producten of Diensten aan RAI levert, zullen wij geregeld overleggen met U over de voortgang en kwaliteit van Uw leveringen en onze samenwerking. U zult desgevraagd in redelijkheid actief meewerken aan dergelijk overleg en de systemen die RAI daarvoor inzet of in de toekomst zal ontwikkelen.

 

Artikel 7 - Afleveren en ophalen bij het Convention Centre

7.1 Voordat U begint met de uitvoering van de Overeenkomst zult U zich vergewissen van de omstandigheden en logistieke mogelijkheden van het Convention Centre waar de Diensten moeten worden verricht of Producten geleverd. Deze vindt U onder meer in het Accommodatiereglement.
7.2 U zorgt ervoor dat U de afleverlocatie op het Convention Centre kent, op welke wijze, in welke hoeveelheden en met welke verpakkingen U Producten, Diensten en personen moet aan- en afleveren en weer ophalen, afvoeren en weghalen. U kunt hiervoor altijd contact opnemen met Uw contactpersoon binnen RAI. De RAI-specifieke eigenschappen van het Convention Centre en bereikbaarheid op specifieke data in verband met Evenementen of activiteiten in het Convention Centre komen voor Uw risico. Er gelden bijvoorbeeld specifieke eisen voor het rijden met een vrachtwagen op het Convention Centre, zoals een maximale draaicirkel, hoogte en lengte. Delen van het Convention Centre zijn lastig bereikbaar of gedateerd, zodat U zich vooraf zult vergewissen van bijzondere omstandigheden (aanwezigheid asbest, op- of afbouw van Evenementen etc.).
7.3 Bij bepaalde Evenementen kan RAI logistieke voorwaarden en procedures voor aanleveren en ophalen instellen, bijvoorbeeld het gebruik van zgn. bufferzones buiten het Convention Centre waar Leveranciers verblijven tot er ruimte is om hen op het Convention Centre toe te laten om hun werkzaamheden uit te voeren. Dergelijke logistieke voorwaarden zullen nooit tot meerkosten leiden.
7.4 U zorgt ervoor dat de voorbereidingen en uitvoeringen van Uw werkzaamheden en het weghalen van Uw materiaal geen belemmering vormen of storend zijn voor de Evenementen en de werkzaamheden van RAI en Betrokkenen.
7.5 Levering is Delivery Duty Paid op de afgesproken afleverlocatie en -tijd (INCOTERM). U laadt en lost zelf op de wijze en het tijdstip zoals vooraf overeengekomen met RAI. Laden en lossen gaat handmatig, tenzij U toestemming heeft van RAI om gemotoriseerd te laden en lossen. Zonder toestemming kan gemotoriseerd laden en lossen alleen via de vigerende logistieke dienstverlener van RAI, die U daarvoor moet inschakelen.
7.6 Indien het gaat om zaken die op- en afgebouwd moeten worden, bouwt U op en af. In sommige situaties dient U gebruik te maken van de fungerende logistieke dienstverlener van RAI.
7.7 Bij een afwijkende levertijd of ophaaltijd, laat U dit per ommegaande weten. Dat disculpeert U niet, maar het kan mogelijk schade beperken.
7.8 Bij iedere levering van Producten zit een zichtbare pakbon en een transportbon.
7.9 Op Uw verzoek zal de persoon van RAI die Uw levering ontvangt een ontvangstbewijs ondertekenen dat als bewijs geldt voor het tijdstip van ontvangst, maar niet als bewijs dat de levering overigens voldoet. Behoudens tegenbewijs door u, is in deze volgorde het bewijs van aflevering: (i) een dergelijk ondertekend ontvangstbewijs, (ii) de notering van RAI van aflevering.

 

Artikel 8 - Tarieven, facturering en betaling

8.1 Als tegenprestatie voor het nakomen van Uw verplichtingen uit de Overeenkomst zal RAI U de tarieven betalen die zijn opgenomen in de Overeenkomst.
8.2 Alle prijzen zijn in euro, exclusief BTW.
8.3 De tarieven voor de overeengekomen Producten en/of Diensten houden een volledige vergoeding in voor het eindresultaat en bevatten alle onderdelen van de levering. U zult alle elementen die nodig zijn voor het eindresultaat in Uw tarieven betrekken. Posten die niet zijn voorzien in de tarieven, maar waarvan U zou moeten voorzien dat die kunnen optreden, zult U voor het sluiten van de Overeenkomst schriftelijk aan RAI melden en daarvoor ook een indicatie geven.
8.4 U zult aan RAI geen hogere tarieven in rekening brengen of hogere kortingen verlenen dan aan andere afnemers voor Producten of Diensten, die naar aard, omvang en omstandigheden vergelijkbaar zijn.
8.5 U zult Uw factuur digitaal sturen aan: invoices@rai.nl. Indien dit niet mogelijk is dan zult U de factuur naar het onderstaande adres versturen:
RAI Amsterdam B.V.
t.a.v. afdeling FAC
Postbus 77777
1070 MS AMSTERDAM
De factuur bevat in ieder geval het Purchase Order nummer zoals opgegeven door RAI en een specificatie van de werkzaamheden. Als U meerdere Purchase- of leveringsnummers heeft, dan moeten deze separaat gefactureerd worden
8.6 RAI betaalt achteraf en binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur.
8.7 Overschrijding van een betalingsverplichting van RAI om welke reden ook, geeft U niet het recht Uw verplichtingen op te schorten of te beëindigen.
8.8 Als U gerechtigd bent om incassokosten van RAI te vorderen, dan betaalt RAI U incassokosten van 5% van de factuurwaarde met een maximum van € 500,00.
8.9 U bent verantwoordelijk voor alle kosten die gemaakt worden bij een proof of concept, ook indien sprake is van een tender.

 

Artikel 9 - Meer- en minderwerk

9.1 Van meerwerk is sprake als door additionele wensen van RAI de overeengekomen Producten of Diensten worden uitgebreid of duurder worden, waardoor het overeengekomen tarief hoger wordt.
9.2 Van minderwerk is sprake indien door een aanpassing van de wensen van RAI de overeengekomen Producten of Diensten worden beperkt of goedkoper worden, waardoor het overeengekomen tarief lager wordt.
9.3 Zodra U kunt voorzien dat er sprake zal zijn van meer- of minderwerk, zult U dat zo spoedig mogelijk schriftelijk aan RAI meedelen en aan RAI een aangepaste offerte sturen voor het meer- of minderwerk, zonder overigens nadere voorwaarden te stellen. Indien RAI de offerte heeft goedgekeurd, mag U de vergoeding voor het meerwerk in rekening brengen of zult U de vermindering voor het minderwerk crediteren middels een creditfactuur.

 

Artikel 10 - Vooruitbetaling en eigendom

10.1 In bijzondere gevallen kan RAI op voorschotbasis betalen. Indien Uw financiële situatie zodanig is dat U moet verwachten dat U niet kunt voldoen aan Uw verplichtingen jegens RAI, zult U RAI daarvan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen. Uw bestuurders zullen hoofdelijk naast U aansprakelijk zijn voor het onmiddellijk waarschuwen van RAI omtrent deze situatie.
10.2 Indien U aan RAI Producten in eigendom zal leveren, draagt U de eigendom van de onderdelen van die Producten en de Producten zelf aan RAI over op het moment dat U de beschikking over die Producten krijgt. Indien er in Uw bedrijf meerdere soortgelijke producten zijn en er een beroep wordt gedaan op vermenging, dan zijn, behoudens tegenbewijs, al die producten eigendom van RAI en zult U al die producten aan RAI leveren, in ieder geval tot het overeengekomen aantal Producten of onderdelen daarvan.
10.3 Indien U (mede) Producten of Diensten aan RAI zou leveren, maar dat niet kunt, bijvoorbeeld omdat Uw bedrijf failliet is, dan zult U aan RAI alle Producten en materiaal die nodig zijn voor de (uitvoering van de) levering in bruikleen geven en daarmee RAI zoveel mogelijk in staat stellen om met Uw Producten toch uitvoering te (laten) geven aan Uw verplichtingen. RAI is daarvoor een redelijke vergoeding verschuldigd, na aftrek van haar schade door Uw gebrekkige levering.
10.4 RAI heeft een retentierecht ten aanzien van al Uw materiaal tot het moment dat U heeft voldaan aan Uw verplichtingen jegens RAI.

 

Artikel 11 - Aansprakelijkheid en verzekering

11.1 U bent aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade van RAI als gevolg van handelen of nalaten door U en Uw Personeel in verband met alle onderdelen van de uitvoering of de gebrekkige uitvoering van een Overeenkomst. Deze schade omvat in ieder geval: (i) zaakschade, (ii) kosten gemaakt om de Producten en/of Diensten in overeenstemming met de Overeenkomst te brengen, (iii) kosten gemaakt om nood- of terugval maatregelen te nemen, zoals het gebruik van andere materialen of producten, het inhuren van extra personeel of het instrueren en inhuren van een vervangende leverancier, (iv) kosten gemaakt om RAI Gegevens te herstellen en (v) kosten gemaakt om de schade als beschreven in dit artikel 11.1 te bepalen, te beperken of te voorkomen.
11.2 U garandeert dat U een verzekering heeft afgesloten ter dekking van uw aansprakelijkheid uit de Overeenkomst. Het minimaal verzekerde bedrag dient ten minste € 5.000.000,00 per gebeurtenis te bedragen. U garandeert dat U ook een verzekering heeft afgesloten ter dekking van substantiële risico’s ten aanzien van Uw materiaal en Uw Personeel, zoals ongevallen, brandschade, diefstal, transportschade, vernieling en schade door weersomstandigheden en water. Ten bewijze van deze verzekeringen, zult U RAI op verzoek inzage in de betreffende polis(sen) en betaalbewijzen geven. De zogenaamde "opzichtclausule" moet zijn uitgesloten.
11.3 U vrijwaart RAI tegen aanspraken van derden in enig verband met (de uitvoering van) een Overeenkomst door U en Uw Personeel.
11.4 Eventuele aansprakelijkheid van RAI is beperkt tot het bedrag van de specifieke levering onder de Overeenkomst, tot een maximum van het bedrag dat de verzekering van RAI in het betreffende geval uitkeert.
11.5 Indien U schade lijdt bij het uitvoeren van een Overeenkomst door toedoen van welke partij ook, dient U het schadeformulier van RAI in te vullen en voor zover mogelijk foto’s van de schade bij te voegen en binnen een week nadat U bekend bent geworden met de schade in te dienen bij RAI. Een tijdig en volledig ingediend schadeformulier is een voorwaarde voor vergoeding. RAI zoekt op basis van het schadeformulier eventueel in overleg met U uit wie er aansprakelijk is en of en hoe de schade vergoed wordt. Het schadeformulier kunt U vinden als bijlage bij de Overeenkomst of wordt na verzoek aan Uw contactpersoon bij RAI aan U toegezonden.
11.6 Indien sprake is van inhuur van machines of hulpgoederen door RAI dient U verzekerd te zijn tegen schade en diefstal van het verhuurde.
11.7 Als U of Uw Personeel een keycard of een andere sleutel van RAI in Uw bezit hebben, dan bent U aansprakelijk voor de schade die RAI of derden lijden als gevolg van verlies of ieder onrechtmatig gebruik daarvan.

 

Artikel 12 - Overmacht

12.1 In geval van overmacht van RAI, mag RAI de Overeenkomst ontbinden, indien zij door de overmachtssituatie Uw Producten of Diensten in redelijkheid niet meer kan gebruiken voor het doel waarvoor zij die bestelde.
12.2 Onder overmacht voor RAI wordt onder meer verstaan annulering van een Evenement, een deel van een Evenement of een andere situatie die de doorgang van een Evenement of het voor Uw levering relevante onderdeel daarvan in alle redelijkheid onmogelijk maakt, zoals het uitblijven van een vergunning die is aangevraagd door RAI, wanprestatie door een derde die door RAI is ingeschakeld, en uitblijven van omstandigheden waarop RAI mocht rekenen of ontstaan van omstandigheden waarop RAI niet rekende.
12.3 In het geval RAI zich op overmacht beroept, zult U gedurende tenminste drie weken bereid blijven om op de overeengekomen voorwaarden aan RAI te leveren. U mag RAI onmiddellijk na het intreden van de overmachtssituatie verzoeken om U van deze verplichting te ontheffen, welke ontheffing RAI alleen op redelijke commerciële gronden zal weigeren.

 

Artikel 13 - Overdraagbaarheid en onderaanneming

13.1 U mag Uw rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst slechts overdragen na schriftelijke toestemming van RAI.
13.2 In geval van een substantiële wijziging in de zeggenschap van Uw onderneming, zult U RAI daarvan minimaal twee maanden van tevoren op de hoogte stellen. Indien die wijziging voor RAI in redelijkheid niet aanvaardbaar is, heeft zij het recht om de Overeenkomst direct schriftelijk op te zeggen zonder daarvoor schadevergoeding verschuldigd te zijn.
13.3 Uitvoering van de Overeenkomst door onderaannemers mag alleen als RAI daarvoor schriftelijk of per e-mail toestemming heeft verleend. De toestemming voor uitvoering van de werkzaamheden door onderaannemers of hun personeel laat Uw verantwoordelijkheid onverlet. Facturatie en betaling gaat altijd door en via u.

 

Artikel 14 - Geheimhouding

14.1 U en Uw Personeel zullen, zowel gedurende de looptijd van de Overeenkomst als na beëindiging daarvan, strikte geheimhouding betrachten ten aanzien van alle RAI Gegevens die worden Verwerkt met betrekking tot de uitvoering van de Overeenkomst en alle vertrouwelijke informatie van RAI, de met haar gelieerde onderneming(en), haar partners en Betrokkenen waarvan U en Uw Personeel kennis hebben kunnen nemen. Informatie is vertrouwelijk als het vertrouwelijke karakter bij U en Uw Personeel bekend is of geacht kan worden bekend te zijn.
14.2 Alle informatie, correspondentie, documenten en andere zaken, met inbegrip van kopieën ten aanzien van bedrijfsaangelegenheden van RAI, de met haar gelieerde onderneming(en), haar partners en Betrokkenen die U onder zich heeft of krijgt, zijn en blijven eigendom van RAI en zullen bij beëindiging van de Overeenkomst terstond aan RAI ter beschikking worden gesteld. U zult deze informatie, correspondentie, documenten en andere zaken niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van RAI dupliceren.
14.3 In geval van overtreding van een onderdeel van deze geheimhoudingsbepaling, zult U RAI een onmiddellijk opeisbare en niet voor verrekening vatbare boete betalen van €30.000 per overtreding, onverminderd het recht van RAI om daarnaast volledige schadevergoeding te vorderen.

 

Artikel 15 - Intellectuele eigendomsrechten

15.1 Als U Producten voor RAI maakt, ontwikkelt of laat ontwikkelen, draagt U de eigendom en alle intellectuele eigendomsrechten die daarop rusten over aan RAI. Indien dat niet mogelijk is, omdat en voor zover derden niet overdraagbare rechten op (onderdelen) van de Producten hebben, informeert U RAI daarover voor het sluiten van de Overeenkomst en geeft U RAI in ieder geval een onbeperkte licentie om de Producten te gebruiken, waaronder het recht om de Producten te bewerken, wijzigen, in sub-licentie te geven en over te dragen. Indien hiervoor enige actieve of passieve medewerking van U nodig is, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overdrachtsakte, zult U die op het eerste verzoek van RAI verlenen.
15.2 U staat in voor het vrije en ongestoorde gebruik door RAI en Betrokkenen van de geleverde Producten en Diensten en U vrijwaart RAI tegen aanspraken van derden wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten of andere soortgelijke rechten, zoals vorderingen op grond van slaafse nabootsing, onrechtmatig gebruik van knowhow, of persoonlijkheidsrechten, en stelt RAI daarvoor schadeloos.
15.3 Voor zover mogelijk, doet U afstand van persoonlijkheidsrechten en zorgt U dat Uw Personeel voor zover mogelijk afstand doet van persoonlijkheidsrechten ten aanzien van de geleverde Producten en Diensten.
15.4 Op het moment dat Uw faillissement of (voorlopige) surseance van betaling wordt aangevraagd, draagt U alle voorbereidende materialen en materialen die nodig zijn om het door U te maken en/of te ontwikkelen materiaal (opnieuw) te maken of te onderhouden over aan RAI. Deze overeenkomst tot overdracht is onderdeel van de Overeenkomst en de eigendomsoverdracht gebeurt onder de opschortende voorwaarde van de faillissements-/ surseance aanvraag.
15.5 RAI staat ervoor in dat U materiaal dat RAI aan U verstrekt kunt gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst. Dat materiaal is en blijft eigendom van RAI.
15.6 Zonder schriftelijke toestemming van RAI zult U niet met de naam of het logo van RAI naar buiten treden of deze inzetten voor marketingdoeleinden.

 

Artikel 16 - RAI Voorschriften

16.1 Gelet op de omvang van het Convention Centre, de hoeveelheid van uiteenlopende Evenementen en diversiteit aan Betrokkenen, heeft RAI een aantal specifieke voorschriften en reglementen opgesteld, die door U en Uw Personeel dienen te worden nageleefd. Het betreft de RAI Voorschriften die U kunt vinden en downloaden op www.rai.nl, onder 'Voorwaarden en reglementen':
  1. Algemene bezoekersvoorwaarden;
  2. Het Accommodatiereglement inclusief de bijlagen; en
  3. Eventuele andere reglementen en voorschriften die naar hun aard op U en Uw Personeel van toepassing zijn.
16.2 U gaat ermee akkoord dat RAI de RAI Voorschriften niet uitprint en aanhecht, maar dat U met de verwijzing naar voormelde webpagina voldoende mogelijkheid heeft om van de RAI Voorschriften kennis te nemen, en dat U met de inhoud akkoord bent voordat U een Overeenkomst aangaat met RAI.

 

Artikel 17 - Bescherming van RAI Gegevens en datalekken

17.1 U mag RAI Gegevens uitsluitend Verwerken indien en voor zover dat noodzakelijk is voor het verlenen van de Diensten of leveren van de Producten.
17.2 Indien U kwalificeert als verwerker in de zin van de AVG, dan Verwerkt U de RAI Gegevens in overeenstemming met de Verwerkersovereenkomst van RAI die als bijlage wordt aangehecht aan de Overeenkomst.
17.3 U zult passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toepassen die uitgaan van de aard van de betreffende RAI Gegevens met als doel deze te beschermen tegen een onbedoelde, onbevoegde of onrechtmatige vernietiging, tenietgaan, aanpassing, openbaarmaking of toegang door derden tot die gegevens. Uw beveiligingsmaatregelen zijn in overeenstemming met de standaard die RAI redelijkerwijs mag verwachten van een bekwaam en zorgvuldige verlener van de Diensten.
17.4 U bent aansprakelijk voor alle schade van RAI in verband met een schending van de AVG, (de meldplicht) datalekken en alle overige relevante privacy wet- en regelgeving en vrijwaart RAI en stelt haar schadeloos voor vorderingen van derden en alle schade en kosten die daaruit voortvloeien.

 

Artikel 18 - Integriteit

18.1 RAI streeft ernaar om uitsluitend zaken te doen op een eerlijke en ethisch verantwoorde wijze. RAI hanteert een zogenaamd nultolerantiebeleid ten aanzien van het uitgangspunt dat iedere vorm van omkoping en corruptie ontoelaatbaar is. Dit beleid geldt voor iedere partij met wie RAI een zakelijke relatie heeft, waaronder U, Uw Personeel en de eigen medewerkers van RAI.
18.2 Onder omkoping en corruptie wordt verstaan het direct of indirect accepteren, aanbieden, voorstellen, betalen, geven, goedkeuren van en vragen om steekpenningen of andere gunsten met als doel om daarmee een ander te bewegen om handelingen te verrichten of na te laten om daaruit enig commercieel of persoonlijk voordeel te verkrijgen in verband met Uw relatie tot RAI, ongeacht of dergelijke handelingen plaatsvinden in de publieke of de private sector en ongeacht of deze in een bepaalde regio een gangbare praktijk vormen.
18.3 Het is in dit kader niet toegestaan om geschenken of vermaak aan te bieden of aan te nemen van RAI, haar medewerkers, Betrokkenen of overheidsfunctionarissen in relatie tot RAI, tenzij deze geschenken of vermaak een onmiskenbaar zakelijk karakter hebben en geen wezenlijke waarde hebben in verhouding tot de zakenrelatie. U zult beschikken over een administratie die de zakelijke redenen van elke betaling in verband met voornoemde partijen onderbouwen. RAI voert ook een dergelijke administratie.
18.4 Wanneer U kennis krijgt van een poging tot omkoping of andere vorm van corruptie in verband met RAI, zult U dit direct melden bij het management van RAI. RAI zal U op Uw verzoek bij deze melding ondersteunen.
18.5 U zult zich houden aan de eisen van deze integriteitsbepaling en zorgen dat Uw Personeel zich hier ook aan houdt. Overtreding van de integriteitsnormen is een grond voor onmiddellijke opzegging van de Overeenkomst en het ontzeggen van de toegang tot het Convention Centre, zonder verplichting tot vergoeding van enige schade.

 

Artikel 19 - Duur en beëindiging

19.1 De Overeenkomst eindigt automatisch na voltooiing van de levering van de betreffende Producten en Diensten of na afloop van de overeengekomen periode. De Overeenkomst wordt nooit automatisch verlengd. Indien U na het einde van de Overeenkomst aan RAI blijft leveren, zult U dit onverwijld aan RAI meedelen en daartoe een nieuwe Overeenkomst sluiten met RAI. Bij gebreke daarvan heeft RAI het recht om dergelijke leveringen op ieder moment onmiddellijk te beëindigen zonder daarvoor schadevergoeding verschuldigd te zijn. Enige investeringen van U voor het voorzetten van de leveringen zonder een (nieuwe) Overeenkomst zijn altijd voor Uw rekening en risico. 19.1. De Overeenkomst eindigt automatisch na voltooiing van de levering van de betreffende Producten en Diensten of na afloop van de overeengekomen periode. De Overeenkomst wordt nooit automatisch verlengd. Indien U na het einde van de Overeenkomst aan RAI blijft leveren, zult U dit onverwijld aan RAI meedelen en daartoe een nieuwe Overeenkomst sluiten met RAI. Bij gebreke daarvan heeft RAI het recht om dergelijke leveringen op ieder moment onmiddellijk te beëindigen zonder daarvoor schadevergoeding verschuldigd te zijn. Enige investeringen van U voor het voorzetten van de leveringen zonder een (nieuwe) Overeenkomst zijn altijd voor Uw rekening en risico.
19.2 Onverminderd alle andere rechten van RAI mag RAI de Overeenkomst door een schriftelijke verklaring zonder gerechtelijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien:
  1. U of iemand anders Uw faillissement of (voorlopig) Uw surséance van betaling aanvraagt of beslag wordt gelegd op een belangrijk deel van Uw activa of als RAI het gerechtvaardigde vermoeden heeft dat U in betalingsproblemen raakt;
  2. Uw onderneming wordt geliquideerd of gestaakt; of
  3. De zeggenschap over Uw onderneming wijzigt.
19.3 Zowel RAI als U mag voorts de Overeenkomst schriftelijk ontbinden met onmiddellijk effect indien de andere partij een materiële verplichting uit de Overeenkomst niet nakomt en, als de tekortkoming nog kan worden hersteld, nalaat die tekortkoming te herstellen binnen 14 dagen na ontvangst van een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling. U mag de Overeenkomst alleen ontbinden voor het niet betalen van een factuur door RAI, indien RAI nalaat een niet betwiste factuur te betalen binnen 14 dagen na ontvangst van Uw tweede herinnering.
19.4 Indien RAI het recht heeft om een Overeenkomst met U te ontbinden of beëindigen, is dit ook een ontbindings- / beëindigingsgrond voor alle overige Overeenkomsten met u.
19.5 Indien RAI zich bij een gebrek in Uw Producten en/of Diensten niet beroept op één van haar rechten, dan betekent dat niet dat zij afstand doet van één van haar rechten om later of bij een volgend gebrek wel een beroep te doen op één of meerdere van haar rechten.
19.6 Eventueel reeds aan U betaalde bedragen waarvoor nog geen levering heeft plaatsgevonden, worden in geval van ontbinding of beëindiging van de Overeenkomst onmiddellijk opeisbaar en vermeerderd met de wettelijke handelsrente vanaf de betaaldatum.
19.7 Tenzij hiervoor anders is bepaald, kan RAI de Overeenkomst op ieder moment tussentijds beëindigen door een schriftelijke opzegging met inachtneming van een opzegtermijn van een maand, zonder dat schadevergoeding verschuldigd is.
19.8 Na beëindiging zult U het gebruik van al het materiaal, gegevens en knowhow van RAI staken en voor zover mogelijk teruggeven. Communicatie uitingen waarin U RAI noemt, zoals op websites, dienen binnen één maand verwijderd te worden.
19.9 Het beëindigen van de Overeenkomst heeft geen invloed op rechten en verplichtingen die op of voor de datum van beëindiging van de Overeenkomst zijn ontstaan en naar hun aard bedoeld zijn om van kracht te blijven na het einde van de Overeenkomst.
19.10 Ook na beëindiging van de Overeenkomst(en) om welke reden ook zullen de bepalingen die naar hun aard zijn bedoeld om van kracht blijven, van kracht blijven. Dit zijn in ieder geval de artikelen 6.4, 6.9, 11, 14, 15, 17, 19, 21.2, 21.5, 21.6, 21.10, 21.11 en 25.

 

Artikel 20 - Voedselveiligheid en Warenwet

20.1 RAI is publicitair gevoelig voor de kwaliteit van de horeca. Gevallen van voedselvergiftiging kunnen zeer schadelijk zijn voor de reputatie van RAI. RAI eist daarom een uitstekende kwaliteit van dienstverlening op het gebied van de horeca.
20.2 Op alle leveringen die te maken hebben met de opslag, levering, bereiding en bediening van voedsel en dranken, en horeca in het algemeen, zult U ten minste voldoen aan de wet- en regelgeving in het kader van de Warenwet en daaraan verwante wet- en regelgeving, zoals in ieder geval de HACCP. Ook Uw Personeel kent HACCP en werkt conform dit systeem.
20.3 Om de voedselveiligheid te verhogen, mag RAI controles uitvoeren of laten uitvoeren door een externe partij. Dit laat Uw aansprakelijkheid voor gebreken in of in verband met door U geleverde (Diensten met betrekking tot) voedsel of dranken onverlet.

 

Artikel 21 - Personeel

21.1 Uw Personeel zal representatief, betrouwbaar en vakbekwaam zijn. U zorgt ervoor dat Uw Personeel zich houdt aan alle in deze Algemene Voorwaarden genoemde en overige geldende verplichtingen, regelgeving, reglementen en voorschriften. U zult ervoor zorgen dat U en Uw Personeel alle benodigde diploma’s en certificaten hebben. In geval van een Evenement, zal Uw Personeel zich representatief gedragen.
21.2 U en Uw Personeel zullen voldoen aan alle regels over de identificatieplicht en de Wet arbeid vreemdelingen en U zult zorgen dat RAI hieraan op haar beurt kan voldoen. Als RAI hierom verzoekt, zult U RAI onmiddellijk de daarvoor benodigde informatie en documentatie geven, zoals bijvoorbeeld een lijst met de benodigde BSN-nummers van Uw Personeel. U vrijwaart RAI voor alle aanspraken en boetes in verband met overtreding van deze regelgeving en stelt haar daarvoor schadeloos.
21.3 U heeft een schriftelijke overeenkomst met Uw Personeel. Uw Personeel mag geen arbeidsovereenkomst hebben met RAI of op uitzendbasis werkzaamheden verrichten bij RAI.
21.4 U geeft leiding aan en houdt toezicht op Uw Personeel en zult Uw Personeel aanwijzingen en instructies geven om Uw werkzaamheden binnen RAI uit te voeren. Mochten er situaties zijn waarin Uw aanwijzingen en instructies tekortschieten, dan zal RAI namens U aanwijzingen en instructies geven. U geeft RAI hiervoor een volmacht. U zult Uw Personeel geregeld informeren dat instructies afkomstig van RAI worden gegeven in Uw naam.
21.5 Indien één of meerdere personen van Uw Personeel stellen dat zij een arbeidsovereenkomst hebben met RAI, zult U op eerste verzoek van RAI actief en passief alle medewerking verlenen aan RAI om die stelling in of buiten rechte te betwisten. U vrijwaart RAI en stelt haar schadeloos voor alle schade en kosten die het gevolg zijn van een dergelijke stellingname en een eventueel oordeel van een daartoe bevoegde autoriteit dat Uw Personeel een arbeidsovereenkomst heeft met RAI.
21.6 RAI is niet aansprakelijk voor aanspraken van U of van derden jegens U uit hoofde van “overgang van onderneming” zoals bedoeld in artikel 7:662 e.v. BW, waaronder loonaanspraken van (ex)werknemers van voormalig door RAI ingeschakelde bedrijven, behoudens opzet of grove schuld van leidinggevenden van RAI. U vrijwaart RAI tegen en stelt haar schadeloos voor dergelijke aanspraken uit overgang van onderneming door Uw Personeel of derden.
21.7 U zult de locatie en situatie van het Convention Centre waar Uw Personeel werkzaamheden verricht op veiligheid inspecteren en beoordelen ten aanzien van het te verrichten werk en Uw Personeel zodanig instrueren dat zij hun werkzaamheden binnen RAI veilig zullen uitvoeren en dat zij geen materiaal van RAI gebruiken. Mochten zij toch materiaal van RAI gebruiken, dan is dat voor Uw risico.
21.8 Tijdens hun aanwezigheid in of op het Convention Centre zal Uw Personeel alle instructies van beveiligingspersonen of andere functionarissen van RAI opvolgen en zich desgevraagd bij het beveiligingspersoneel of andere functionarissen van RAI legitimeren. Bij het niet of niet volledig naleven van aanwijzingen of (veiligheids-)voorschriften mag RAI de desbetreffende persoon het verdere verblijf in of op het Convention Centre ontzeggen.
21.9 Bij gegronde bezwaren van RAI ten aanzien van het gedrag of de persoon van Uw Personeel, heeft RAI het recht om Uw Personeel toegang tot het Convention Centre te ontzeggen en zult U onmiddellijk voor vervanging zorgen, zonder daarvoor extra kosten in rekening te brengen.
21.10 U bent aansprakelijk en RAI is niet aansprakelijk voor schade van Uw Personeel aan zaken of hun persoon, ook niet indien Uw Personeel materiaal van RAI gebruikt, behoudens in geval van opzet of grove schuld van het leidinggevend personeel van RAI. U vrijwaart RAI voor aanspraken van Uw Personeel in verband met schade die is ontstaan tijdens de uitvoering van werkzaamheden voor RAI en stelt haar daarvoor schadeloos.
21.11 U zult zorgen voor de tijdige betaling en afdracht van alle aan de werkzaamheden van Uw Personeel gerelateerde betalingen, waaronder loon, belastingen, heffingen en premies en U vrijwaart RAI voor alle aanspraken, kosten, schade en renten in het geval Uw Personeel, de Belastingdienst of andere autoriteiten daarvoor bij RAI aankloppen of oordelen dat RAI aan Uw Personeel gerelateerde bedragen of boetes moet betalen, ook in het geval dat wordt geoordeeld dat sprake is van overgang van onderneming. U stelt RAI schadeloos voor al dit soort aan Uw Personeel gerelateerde betalingen.
21.12 Ter voorkoming van keten- en inleenaansprakelijkheid heeft RAI het recht om het belasting (omzet-, loonbelasting en premie) deel van elke factuur over te maken op Uw G rekening, dan wel indien U aantoonbaar geen G rekening kunt openen, het relevante deel van de factuur te betalen middels een directe storting op de rekening van de Belastingdienst of de uitvoeringsinstelling, onder vermelding van het door U op te geven kenmerk. Indien en voor zover U wordt aangesproken op grond van de toepasselijke wet, bijvoorbeeld de Invorderingswet of de Coördinatiewet Sociale Verzekeringen, zult U geen regres nemen op RAI en mag RAI de Overeenkomst onmiddellijk schriftelijk beëindigen. U zult RAI alle relevante informatie en gegevens verstrekken omtrent het voorgaande.
21.13 Voor zover er in deze Algemene Voorwaarden of in de Overeenkomst verplichtingen worden opgelegd aan Uw Personeel, zult U ervoor zorgen dat Uw Personeel aan die verplichtingen voldoet. U zult Uw Personeel wijzen op de RAI Voorschriften en staat in voor naleving daarvan door Uw Personeel.

 

Artikel 22 - Bemiddelingsfee

22.1 Indien U of een aan U gelieerde onderneming voor een Evenement Producten of Diensten levert aan een derde, ten behoeve van wie U of een aan U gelieerde onderneming eerder Producten of Diensten heeft geleverd in het Convention Centre middels een tussenkomst van RAI, zult U RAI daarover informeren voordat de levering aanvangt en daarvoor aan RAI een bemiddelingsfee betalen van tenminste 10% van de totale waarde van de overeenkomst met de derde gedurende de eerste drie jaren dat RAI daar niet (meer) tussen staat. RAI heeft het recht om eens per jaar op haar kosten een audit bij U te laten uitvoeren door een onafhankelijke accountant om het bestaan van een dergelijke overeenkomst of de waarde daarvan te laten controleren. Indien de door U opgegeven waarde afwijkt van de werkelijke waarde, betaalt U de audit en nog eens 10% van de totale waarde van de overeenkomst. Indien U RAI niet of niet tijdig informeert, zal de bemiddelingsfee 40% bedragen.

 

Artikel 23 - Audits

23.1 RAI is gerechtigd bij U een audit te (laten) verrichten, die onder meer betrekking kan hebben op de naleving van de Overeenkomst en/of de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.
23.2 U zal Uw volledige medewerking verlenen aan een dergelijke audit. Hieronder wordt onder meer verstaan het tijdig inzage verlenen in boeken, bescheiden en andere gegevensdragers en het verstrekken van alle gegevens en informatie ten behoeve van de audit, alsmede het verschaffen van toegang aan de auditor(en) tot de plaats(en) waar de Overeenkomst wordt uitgevoerd.
23.3 RAI zal de audit tijdig en schriftelijk aankondigen. De audit zal plaatsvinden op een wijze die Uw bedrijfsvoering zo min mogelijk belemmert. Bij de audit zal RAI of de door RAI ingeschakelde derde zich houden aan Uw interne (huis)regels, meer in het bijzonder regels op het gebied van beveiliging en veiligheid.
23.4 De kosten voor het inzetten van de auditors en eigen personeel van RAI en/of personeel van de door RAI ingeschakelde derde zijn voor rekening van RAI. Indien echter bij de audit substantiële onregelmatigheden worden geconstateerd, zullen alle kosten van de audit voor Uw rekening zijn.

 

Artikel 24 - Overig

24.1 U gaat er mee akkoord dat RAI Overeenkomsten digitaliseert en uitsluitend deze digitale versie in haar archieven bewaart. Deze digitale versie heeft dezelfde bewijskracht als de originele schriftelijke Overeenkomst.
24.2 Indien een bepaling in deze Algemene Voorwaarden om welke reden ook niet geldig is, dan blijft de rest van de bepalingen in stand en zullen wij een nieuwe bepaling overeenkomen die qua doel het meest lijkt op de niet geldige bepaling.
24.3 In geval van tegenstrijdigheid, inconsistentie en/of afwijking tussen de Nederlandse en de Engelse tekst van deze Algemene Voorwaarden en/of enige aanvullende voorwaarden, gaat de Nederlandse tekst voor.
24.4 U mag geen gebruik maken van de handelsnaam van RAI of van een RAI handelsmerk in Uw uitingen zonder voorafgaande toestemming van RAI.

 

Artikel 25 - Geschillen en toepasselijk recht

25.1 Op deze Algemene Voorwaarden, een Overeenkomst en alle andere rechtsverhoudingen tussen RAI en U is Nederlands recht van toepassing.
25.2 In principe zal RAI proberen om eventuele problemen met U praktisch en onderling op te lossen. Mocht dat niet lukken dan is de rechtbank te Amsterdam bevoegd om over een geschil te oordelen, onverkort het recht van beroep en cassatie.

CS/15dec22