Algemene inkoopvoorwaarden voor IT-diensten

 

Wij zijn RAI Amsterdam B.V. (RAI), de grootste facilitator en organisator van evenementen in Nederland. Gelet op onze wens om hoogwaardige evenementen te realiseren, is het voor ons van essentieel belang dat de wijze van levering van diensten door een leverancier nooit een belemmering vormt voor onze bedrijfsvoering of een negatieve impact heeft op de kwaliteitsbeleving van een evenement. Deze Algemene voorwaarden voor levering van IT Diensten aan RAI Amsterdam B.V. zien er in het bijzonder op om deze belangen te waarborgen. Dit houdt in ieder geval in dat wij van onze leveranciers van IT Diensten verwachten dat zij diensten op tijd leveren, tegen transparante en hoogwaardige kwaliteitsniveaus en tegen scherp geprijsde tarieven. Tevens verwachten wij dat leveranciers industrie conforme privacy waarborgen bieden.

1 - Definities

In deze Algemene Voorwaarden worden de navolgende begrippen en uitdrukkingen als volgt gedefinieerd:
Accommodatiereglement: De op www.rai.nl gepubliceerde regels die van toepassing zijn op eenieder die het Convention Centre betreedt relatie tot werkzaamheden en Evenementen in (en op het terrein van) het Convention Centre.
Algemene Voorwaarden: Deze algemene voorwaarden voor levering van IT Diensten aan RAI Amsterdam B.V.
AVG: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679).
Betrokkenen: Allen die betrokken zijn bij een Evenement zoals deelnemers, huurders, exposanten, organisatoren, sponsoren en bezoekers maar ook opdrachtnemers, opdrachtgevers en leveranciers van RAI.
Convention Centre: Het gehele complex van RAI aan de Europaboulevard 24 te Amsterdam, inclusief alle grond, gebouwen en opstallen.
Deliverable:Datgene wat U voor ons maakt of ontwikkelt en vervolgens aan ons levert als resultaat van het verlenen van de Diensten.
Diensten:De IT-diensten die nader zijn beschreven in de Overeenkomst, waaronder begrepen het maken en ontwikkelen van Deliverables, het verlenen van toegang tot de diensten aan RAI, alle andere activiteiten van U die een gebruikelijk onderdeel zijn van het verlenen van de diensten en alle activiteiten van U die redelijkerwijs nodig zijn om de diensten juist en volledig aan RAI te verlenen.
Evenement:Het congres of de beurs, tentoonstelling, presentatie, vergadering of ander evenement georganiseerd in het Convention Centre door RAI of een derde, of elders door RAI.
Overeenkomst:Iedere overeenkomst die U met RAI sluit, inclusief alle bijlagen en bijzondere en algemene voorwaarden die in de Overeenkomst worden genoemd.
RAI:RAI Amsterdam B.V., gevestigd te Amsterdam aan het Europaplein 24, handelsregisternummer 34192575.
RAI Gegevens:Alle persoonsgegevens die door U worden Verwerkt bij het verlenen van de Diensten.
RAI Voorschriften:De voorschriften genoemd in artikel 15 hieronder die samen met deze Algemene Voorwaarden onderdeel vormen van de Overeenkomst.
SLA:De overeengekomen Service Level Agreement. In de SLA worden door middel van servicelevels en KPI’s de overeengekomen prestatieniveaus en kwaliteitsindicatoren voor de Diensten beschreven.
U of Uw:De contractspartij met wie RAI een Overeenkomst sluit of beoogt te sluiten.
Uw Personeel:Alle personen en entiteiten die u inzet bij de uitvoering van een Overeenkomst, waaronder uw werknemers, door u ingehuurde zzp-ers, hulppersonen, onderaannemers, personeel van uw onderaannemers en door uw onderaannemers ingehuurde zzp-ers, onafhankelijk van de locatie van waaruit zij hun / uw werkzaamheden verrichten.
Verwerken:Elke verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 2 lid 4 van de AVG.
Verwerkersovereenkomst:De overeenkomst bedoeld in artikel 28 lid 3 van de AVG.

2 - Toepasselijkheid
2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle huidige en toekomstige offertes, tenders en Overeenkomsten en overige rechtsverhoudingen tussen U en RAI. Afwijkingen en/of aanvullingen op deze Algemene Voorwaarden kunnen uitsluitend schriftelijk worden overeengekomen.
2.2 Uw algemene voorwaarden of enige andere algemene voorwaarden (zoals bijvoorbeeld de Nederland ICT Voorwaarden) zijn niet van toepassing en RAI wijst deze hierbij nadrukkelijk van de hand.

3 - Totstandkoming, wijzigingen en aanvullingen op de Overeenkomst
3.1 Er komt een bindende Overeenkomst tot stand na ondertekening daarvan door bevoegde personen namens RAI.
3.2 Indien U een offerte geeft voor de uitvoering van meerdere opdrachten, dan is die offerte gedurende een jaar een bindend aanbod dat RAI zo vaak als zij wenst mag aanvaarden.
3.3 Wijzigingen en aanvullingen op de Overeenkomst dienen altijd schriftelijk te worden overeengekomen. Onder schriftelijk is ook begrepen per e-mail, mits dit geschiedt door de medewerker van RAI die bevoegd is om de Overeenkomst aan te passen. Deze bevoegdheid komt voor Uw risico.

4 - Diensten
4.1 U garandeert dat U de Diensten zal verlenen: (i) in overeenstemming met de Overeenkomst, (ii) tegen de overeengekomen servicelevels en KPI’s of die zal overtreffen, en (iii) in overeenstemming met Nederlands recht en zodanig dat RAI geen inbreuk maakt op een wettelijke verplichting van RAI. Deze garanties houden een resultaatverplichting in.
4.2 Indien Diensten on-site worden verleend, bent U ervoor verantwoordelijk dat Uw personeel handelt in overeenstemming met het Accommodatiereglement.

5 - Acceptatie
5.1 De Diensten en de Deliverables worden door U binnen de overeengekomen tijdslijnen beschikbaar gesteld aan RAI voor acceptatie. Na oplevering zal RAI binnen een redelijke termijn de Diensten beoordelen, testen en accepteren of afkeuren. Indien een Dienst door RAI is afgekeurd, verstrekt RAI hiervan een reden aan U, suggereert waar mogelijk aanpassingen en geeft U de mogelijkheid om de fouten in de Deliverables binnen een redelijke termijn te herstellen. Aansluitend herstelt U de fouten uit de Diensten en stelt deze opnieuw aan RAI ter beschikking voor acceptatie.
5.2 Wanneer de Diensten, of een gedeelte daarvan, niet conform de opleverdatum in de Overeenkomst of, bij gebreke daaraan, na twee ronden van acceptatie testen, nog niet zijn geaccepteerd door RAI, kan RAI naar eigen inzicht de Overeenkomst of een gedeelte daarvan beëindigen, met U aanvullende testronden overeenkomen of de Diensten tegen met U overeengekomen gewijzigde voorwaarden aanvaarden.

6 - Intellectuele Eigendomsrechten
6.1 De Overeenkomst heeft geen invloed op de eigendom van alle bij aanvang van de Overeenkomst bestaande intellectuele eigendomsrechten van U of van RAI.
6.2 Als de Diensten het verlenen van software as a service, cloud- of hosting diensten inhouden, geeft U aan RAI voor de looptijd van de Overeenkomst een wereldwijde, niet exclusieve, royalty vrije, niet herroepbare licentie om op afstand toegang te krijgen tot de Diensten en deze te gebruiken inclusief de volledige functionaliteit van de gehoste toepassing en alle bijbehorende materialen, met het recht om een sub-licentie te verlenen voor intern zakelijk gebruik.
6.3 Als de Diensten het verlenen van een recht om software te gebruiken inhouden, geeft U aan RAI voor de looptijd van de Overeenkomst een wereldwijde, niet exclusieve, royalty vrije, niet herroepbare licentie om de software en alle bijbehorende materialen te gebruiken, inclusief het recht om een sub-licentie te verlenen voor intern zakelijk gebruik.
6.4 U garandeert dat RAI door het gebruik van de intellectuele eigendomsrechten die U aan RAI in licentie hebt gegeven of aan haar heeft overgedragen, geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht van een derde en vrijwaart RAI voor alle vorderingen en ieder financieel nadeel die voor RAI uit een mogelijke inbreuk voortvloeien.
6.5 Voor zover U in het kader van het verlenen van de Diensten één of meer Deliverables: (i) speciaal zult ontwikkelen voor RAI, (ii) onder leiding en toezicht van RAI zult ontwikkelen of (iii) zal ontwikkelen naar de instructies of het ontwerp van RAI, draagt U hierbij alle intellectuele eigendomsrechten in de betreffende Deliverables bij voorbaat over aan RAI. De Overeenkomst wordt hiertoe aangemerkt als een akte in de zin van artikel 2 van de Auteurswet 1912. De intellectuele eigendomsrechten omvatten maar zijn niet beperkt tot: het auteursrecht, het modelrecht, octrooirecht en het merkrecht. Indien de betreffende Deliverable bestaat uit software draagt U naast de objectcode van de software tevens de sourcecode en de complete documentatie aan RAI over. Als het voor de formele overdracht van een recht aan RAI nodig is dat U een rechtshandeling uitvoert of een akte opmaakt dan werkt U hier onvoorwaardelijk aan mee. Waar de wet dat toestaat doet U afstand van Uw persoonlijkheidsrechten in de Deliverables.

7 - Tarieven, facturering en betaling
7.1 Als tegenprestatie voor het nakomen van Uw verplichtingen uit de Overeenkomst zal RAI U de tarieven betalen die zijn opgenomen in de Overeenkomst.
7.2 Alle tarieven zijn in euro, exclusief BTW.
7.3 De tarieven voor de overeengekomen Diensten houden een volledige vergoeding in voor het verlenen van de Diensten. U zult alle elementen die nodig zijn voor het eindresultaat in Uw tarieven betrekken. Posten die niet zijn voorzien in de tarieven, maar waarvan U zou moeten voorzien dat die kunnen optreden, zult U voor het sluiten van de Overeenkomst schriftelijk aan RAI melden en daarvoor ook een indicatie geven.
7.4 U zult Uw factuur digitaal sturen aan: invoices@rai.nl. Indien dit niet mogelijk is dan zult U de factuur naar het onderstaande adres versturen:
RAI Amsterdam B.V.
t.a.v. afdeling FAC
Postbus 77777
1070 MS AMSTERDAM
De factuur bevat in ieder geval het Purchase Order nummer zoals opgegeven door RAI en een specificatie van de werkzaamheden. Als U meerdere Purchase- of leveringsnummers heeft, dan moeten deze separaat gefactureerd worden.
7.5 RAI betaalt achteraf en binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur.
7.6 Overschrijding van een betalingsverplichting door RAI om welke reden ook, geeft U niet het recht Uw verplichtingen op te schorten of de Overeenkomst te beëindigen.
7.7 Als U gerechtigd bent om incassokosten van RAI te vorderen, dan betaalt RAI U incassokosten van 5% van de factuurwaarde met een maximum van € 500,00.
7.8 U bent verantwoordelijk voor alle kosten die gemaakt worden bij een proof of concept, ook indien sprake is van een tender.

8 - Meer- en minderwerk
8.1 Van meerwerk is sprake als door additionele wensen van RAI de overeengekomen Diensten worden uitgebreid of duurder worden, waardoor de overeengekomen prijs hoger wordt.
8.2 Van minderwerk is sprake indien door een aanpassing van de wensen van RAI de overeengekomen Producten of Diensten worden beperkt of goedkoper worden, waardoor de overeengekomen prijs lager wordt.
8.3 Zodra U kunt voorzien dat er sprake zal zijn van meer- of minderwerk, zult U dat zo spoedig mogelijk schriftelijk aan RAI meedelen en aan RAI een aangepaste offerte sturen voor het meer- of minderwerk, zonder overigens nadere voorwaarden te stellen. Indien RAI de offerte heeft goedgekeurd, mag U de vergoeding voor het meerwerk in rekening brengen of zult U de vermindering voor het minderwerk crediteren middels een creditfactuur.

9 - Bescherming van RAI Gegevens en datalekken
9.1 U mag RAI Gegevens uitsluitend Verwerken indien en voor zover dat noodzakelijk is voor het verlenen van de Diensten.
9.2 Indien U kwalificeert als verwerker in de zin van de AVG, dan Verwerkt U de RAI Gegevens in overeenstemming met de Verwerkersovereenkomst van RAI die als bijlage is aangehecht aan de Overeenkomst.
9.3 U zult passende technische en organisatorische informatie beveiligingsmaatregelen toepassen die uitgaan van de aard van de betreffende RAI Gegevens met als doel deze te beschermen tegen een onbedoelde, onbevoegde of onrechtmatige vernietiging, tenietgaan, aanpassing, openbaarmaking of toegang door derden tot die gegevens. Uw beveiligingsmaatregelen zijn in overeenstemming met de standaard die RAI redelijkerwijs mag verwachten van een bekwaam en zorgvuldige verlener van de Diensten.
9.4 U bent aansprakelijk voor alle schade van RAI in verband met een schending van de AVG, (de meldplicht) datalekken en alle overige relevante privacy wet- en regelgeving en vrijwaart RAI en stelt haar schadeloos voor vorderingen van derden en alle schade en kosten die daaruit voortvloeien.

10 - Duur en beëindiging
10.1 De Overeenkomst eindigt automatisch na voltooiing van de levering van de betreffende Diensten of na afloop van de overeengekomen periode. De Overeenkomst wordt nooit automatisch verlengd. Indien U na het einde van de Overeenkomst aan RAI blijft leveren, zult U dit onverwijld aan RAI meedelen en daartoe een nieuwe Overeenkomst sluiten met RAI. Bij gebreke daarvan heeft RAI het recht om dergelijke leveringen op ieder moment onmiddellijk te beëindigen zonder daarvoor schadevergoeding verschuldigd te zijn. Enige investeringen van U voor het voorzetten van de leveringen zonder een (nieuwe) Overeenkomst zijn altijd voor Uw rekening en risico.
10.2 Onverminderd alle andere rechten van RAI mag RAI de Overeenkomst door een schriftelijke verklaring zonder gerechtelijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien:
  1. U of iemand anders Uw faillissement of (voorlopig) Uw surséance van betaling aanvraagt of beslag wordt gelegd op een belangrijk deel van Uw activa of als RAI het gerechtvaardigde vermoeden heeft dat U in betalingsproblemen raakt;
  2. Uw onderneming wordt geliquideerd of gestaakt; of
  3. De zeggenschap over Uw onderneming wijzigt.
10.3 Zowel RAI als U mag voorts de Overeenkomst schriftelijk ontbinden met onmiddellijk effect indien de andere partij een materiële verplichting uit de Overeenkomst niet nakomt en, als de tekortkoming nog kan worden hersteld, nalaat die tekortkoming te herstellen binnen 14 dagen na ontvangst van een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling. U mag de Overeenkomst alleen ontbinden voor het niet betalen van een factuur door RAI, indien RAI nalaat een niet betwiste factuur te betalen binnen 14 dagen na ontvangst van Uw tweede herinnering.
10.4 Indien RAI het recht heeft om een Overeenkomst met U te ontbinden of beëindigen, is dit ook een ontbindings- / beëindigingsgrond voor alle overige Overeenkomsten met u.
10.5 Als de Diensten het verlenen van software as a service, cloud- of hosting diensten inhouden, mag U geen gebruik maken van Uw wettelijk recht om het verlenen van de Diensten op te schorten.
10.6 Indien RAI zich bij een gebrek in Uw Diensten niet beroept op één van haar rechten, dan betekent dat niet dat zij afstand doet van één van haar rechten om later of bij een volgend gebrek wel een beroep te doen op één of meerdere van haar rechten.
10.7 Eventueel reeds aan U betaalde bedragen waarvoor nog geen levering heeft plaatsgevonden, worden in geval van ontbinding of beëindiging van de Overeenkomst onmiddellijk opeisbaar en vermeerderd met de wettelijke handelsrente vanaf de betaaldatum.
10.8 Tenzij hiervoor anders is bepaald, kan RAI de Overeenkomst op ieder moment tussentijds beëindigen door een schriftelijke opzegging met inachtneming van een opzegtermijn van een maand, zonder dat schadevergoeding verschuldigd is.
10.9 Na beëindiging zult U het gebruik van al het materiaal, gegevens en knowhow van RAI staken en voor zover mogelijk teruggeven. Communicatie uitingen waarin U RAI noemt, zoals op websites, dienen binnen één maand verwijderd te worden.
10.10 Het beëindigen van de Overeenkomst heeft geen invloed op rechten en verplichtingen die op of voor de datum van beëindiging van de Overeenkomst zijn ontstaan en naar hun aard bedoeld zijn om van kracht te blijven na het einde van de Overeenkomst.
10.11 Ook na beëindiging van de Overeenkomst(en) om welke reden ook zullen de bepalingen die naar hun aard zijn bedoeld om van kracht blijven, van kracht blijven. Dit zijn in ieder geval de artikelen 6, 9, 10, 11, 17.2, 17.5, 17.6, 17.10, 17.11, en 19.
10.12 Bij het eindigen van de Overeenkomst om wat voor reden dan ook, zult U als onderdeel van de Diensten RAI in staat stellen om op automatische wijze RAI Gegevens uit Uw systemen te halen in een door RAI gespecificeerd bestandsformaat en deze te migreren naar een systeem van RAI of een systeem van een nieuwe dienstverlener van RAI. Indien RAI dat nodig vindt, komen RAI en U hiervoor aan het begin van de Overeenkomst een exit plan overeen. In een exit plan wordt overeengekomen welke verplichtingen RAI en U moeten uitvoeren om de migratie van RAI Gegevens uit Uw systemen mogelijk te maken.

11 - Aansprakelijkheid en verzekering
11.1 U bent aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade van RAI als gevolg van handelen of nalaten door U en Uw Personeel in verband met alle onderdelen van de uitvoering of de gebrekkige uitvoering van de Overeenkomst. Deze schade omvat in ieder geval: (i) zaakschade, (ii) kosten gemaakt om de Diensten in overeenstemming met de Overeenkomst te brengen, (iii) kosten gemaakt om nood- of terugval maatregelen te nemen, zoals het gebruik van andere materialen of producten, het inhuren van extra personeel of het instrueren en inhuren van een vervangende leverancier, (iv) kosten gemaakt om RAI Gegevens te herstellen en (v) kosten gemaakt om de schade als beschreven in dit artikel 11.1 te bepalen, te beperken of te voorkomen.
11.2 U garandeert dat U een verzekering heeft afgesloten ter dekking van Uw aansprakelijkheid uit hoofde van de Overeenkomst. Het minimaal verzekerde bedrag dient ten minste €5.000.000 per gebeurtenis te bedragen.
11.3 U vrijwaart RAI tegen aanspraken van derden in enig verband met (de uitvoering van) een Overeenkomst door U en Uw Personeel.
11.4 Eventuele aansprakelijkheid van RAI is beperkt tot het bedrag van de specifieke levering onder de Overeenkomst, tot een maximum van het bedrag dat de verzekering van RAI in het betreffende geval uitkeert.
11.5 Als U of Uw Personeel een key-card of een andere sleutel van RAI in Uw bezit hebben, dan bent U aansprakelijk voor de schade die RAI of derden lijden als gevolg van verlies of ieder onrechtmatig gebruik daarvan.

12 - Overmacht
12.1 In geval van overmacht van RAI, mag RAI de Overeenkomst ontbinden, indien zij door de overmachtssituatie Uw Diensten in redelijkheid niet meer kan gebruiken voor het doel waarvoor zij die bestelde.
12.2 Onder overmacht voor RAI wordt onder meer verstaan annulering van een Evenement, een deel van een Evenement of een andere situatie die de doorgang van een Evenement of het voor Uw levering relevante onderdeel daarvan in alle redelijkheid onmogelijk maakt, zoals het uitblijven van een vergunning die is aangevraagd door RAI, wanprestatie door een derde die door RAI is ingeschakeld, en uitblijven van omstandigheden waarop RAI mocht rekenen of ontstaan van omstandigheden waarop RAI niet rekende.
12.3 In het geval RAI zich op overmacht beroept, zult U gedurende tenminste drie weken bereid blijven om op de overeengekomen voorwaarden aan RAI te leveren. U mag RAI onmiddellijk na het intreden van de overmachtssituatie verzoeken om U van deze verplichting te ontheffen, welke ontheffing RAI alleen op redelijke commerciële gronden zal weigeren.

13 - Overdraagbaarheid en onderaanneming
13.1 U mag Uw rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst slechts overdragen na schriftelijke toestemming van RAI.
13.2 In geval van een substantiële wijziging in de zeggenschap van Uw onderneming, zult U RAI daarvan minimaal twee maanden van tevoren op de hoogte stellen. Indien die wijziging voor RAI in redelijkheid niet aanvaardbaar is, heeft zij het recht om de Overeenkomst direct schriftelijk op te zeggen zonder daarvoor schadevergoeding verschuldigd te zijn.
13.3 Uitvoering van de Overeenkomst door onderaannemers mag alleen als RAI daarvoor schriftelijk of per e-mail toestemming heeft verleend. De toestemming voor uitvoering van de werkzaamheden door onderaannemers of hun personeel laat Uw verantwoordelijkheid onverlet. Facturatie en betaling gaat altijd door en via U.

14 - Geheimhouding
14.1 U en Uw Personeel zullen, zowel gedurende de looptijd van de Overeenkomst als na beëindiging daarvan, strikte geheimhouding betrachten ten aanzien van alle RAI Gegevens die worden Verwerkt met betrekking tot de uitvoering van de Overeenkomst en alle vertrouwelijke informatie van RAI, de met haar gelieerde onderneming(en), haar partners en Betrokkenen waarvan U en Uw Personeel kennis hebben kunnen nemen. Informatie is vertrouwelijk als het vertrouwelijke karakter bij U en Uw Personeel bekend is of geacht kan worden bekend te zijn.
14.2 Alle informatie, correspondentie, documenten en andere zaken, met inbegrip van kopieën ten aanzien van bedrijfsaangelegenheden van RAI, de met haar gelieerde onderneming(en), haar partners en Betrokkenen die U onder zich heeft of krijgt, zijn en blijven eigendom van RAI en zullen bij beëindiging van de Overeenkomst terstond aan RAI ter beschikking worden gesteld. U zult deze informatie, correspondentie, documenten en andere zaken niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van RAI dupliceren.
14.3 In geval van overtreding van een onderdeel van deze geheimhoudingsbepaling, zult U RAI een onmiddellijk opeisbare en niet voor verrekening vatbare boete betalen van € 30.000,00 per overtreding, onverminderd het recht van RAI om daarnaast volledige schadevergoeding te vorderen.

15 - RAI Voorschriften
15.1 Gelet op de omvang van het Convention Centre, de hoeveelheid van uiteenlopende Evenementen en diversiteit aan Betrokkenen, heeft RAI een aantal specifieke voorschriften en reglementen opgesteld, die door U en Uw Personeel dienen te worden nageleefd. Het betreft de RAI Voorschriften die U kunt vinden en downloaden op www.rai.nl, onderaan de pagina onder '' 'Voorwaarden en reglementen':
  1. Algemene bezoekersvoorwaarden;
  2. Het Accommodatiereglement inclusief de bijlagen; en
  3. Eventuele reglementen en voorschriften die naar hun aard op U en Uw Personeel van toepassing zijn.
15.2 U gaat ermee akkoord dat RAI de RAI Voorschriften niet uitprint en aanhecht, maar dat u met de verwijzing naar voormelde webpagina voldoende mogelijkheid heeft om van de RAI Voorschriften kennis te nemen, en dat U met de inhoud akkoord bent voordat wij een Overeenkomst aangaan.

16 - Integriteit
16.1 RAI streeft ernaar om uitsluitend zaken te doen op een eerlijke en ethisch verantwoorde wijze. RAI hanteert een zogenaamd nultolerantiebeleid ten aanzien van het uitgangspunt dat iedere vorm van omkoping en corruptie ontoelaatbaar is. Dit beleid geldt voor iedere partij met wie RAI een zakelijke relatie heeft, waaronder U, Uw Personeel en de eigen medewerkers van RAI.
16.2 Onder omkoping en corruptie wordt verstaan het direct of indirect accepteren, aanbieden, voorstellen, betalen, geven, goedkeuren van en vragen om steekpenningen of andere gunsten met als doel om daarmee een ander te bewegen om handelingen te verrichten of na te laten om daaruit enig commercieel of persoonlijk voordeel te verkrijgen in verband met Uw relatie tot RAI, ongeacht of dergelijke handelingen plaatsvinden in de publieke of de private sector en ongeacht of deze in een bepaalde regio een gangbare praktijk vormen.
16.3 Het is in dit kader niet toegestaan om geschenken of vermaak aan te bieden of aan te nemen van RAI, haar medewerkers, Betrokkenen of overheidsfunctionarissen in relatie tot RAI, tenzij deze geschenken of vermaak een onmiskenbaar zakelijk karakter hebben en geen wezenlijke waarde hebben in verhouding tot de zakenrelatie. U zult beschikken over een administratie die de zakelijke redenen van elke betaling in verband met voornoemde partijen onderbouwen. RAI voert ook een dergelijke administratie.
16.4 Wanneer U kennis krijgt van een poging tot omkoping of andere vorm van corruptie in verband met RAI, zult U dit direct melden bij het management van RAI. RAI zal U op Uw verzoek bij deze melding ondersteunen.
16.5 U zult zich houden aan de eisen van deze integriteitsbepaling en zorgen dat Uw Personeel zich hier ook aan houdt. Overtreding van de integriteitsnormen is een grond voor onmiddellijke opzegging van de Overeenkomst en het ontzeggen van de toegang tot het Convention Centre, zonder verplichting tot vergoeding van enige schade.

17 - Personeel
17.1 Uw Personeel zal representatief, betrouwbaar en vakbekwaam zijn. U zorgt ervoor dat Uw Personeel zich houdt aan alle in deze Algemene Voorwaarden genoemde en overige geldende verplichtingen, regelgeving, reglementen en voorschriften. U zult ervoor zorgen dat U en Uw Personeel alle benodigde diploma’s en certificaten hebben. In geval van een Evenement, zal Uw Personeel zich representatief gedragen.
17.2 U en Uw Personeel zullen voldoen aan alle regels over de identificatieplicht en de Wet arbeid vreemdelingen en U zult zorgen dat RAI hieraan op haar beurt kan voldoen. Als RAI hierom verzoekt, zult U RAI onmiddellijk de daarvoor benodigde informatie en documentatie geven, zoals bijvoorbeeld een lijst met de benodigde BSN-nummers van Uw Personeel. U vrijwaart RAI voor alle aanspraken en boetes in verband met overtreding van deze regelgeving en stelt haar daarvoor schadeloos.
17.3 U heeft een schriftelijke overeenkomst met Uw Personeel. Uw Personeel mag geen arbeidsovereenkomst hebben met RAI of op uitzendbasis werkzaamheden verrichten bij RAI.
17.4 U geeft leiding aan en houdt toezicht op Uw Personeel en zult Uw Personeel aanwijzingen en instructies geven om Uw werkzaamheden binnen RAI uit te voeren. Mochten er situaties zijn waarin Uw aanwijzingen en instructies tekortschieten, dan zal RAI namens U aanwijzingen en instructies geven. U geeft RAI hiervoor een volmacht. U zult Uw Personeel geregeld informeren dat instructies afkomstig van RAI worden gegeven in Uw naam.
17.5 Indien één of meerdere personen van Uw Personeel stellen dat zij een arbeidsovereenkomst hebben met RAI, zult U op eerste verzoek van RAI actief en passief alle medewerking verlenen aan RAI om die stelling in of buiten rechte te betwisten. U vrijwaart RAI en stelt haar schadeloos voor alle schade en kosten die het gevolg zijn van een dergelijke stellingname en een eventueel oordeel van een daartoe bevoegde autoriteit dat Uw Personeel een arbeidsovereenkomst heeft met RAI.
17.6 RAI is niet aansprakelijk voor aanspraken van U of van derden jegens U uit hoofde van “overgang van onderneming” zoals bedoeld in artikel 7:662 e.v. BW, waaronder loonaanspraken van (ex)werknemers van voormalig door RAI ingeschakelde bedrijven, behoudens opzet of grove schuld van leidinggevenden van RAI. U vrijwaart RAI tegen en stelt haar schadeloos voor dergelijke aanspraken uit overgang van onderneming door Uw Personeel of derden.
17.7 U zult de locatie en situatie van het Convention Centre waar uw Personeel werkzaamheden verricht op veiligheid inspecteren en beoordelen ten aanzien van het te verrichten werk en Uw Personeel zodanig instrueren dat zij hun werkzaamheden binnen RAI veilig zullen uitvoeren en dat zij geen materiaal van RAI gebruiken. Mochten zij toch materiaal van RAI gebruiken, dan is dat voor Uw risico.
17.8 Tijdens hun aanwezigheid in of op het Convention Centre zal Uw Personeel alle instructies van beveiligingspersonen of andere functionarissen van RAI opvolgen en zich desgevraagd bij het beveiligingspersoneel of andere functionarissen van RAI legitimeren. Bij het niet of niet volledig naleven van aanwijzingen of (veiligheids-)voorschriften mag RAI de desbetreffende persoon het verdere verblijf in of op het Convention Centre ontzeggen.
17.9 Bij gegronde bezwaren van RAI ten aanzien van het gedrag of de persoon van Uw Personeel, heeft RAI het recht om Uw Personeel toegang tot het Convention Centre te ontzeggen en zult U onmiddellijk voor vervanging zorgen, zonder daarvoor extra kosten in rekening te brengen.
17.10 U bent aansprakelijk en RAI is niet aansprakelijk voor schade van Uw Personeel aan zaken of hun persoon, ook niet indien Uw Personeel materiaal van RAI gebruikt, behoudens in geval van opzet of grove schuld van het leidinggevend personeel van RAI. U vrijwaart RAI voor aanspraken van Uw Personeel in verband met schade die is ontstaan tijdens de uitvoering van werkzaamheden voor RAI en stelt haar daarvoor schadeloos.
17.11 U zult zorgen voor de tijdige betaling en afdracht van alle aan de werkzaamheden van Uw Personeel gerelateerde betalingen, waaronder loon, belastingen, heffingen en premies en U vrijwaart RAI voor alle aanspraken, kosten, schade en renten in het geval Uw Personeel, de Belastingdienst of andere autoriteiten daarvoor bij RAI aankloppen of oordelen dat RAI aan Uw Personeel gerelateerde bedragen of boetes moet betalen, ook in het geval dat wordt geoordeeld dat sprake is van overgang van onderneming. U stelt RAI schadeloos voor al dit soort aan Uw Personeel gerelateerde betalingen.
17.12 Ter voorkoming van keten- en inleenaansprakelijkheid heeft RAI het recht om het belasting (omzet-, loonbelasting en premie) deel van elke factuur over te maken op Uw G rekening, dan wel indien U aantoonbaar geen G rekening kunt openen, het relevante deel van de factuur te betalen middels een directe storting op de rekening van de Belastingdienst of de uitvoeringsinstelling, onder vermelding van het door U op te geven kenmerk. Indien en voor zover U wordt aangesproken op grond van de toepasselijke wet, bijvoorbeeld de Invorderingswet of de Coördinatiewet Sociale Verzekeringen, zult U geen regres nemen op RAI en mag RAI de Overeenkomst onmiddellijk schriftelijk beëindigen. U zult RAI alle relevante informatie en gegevens verstrekken omtrent het voorgaande.
17.13 Voor zover er in deze Algemene Voorwaarden of in de Overeenkomst verplichtingen worden opgelegd aan Uw Personeel, zult U ervoor zorgen dat Uw Personeel aan die verplichtingen voldoet. U zult Uw Personeel wijzen op de RAI Voorschriften en staat in voor naleving daarvan door Uw Personeel.

18 - Overig
18.1 U gaat er mee akkoord dat RAI Overeenkomsten digitaliseert en uitsluitend deze digitale versie in haar archieven bewaart. Deze digitale versie heeft dezelfde bewijskracht als de originele schriftelijke Overeenkomst.
18.2 Indien een bepaling in deze Algemene Voorwaarden om welke reden ook niet geldig is, dan blijft de rest van de bepalingen in stand en zullen wij een nieuwe bepaling overeenkomen die qua doel het meest lijkt op de niet geldige bepaling.
18.3 U mag geen gebruik maken van de handelsnaam van RAI of van een RAI-handelsmerk in Uw uitingen zonder voorafgaande toestemming van RAI.

19 - Geschillen en toepasselijk recht
19.1 Op deze Algemene Voorwaarden, de Overeenkomst en alle andere rechtsverhoudingen tussen RAI en U is Nederlands recht van toepassing.
19.2 In principe zullen wij proberen om eventuele problemen praktisch en onderling op te lossen. Mocht dat niet lukken dan is uitsluitend de rechtbank te Amsterdam bevoegd om over een geschil te oordelen, onverkort het recht van beroep en cassatie.

CS/15dec2022