Inhoudsopgave

1 Algemeen
1.1 Doel accommodatiereglement
1.2 Toepasselijkheid Reglement (verwijzing naar Algemene voorwaarden Deelname Evenement)
1.3 Juridisch Kader
1.4 Definities
2 Toegang en gedragsregels
2.1 Toegangsbeleid en openingstijden Convention Centre
2.2 Legitimatieplicht en leeftijd
2.2.1 Toegang en registratie tijdens evenement
2.2.1.1 Toegang/bijeenkomsten buiten openingstijden evenement
2.2.2 Toegang en registratie tijdens opbouw en afbraak
2.2.2.1 Toegang stagiaires en jongeren
2.2.2.2 Werknemers van buiten de Europese Unie
2.3 Gedragsregels, opvolgen aanwijzingen RAI medewerkers
2.3.1 Rookbeleid (niet roken in de RAI)
2.3.2 Alcohol en drugs
2.3.2.1 Geen alcohol voor jongeren onder 18 jaar
2.3.3 Persoonlijke transportmiddelen (rolschaatsen, (elektrische) skate/airboards, steps)
2.3.4 Beursbezoek en persoonsregistratie
2.3.4.1 (Huis)dieren in de RAI
2.3.5 Verkeersregels in het RAI-gebied
2.3.6 Verbod op (vuur)wapens
3 Veiligheid, gezondheid & welzijn
3.1 Algemene veiligheid en arbeidsomstandigheden (Arbo)
3.1.1 Algemene regels voor brand- en bouwveiligheid
3.1.1.1 Calamiteiten en ontruimingen
3.1.2 EHBO & BHV
3.1.3 Veilig werken
3.2 Beveiliging personen en bezittingen
3.2.1 Algemene gebouw- en terreinbeveiliging
3.2.2 Inhuren stand bewaking
3.2.3 Cameratoezicht
3.2.4 Gevonden voorwerpen en kwijtgeraakte spullen
3.2.4.1 Reclame, klachten, schadeafhandeling en diefstal
3.3 Gezondheid, welzijn & milieu
3.3.1 Voedselveiligheid (HACCP) t.a.v. catering
3.3.2 Besmettingsgevaar/epidemieën
3.3.2.1 Legionellagevaar
3.3.3 Schadelijke en gevaarlijke stoffen en het milieu
3.3.3.1 Diesel-gedreven heftrucks en hoogwerkers
4 Activiteiten
4.1 Activiteiten met een toestemmingsplicht
4.1.1 Evenementenvergunning
4.1.2 Toestemmingsplicht: etagebouw, tribunes, podia, verhoogde vloeren en trappen
4.1.2.1 Overige toestemmingen, gebruik van ‘open water’ in de RAI
4.1.3 Muziek en auteursrechten t.a.v. afspelen muziek en beeld
4.2 Activiteiten die alleen zijn toegestaan onder voorwaarden
4.2.1 Toegestane geluidssterkte
4.2.2 Brandstofmotoren in Convention Center
4.2.3 Reclame/media uitingen buiten de standruimte
4.2.4 Gebruik van rookmachines, looplichten en/of lasers
4.2.5 Vuurwerk en pyrotechniek
4.2.6 Ballonnen in en rondom het RAI-gebouw
4.3 Activiteiten die niet zijn toegestaan
4.3.1 Exposeren buiten standruimte
4.3.2 Afbreuk doen aan evenement en overige hinder
5 Bouwwerken
5.1 Halindeling
5.1.1 Bouwen binnen gebouwrestricties
5.2 (Veilige)standbouw
5.2.1 Constructie, montage (boren, schroeven, lijmen)en schilderen
5.2.2 Brandveiligheid, brandweervoorschriften en materiaalgebruik
5.2.2.1 Doeken, waaronder ook plafonds met sprinklerdoek
5.3 Aanvullende standbouwregels per evenement
5.3.1 Uniforme standbouw
5.4 Hoge of afwijkende bouwconstructies
5.5 Dak- en vloerbelasting
5.5.1 Dak- en plafondbelasting, rigging
5.6 Vloerafwerking en oneffenheden
5.6.1 Verhoogde vloeren
5.7 (Stand)inrichting, tentoongestelde goederen
5.8 Paviljoens/tenten buiten
6 Regels tijdens de opbouw en afbraak
6.1 Logistiek
6.1.1 Laden en lossen
6.1.2 Parkeren op de werkterrassen
6.1.3 Bufferterreinen
6.1.4 Binnenbrengen bijzondere, zware of grote goederen
6.2 Specialistisch werk door RAI Voorkeursleveranciers
6.2.1 Overige leveranciers
6.3 Algemene opbouwregels
6.3.1 Eventuele vervroegde opbouw
6.3.2 Niet rijden op tapijt
6.3.3 Goederenliften
6.3.4 Afval en vuilafvoer
6.3.5 Afvalwater lozen
6.3.5.1 Afvoer chemisch en ander bijzonder afval
6.4 Afbraak
7 Voorzieningen
7.1 Basisvoorzieningen: electra, water, gas, internet
7.1.1 Elektra
7.1.1.1 Iedere stand een eigen aansluiting
7.1.1.2 Dag- en nachtstroom
7.1.1.3 (Stand)verlichting
7.1.1.4 Keuring van installaties
7.1.2 Open water, water aansluitingen en legionella-preventie
7.1.3 Gas, perslucht en rookgas aansluitingen
7.1.4 Internet en telefonie
7.1.4.1 Telefonie
7.1.4.2 Internet toegang en interne netwerkverbindingen
7.2 Audiovisuele apparatuur
7.3 Catering
7.4 Parkeren
7.4.1 Betaald parkeren
7.4.2 Parkeren op evenementdagen
7.4.3 Parkeren buiten evenementdagen
7.4.4 Parkeerabonnementen
7.4.4.1 Parkeerabonnementen voor standmedewerkers
8 Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)

 


 

Leeswijzer

Dit Accommodatiereglement inclusief alle bijlagen is, voor zover niet uitdrukkelijk schriftelijk anders bepaald, van toepassing op een ieder, die het RAI Convention Centre aan de Europaboulevard te Amsterdam betreedt en op alle Partijen in relatie tot werkzaamheden en Evenementen in (en op het terrein van) het RAI Convention Centre.

 

1 - Algemeen

1.1

Doel accommodatiereglement

RAI Amsterdam B.V. (RAI) heeft dit accommodatiereglement (Reglement) opgesteld om een helder overzicht te geven van de regelgeving, welke van toepassing is in en om het Convention Centre.

In en om het Convention Centre moet worden voldaan aan:

  • landelijke wet- en regelgeving in Nederland;
  • regionale en lokale wet- en regelgeving;
  • aanvullende huisregels voor het Convention Center opgesteld door RAI Amsterdam.

Dit Reglement geeft u volledig inzicht in de randvoorwaarden om veilig en conform wet en regelgeving deel te nemen aan een evenement bij de RAI of een evenement bij de RAI te organiseren.

1.2

Toepasselijkheid Reglement (verwijzing naar Algemene voorwaarden Deelname Evenement)

Het is de verantwoordelijkheid van iedere Partij om diens medewerker(s) en/of de door hem aangetrokken andere (rechts)personen goed te informeren over de wet- en regelgeving en de daarvan deel uitmakende voorschriften, voor zover deze betrekking hebben op activiteiten/werkzaamheden en/of het verblijf in het Convention Centre.

Dit Reglement wordt periodiek gereviseerd. De meest recente versie op de website van RAI is geldig. In alle gevallen waarin het Reglement niet voorziet of onduidelijk wordt geacht, beslist RAI.

Het Reglement is ook opgesteld in de Engelse taal. In geval van kennelijke tegenstrijdigheden of onduidelijkheden zal de (Nederlandse) tekst van het Nederlands Reglement beslissend zijn. In iedere omstandigheid is het Nederlands recht van toepassing. Rechten aan RAI voorbehouden.

1.3

Juridisch Kader

Het verblijf van de Bezoeker in het Convention Centre is voor eigen rekening en risico. RAI is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade en/of verlies van goederen, gereedschap of bezittingen. Verder is RAI niet aansprakelijk voor enig lichamelijk letsel, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid zijdens RAI. Voor meer details wordt verwezen naar de Algemene Bezoekersvoorwaarden RAI Amsterdam Convention Centre, Artikel 5 - Aansprakelijkheid van RAI.

1.4

Definities

De in dit Reglement gebruikte definities hebben de hierna genoemde betekenis:
  • Bezoeker
    de natuurlijke of rechtspersoon die op de een of andere wijze, direct of indirect, als bezoeker, exposant, organisator, toeleverancier of anderszins een overeenkomst met RAI Amsterdam of een andere organisator van een evenement sluit ter zake het bijwonen van een door RAI, dan wel door een Derde in het Convention Centre te organiseren Evenement. Ook de natuurlijke of rechtspersoon die enig Evenement in het Convention Centre bijwoont, zonder dat de betrokkene direct of indirect een overeenkomst met RAI of een Derde heeft gesloten.
  • Convention Centre
    het RAI Convention Centre, gelegen aan het Europaplein en de Wielingenstraat in Amsterdam, Nederland, bestaande uit de (vergader- en congres)zalen, (tentoonstellings)hallen, het Elicium, het Amtrium, het MFP, de (tijdelijke) paviljoenen op het Europaplein, Congresplein en parkeergebieden, de lounges en/of de foyers, de daarbij behorende centrale entrees, gangen, trappen, cafés en/of restaurants en overige ruimten waaronder de garages en parkeerplaatsen, alsmede de buitenterreinen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders bepaald. Het directe aan- en afvoer gebied rondom de Metro-entrees NZ-lijn en het gebied rondom Strandzuid behoren niet tot het Convention Centre.
  • Deelnemer
    iedere natuurlijke of rechtspersoon, die zich d.m.v. een Inschrijvingsformulier als deelnemer voor een Evenement heeft aangemeld en met wie RAI een Deelnemingsovereenkomst heeft gesloten.
  • Evenement
    ieder(e) congres, beurs, tentoonstelling, presentatie, vergadering, theaterproductie of ander evenement waarvoor het Convention Centre ter beschikking wordt gesteld.
  • HACCP
    Hazard Analysis and Critical Control Points: (wettelijk verplicht) voedselveiligheidssysteem, waarmee de voedselveiligheid gewaarborgd wordt.
  • Huurder
    een (rechts)persoon die de Huurovereenkomst met RAI sluit in het kader van een Evenement of bijvoorbeeld in verband met bedrijfsruimte.
  • Partij / Partijen
    iedere Deelnemer, Huurder, Toeleverancier en andere relevante (rechts)persoon gezamenlijk.
  • RAI
    RAI Amsterdam B.V., kantoorhoudende te Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ, geregistreerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34192575.
  • RAI Exhibitor Services
    de afdeling van RAI die verantwoordelijk is voor levering en/of installatie van een product of dienst aan Deelnemers, Huurders en/of andere (rechts)personen in het kader van Evenementen in het Convention Centre.
  • Reglement
    het Accommodatiereglement van RAI, waarin opgenomen tal van voorschriften, randvoorwaarden en/of adviezen met betrekking tot activiteiten (zoals het verrichten van werkzaamheden) in en het verdere gebruik van het Convention Centre, om veilig en conform wet & regelgeving evenementen bij RAI Amsterdam te organiseren of aan deel te nemen.
  • Rigging
    Combinatie van veilige, goedgekeurde, specifieke rigging-materialen (vnl. metalen kabels, beugels, trussen, e.a.), welke met noodzakelijke veiligheidsfactoren en -maatregelen aan specifieke hijs-/hangpunten of andere locaties worden gehangen (en later verwijderd) aan de (RAI-) dakconstructie door ervaren, gecertificeerd personeel. Basis voor rigging is een goedgekeurd riggingplan door RAI Technical Support (bijlage Rigging in de RAI - Richtlijnen voor riggers).
  • Toeleveranciers
    de door RAI, Huurder, Deelnemer dan wel door anderen ingeschakelde leveranciers van producten en/of diensten ten behoeve van een Evenement of het Convention Centre met daaraan verbonden andere activiteiten.
  • Webshop
    de door RAI Exhibitor Services op internet opgerichte virtuele 'winkel' (Webshop) ten behoeve van bepaalde producten en/of diensten ten behoeve van Deelnemers, Huurders, Toeleveranciers en andere belanghebbenden.

 

2 - Toegang en gedragsregels

2.1

Toegangsbeleid en openingstijden Convention Centre

RAI bepaalt (in overleg met Huurder) de openings- en sluitingstijden van het Convention Centre. Partijen hebben uitsluitend toegang tot het Convention Centre voor het (doen) opbouwen, inrichten, gebruiken en afbreken van stands en andere 'bouwwerken' gedurende de in de huurovereenkomst tussen Huurder en RAI vermelde periode(n), tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is bepaald door RAI.

2.2

Legitimatieplicht en leeftijd

Alle medewerkers van RAI en haar toeleveranciers dragen ter identificatie een RAI medewerkers- of -toeleveranciersbadge. Een Partij, die zich bevindt op het RAI-terrein, moet zich op verzoek van geautoriseerd RAI-personeel of bevoegd gezag kunnen legitimeren. Elke Partij heeft de plicht zijn personeel en personen, die op enige wijze in zijn opdracht werkzaam zijn, erop te wijzen dat zij een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen tijdens werkzaamheden in het Convention Centre.

Iedereen in Nederland van 14 jaar en ouder moet volgens de Wet op identificatieplicht een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen en dit, indien daar om gevraagd wordt, aan geautoriseerd RAI-personeel of bevoegd gezag kunnen tonen. Dit geldt ook voor het Convention Centre. Voor Nederlanders gelden de volgende (geldige) legitimatiebewijzen:

  • NL-paspoort, Nederlandse identiteitskaart of NL-rijbewijs

Voor niet-Nederlanders gelden de volgende bewijzen:

  • Verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst
  • het niet-Nederlandse paspoort waarin door de Vreemdelingendienst een vergunning tot verblijf is aangetekend
  • Identiteitskaart van een EU-land
  • het vluchtelingen- of vreemdelingenpaspoort

De identificatieplicht is onderdeel van de gedragsregels van het RAI Convention Centre (zie Artikel 2.3 van dit Reglement).

2.2.1

Toegang en registratie tijdens evenement

Elke Bezoeker is te allen tijde verplicht in het Convention Centre zijn toegangsbewijs aan geautoriseerd RAI-personeel te kunnen tonen, ook bij (hernieuwde) binnenkomst. Dit geldt ook, wanneer de Bezoeker aan de toegangsprijs heeft voldaan. Toegangsbewijzen blijven eigendom van RAI/Derden. Een Bezoeker kan de toegang tot de RAI worden ontzegd, indien zou blijken dat het toegangsbewijs niet is verkregen van RAI/Derden of van andere erkende (voor)verkoopadressen. Voor meer informatie wordt verwezen naar de Algemene Bezoekersvoorwaarden, Artikel 3.

2.2.1.1

Toegang / bijeenkomsten buiten openingstijden evenement

Voor bijeenkomsten (presentaties, recepties en dergelijke) op de stands buiten de openingsuren van het Evenement is (schriftelijke) toestemming nodig van RAI. Hiervoor kan contact opgenomen worden met Event management, (bijlage Contactgegevens).

RAI behoudt zich het recht voor om minderjarigen de toegang tot het Convention Centre te doen weigeren gelet op, bijvoorbeeld, de aard, inrichting of het onderwerp van een evenement. Het is Deelnemers niet toegestaan om kinderen onder de 15 jaren op het Evenement te laten werken, dan wel met zich mee te brengen naar het Evenement.

2.2.2

Toegang en registratie tijdens opbouw en afbraak

Tijdens opbouw- en afbraakperioden is het Convention Centre alleen toegankelijk met een geldige (RAI) opbouw- en afbraakbadge. Het toegangsbeleid tijdens opbouw en afbraak is verbonden aan 'Veilig Werken', zoals vastgelegd in Artikel 3.1.3 van dit Reglement en in de bijlage Handboek Veilig werken:
  • een geldig identiteitsbewijs is verplicht bij registratie (zie Artikel 2.2 van dit Reglement);
  • personen, die zich tijdens opbouw en afbraak van evenementen in de hallen willen begeven, kunnen zich online bij RAI registreren om een badge te verkrijgen;
  • de RAI Accountmanager geeft de Huurder de juiste informatie en de weblink, waar de registratietool beschikbaar is;

2.2.2.1

Toegang stagiaires en jongeren

Het is niet toegestaan om personen jonger dan 16 jaar tijdens opbouw, inrichting of afbraak van Evenementen toe te laten (ook niet tijdens vakantieperioden). Stagiaires en jeugdige werknemers, die de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt, mogen uitsluitend arbeid verrichten, wat geen gevaar voor de gezondheid op kan leveren. Indien de arbeid een potentieel gevaar voor de veiligheid of gezondheid kan opleveren, dient deskundig, volwassen toezicht aanwezig te zijn tijdens het uitvoeren van de arbeid.

2.2.2.2

Werknemers van buiten de Europese Unie

Voor niet EU inwonende personen is een tewerkstellingsvergunning nodig. Zonder geldige vergunning worden deze personen niet door RAI toegelaten.

Elke Partij is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor correcte naleving van de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV) ten aanzien van personeel en van personen, die op enige wijze in zijn opdracht werkzaam zijn. Elke Partij verklaart dat hij de identiteit van zijn personeel en van personen, die op welke wijze ook voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn, heeft vastgesteld aan de hand van een origineel identiteitsdocument en een afschrift van dit document te hebben opgenomen in zijn administratie. Uitsluitend indien en voor zover is vereist op grond van de WAV zal RAI aan de hand van het ontvangen afschrift van het identiteitsbewijs controleren:

  • of de betreffende persoon degene is aan wie het identiteitsbewijs toebehoort, en of het document geldig is,
  • of de betreffende persoon in Nederland mag werken en of een eventueel vereiste tewerkstellingsvergunning beschikbaar is.

Indien niet overtuigend aan beide punten kan worden voldaan, zal de betreffende persoon geen werkzaamheden mogen verrichten binnen het Convention Center. De betreffende persoon zal - voor zover vereist - de toegang tot het werk in het Convention Centre worden ontzegd.

Uitsluitend indien en voor zover is vereist op grond van de WAV neemt RAI een kopie van het identiteitsbewijs op in haar administratie en zal deze na beëindiging van de werkzaamheden conform de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) archiveren.

2.3

Gedragsregels, opvolgen aanwijzingen RAI medewerkers

Aanwijzingen of opdrachten door een bevoegde RAI-medewerker dienen te aller tijden te worden opgevolgd.

  • Aanstootgevend gedrag kan leiden tot uitzetting uit het RAI-gebouw of RAI-gebied.
  • Het is verboden voor bezoekers om commerciële activiteiten uit te voeren.

Personen, die geen redelijke aanwijzingen van RAI-personeel wensen op te volgen, welke in strijd zijn met wet- en regelgeving of RAI-reglementen, kunnen de toegang tot het Convention Centre door geautoriseerd RAI-personeel worden ontzegd of van het terrein verwijderd worden. Politie of de handhaving Stadsdeel kan om assistentie gevraagd worden.

Meer details zijn te vinden in de Algemene Bezoekersvoorwaarden, Artikel. 4.

2.3.1

Rookbeleid (niet roken in de RAI)

Vanuit wet- en regelgeving is roken in het RAI-gebouw verboden. RAI heeft dit verbod doorgetrokken voor elektronische sigaretten (e-sigaretten), ook dit gebruik in het RAI-gebouw is verboden. Het verbod geldt ook voor de parkeergarages. Roken buiten op het RAI-terrein is toegestaan rondom de aangegeven plaatsen met het rooksymbool. Van rokers wordt verwacht niet in de buurt van in- en uitgangen te roken en sigaretten in asbakken te deponeren.

2.3.2

Alcohol en drugs

Het binnen het Convention Centre meenemen en het nuttigen (tijdens werkzaamheden) van alcoholische dranken, drugs en/of geestverruimende middelen is niet toegestaan. Het werken onder invloed van deze genotsmiddelen is eveneens niet toegestaan. Indien er gerede twijfel bestaat, dat een persoon onder invloed is van drank en drugs en een gevaar kan vormen voor anderen, kan deze persoon door geautoriseerd RAI-personeel van het terrein verwijderd worden. RAI kan om politie-assistentie vragen, indien dat nodig geacht wordt.

2.3.2.1

Geen alcohol voor jongeren onder 18 jaar

Conform de Drank- en Horecawet mogen jongeren onder 18 jaar ook in het RAI-gebouw geen alcohol kopen of in bezit hebben. Bij RAI-locaties, waar alcohol verkocht of geschonken wordt, zullen dan ook leeftijdscontroles plaatsvinden.

2.3.3

Persoonlijke transportmiddelen (rolschaatsen, (elektrische) skate/airboards, steps

Het is in het RAI-gebied alleen toegestaan om te rijden met elektrisch/motorisch gedreven voertuigen, welke geautoriseerd zijn voor de openbare weg en wel met de beperking, dat de max. snelheden uit het hoofdstuk 3 van het handboek Veilig werken worden aangehouden. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van RAI Amsterdam (via safety@rai.nl) is het niet toegestaan te rolschaatsen, skate/air/hover-boards, steppen, rijden met elektrisch/motorisch aangedreven voertuigen en (brom)fietsen tijdens de opbouw/afbraak of gedurende het evenement. (Gevolg)schade, welke veroorzaakt wordt door gebruik van zulke transportmiddelen, kan verhaald worden op de gebruiker.

2.3.4

Beursbezoek en persoonsregistratie

RAI organiseert en faciliteert beurzen en evenementen. Bij het uitvoeren van diensten worden persoonsgegevens verwerkt. In de privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens van u verzamelt en gebruikt en hoe wij daarmee omgaan. Wij raden u aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

2.3.4.1

(Huis)dieren in de RAI

(Huis)dieren zijn niet toegestaan in RAI Amsterdam. Geleidehonden (blindengeleide-, autismegeleide-, assistentie-, buddyhonden en opsporingshonden met vaste begeleider, voor wie geleidenhulp noodzakelijk is tijdens een beursbezoek, zijn welkom. Dit geldt ook voor de RAI-horecaruimten, echter niet voor horecabereiding- e.a. ruimten, waar hygiëneregels prevaleren. Meer informatie hierover kan verkregen worden bij corcom@rai.nl. Schade, veroorzaakt door meegebrachte dieren kan doorbelast worden op de eigenaar/begeleider.

Evenementen met dieren (tentoonstellingen van dieren) zijn in de Gemeente Amsterdam vergunning plichtig. RAI hanteert het principe, dat dieren niet als aankleding op stands (dieren als object, zoals een vissenkom of soortgelijk) gebruikt worden. Activiteiten met een voorgenomen gebruik van dieren dient gemeld te worden bij de RAI Permits desk (permits@rai.nl).

2.3.5

Verkeersregels in het RAI-gebied

RAI Amsterdam is uitstekend bereikbaar met behulp van het openbaar vervoer of via het wegennet van Amsterdam. Een routebeschrijving naar de RAI is op de website te vinden.

In en rondom het Convention Centre (incl. de werkterrassen, die aansluiten op de hallen van het Convention Centre) en de parkeerterreinen gelden de algemene regels van de Wegenverkeerswet.
In aanvulling hierop is het niet toegestaan om aangewezen aanrijroutes voor hulpdiensten op enige wijze te blokkeren; RAI behoudt zich het recht te allen tijde een voertuig, welke een blokkade veroorzaakt, weg te slepen op kosten van de bestuurder/eigenaar.

2.3.6

Verbod op (vuur)wapens

Bij RAI staat veiligheid van een ieder hoog in het vaandel. Het is niet toegestaan om (vuur)wapens mee te dragen in het RAI Convention Centre, alsook voorwerpen die naar de aard en omstandigheden als wapen aangemerkt kunnen worden. Onder (vuur)wapens wordt mede verstaan: nepwapens, props of rekwisieten, waarbij een verwarringsgevaar aanwezig is. RAI behoudt zich te allen tijde het recht voor om het wapen in beslag te nemen, dan wel een ieder de toegang tot het RAI Convention Centre te doen weigeren. Uitzondering hierop zijn Nederlandse gezagsdragers, die uit hoofde van hun functie gerechtigd zijn tijdens diensttijd een dienstwapen te dragen.

 

3 - Veiligheid, gezondheid & welzijn

3.1

Algemene veiligheid en arbeidsomstandigheden (Arbo)

Partijen hebben eigen verantwoordelijkheden voor eigen arbeidsomstandigheden (Arbo) en ook voor die van collega’s en overige personen, die zich in de directe nabijheid begeven of bevinden op de werkvloer, welke onder de autoriteit van de Partij valt. Personen dienen gewezen te worden op evt. gevaarlijke omstandigheden en het belang van naleven van procedures, voorschriften, aanwijzingen en instructies.

3.1.1

Algemene regels voor brand- en bouwveiligheid

In geval van brand dient de brandmelder (van RAI) ingeslagen te worden. De brand dient direct gemeld te worden via telefoonnummer 020 549 12 34 onder opgave van plaats en aard van de brand. Aanwijzingen of opdrachten gegeven door de Brandweer, door RAI Safety & Security, BHV-ers of EHBO-ers, dienen te allen tijden te worden opgevolgd, waarbij het algemeen toezicht bij de RAI ligt. Zie voor betreffende Leverancier en contactpersoon de bijlage Contactgegevens.

In acht te nemen voorschriften zijn opgenomen in de bijlage Brandweervoorschriften, welke ten allen tijde stipt opgevolgd dienen te worden. De voorschriften hebben betrekking op de volgende onderwerpen:

  • algemene voorschriften m.b.t. ontwerp, bouw, inrichting van stand(ruimten) en het gebruik van brandveilige (stand)materialen
  • onbelemmerd gebruik brandveiligheidsvoorzieningen en blusmiddelen
  • algemene bouw- en decoratievoorschriften standbouw
  • elektrische installaties en standverlichting
  • evt. inzet van gasflessen, chemische, toxische of brand versnellende middelen
  • evt. brandgevaar bij de inzet van voertuigen, vaartuigen of werktuigen met brandstofmotoren, gebruik van ovens, open vuur en barbecues
  • vluchtwegen bij het gebruik van afgesloten ruimten en bij etagebouw

Nooddeuren, vluchtwegen en blusmiddelen mogen niet geblokkeerd worden of voor andere doeleinden dan een calamiteit te worden gebruikt. Het is niet toegestaan om nooddeuren op slot te doen.

Voor de veiligheid binnen en rondom een stand dient rekening gehouden te worden met de veiligheid voor medewerkers en bezoekers. Zowel RAI Safety & Security als Event management zal letten op aspecten, zoals de stevigheid van een stand-constructie en evt. plafonds in een stand.

3.1.1.1

Calamiteiten en ontruimingen

Bij calamiteiten zoals ongevallen, brand, diefstal (op heterdaad betrappen), publieke onrust, en/of in andere acute situaties dient direct gebeld te worden met telefoonnummer 020 549 12 34 en meldt:

  • wie u bent;
  • wat er aan de hand is;
  • waar het gebeurd is;
  • eventuele slachtoffers.

Indien er geen persoonlijk gevaar dreigt, blijf bij de slachtoffers ! Wacht op deskundige hulp, stel de slachtoffers gerust en verleen, waar mogelijk, (eerste) hulp.

RAI Amsterdam heeft een bedrijfsnoodplan, welke personen en middelen van het Convention Centre zoveel als mogelijk voorbereid op calamiteiten. Dit noodplan regisseert hoe medewerkers, bezoekers e.a. betrokkenen zo snel mogelijk in veiligheid moeten worden gebracht. Op diverse locaties in het Convention Centre hangt een plattegrond met vluchtwegen.

Indien via de (RAI-)omroepinstallatie of op een andere manier door RAI wordt verzocht (bepaalde delen van) het Convention Centre te verlaten, dienen deze instructies onverwijld opgevolgd te worden. Bij het horen van het ontruimingssignaal dient iedereen de plek en het gebouw onmiddellijk te verlaten door de dichtstbijzijnde nooduitgang en te verzamelen bij de dichtstbijzijnde verzamelplaats. Liften mogen daarbij niet gebruikt worden.

3.1.2

EHBO & BHV

Bij evenementen worden EHBO-diensten door RAI Safety & Security ingepland. Deze afdeling draagt ook zorg voor eventuele inzet van BHV-ers bij calamiteiten.

3.1.3

Veilig werken

Werken in en rond het Convention Centre moet gebeuren volgens de richtlijnen die zijn opgestelde in het Handboek Veilig werken. Dit handboek besteedt uitgebreid aandacht aan de onderwerpen:

  • algemene informatie t.a.v. veiligheid (legitimatieplicht, agressie en geweld, alcohol en drugs, leeftijd)
  • bedrijfsnoodplan (brandveiligheid, nooduitgangen, brand, ongevallen, ontruiming)
  • transportmiddelen (verkeer, laden en lossen, heftrucks, hoogwerkers, uitlaatgassen)
  • persoonlijke beschermingsmiddelen (valbeveiliging, kleding en schoenen, gehoorbescherming, hoofd/gezichtsbescherming)
  • standbouw (transportroutes, elektra, vloergaten, werkomstandigheid, verplicht aanlijnen)
  • werken op hoogte (ladders, trappen, rigging, verplicht aanlijnen)
  • gevaarlijke stoffen (opslag, acculaadruimte, asbest, afval, milieu wet- en regelgeving)
  • handhaving (regels, sancties)

Partijen dienen zelf goedgekeurde persoonlijke beschermingsmiddelen mee te brengen. Helmen en schoenen kunnen ook in de Webshop of bij het RAI Hospitality Crew Centre aangeschaft worden.

3.2

Beveiliging personen en bezittingen

3.2.1

Algemene gebouw- en terreinbeveiliging

Safety & Security Management is één van de vitale afdelingen binnen RAI Amsterdam die zorg draagt voor de veiligheid en de beveiliging van het gehele RAI-complex. De afdeling onderhoudt contacten met lokale, nationale en internationale autoriteiten om de veiligheid en beveiliging rondom het Convention Centre te waarborgen. RAI Safety & Security ondersteunt alle Partijen bij relevante veiligheidsvraagstukken.

Alle evenementen, welke in de RAI plaatsvinden, worden door middel van een Security scan beoordeeld. Wanneer een evenement in een hoge risicoklasse valt, wordt een op maat gemaakt veiligheidsplan opgesteld. Dit plan omvat belangrijke aspecten zoals brandveiligheid, toegangsbeveiliging, crowd management, terrorismebestrijding, calamiteitenbeheersing, crisismanagement, veilige arbeidsomstandigheden, diefstalpreventie, EHBO en BHV. Dit geldt tijdens het evenement en ook in de fase van opbouw en afbraak van het evenement. Via RAI Organisor Services kunnen de specialisten van Safety & Security meer informatie verschaffen. Ook kan rechtstreekse informatie opgevraagd worden bij safety@rai.nl (zie bijlage Contactgegevens).

3.2.2

Inhuren stand bewaking

RAI adviseert om stand bewaking voor de nachtelijke uren door specialisten van RAI Safety & Security uit te voeren. Deze bewaking staat in rechtstreeks contact met de Centrale meldkamer en/of worden aangestuurd door een RAI Security coördinator. De stand bewakers zijn bekend met de processen, infrastructuur en calamiteitenorganisatie van RAI Amsterdam. Hiermee kan de veiligheid en beveiliging van de RAI en de daarin geplaatste stands en goederen beter worden gewaarborgd.

Stand bewaking mag alleen uitgevoerd worden door partijen, welke door RAI goedgekeurd zijn. Meer informatie kan opgevraagd worden bij safety@rai.nl (zie bijlage Contactgegevens).

3.2.3

Cameratoezicht

Ten behoeve van handhaven van de orde en veiligheid en ter beveiliging van personen en eigendommen zijn binnen het Convention Centre camera’s aanwezig. Dit wordt door middel van pictogrammen aangegeven. In geval van zwaarwegend belang behoudt RAI zich het recht om tijdelijk verborgen camera’s te gebruiken. Cameratoezicht wordt conform de RAI privacyverklaring uitgevoerd.

3.2.4

Gevonden voorwerpen en kwijtgeraakte spullen

Via de iLost RAI-site kan aangegeven worden, dat er spullen verloren of gevonden zijn in het Convention Centre.

3.2.4.1

Reclame, klachten, schadeafhandeling en diefstal

Klachten dienen binnen twee (2) maanden na het gebeurde ingediend te zijn, na deze termijn behoudt RAI het recht deze niet meer in behandeling te nemen. Meer details hierover zijn te vinden in de Algemene Bezoekersvoorwaarden, Artikel 5 en 6.

Het verblijf van de Bezoeker in het Convention Centre is voor eigen rekening en risico. RAI is naar redelijkheid en billijkheid aansprakelijk voor gevolgschade of letsel, dat het gevolg is van RAI en/of zijn functionarissen.

De aansprakelijkheid van RAI wordt uitgesloten voor geleden schade, die is ontstaan ten gevolge van handelen van:

  • door RAI of derden ingeschakelde personen en huurders van het Convention Centre of schade op enigerlei wijze veroorzaakt door andere Bezoekers;
  • niet opvolgen van door RAI-functionarissen gegeven instructies en niet naleven van algemene regels van fatsoen;
  • niet voorzienbare wijzigingen in aanvangs- en slottijden van Evenementen;

Voor meer details wordt verwezen naar Artikel 5 van de Algemene Bezoekersvoorwaarden.

Bij constateren van diefstal belt u telefoonnummer 020 549 12 34, u wordt dan doorgeschakeld naar de RAI-Beveiliging.

RAI is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het niet nakomen van de overeenkomst, tenzij sprake is van opzet of roekeloosheid van RAI. De Huurder dient zich afdoende te verzekeren en tijdig te beschikken over benodigde vergunningen, ontheffingen en wettelijke regelingen in acht te nemen om het evenement in de RAI te doen plaatsvinden. De Huurder zal het Gehuurde in de staat waarin het zich bij aanvang van de huurperiode bevindt, aanvaarden. Geconstateerde schade tijdens de huurperiode komen voor rekening en risico van de Huurder. RAI behoudt zich het recht dergelijke schade door te belasten aan de Huurder. Meer details zijn te vinden in Artikel 8 van de Algemene huurvoorwaarden RAI Convention Centre.

Schades kunnen gemaild worden naar claims@rai.nl. Indien het om een financiële schadeclaim gaat, kan deze gestuurd worden naar riskmanagement@rai.nl.

3.3

Gezondheid, welzijn & milieu

3.3.1

Voedselveiligheid (HACCP) t.a.v. catering

Teneinde de (voedsel)veiligheid te kunnen garanderen, is catering in het Convention Centre voorbehouden aan RAI zelf. RAI Food & Beverage (F&B) beschikt over de benodigde exploitatievergunning.

Catering wordt exclusief door de RAI ingevuld. Het is niet toegestaan om dranken en/of eetwaren in het Convention Centre te (doen) brengen, in voorraad te houden, te verkopen of gratis te verstrekken, tenzij er uitdrukkelijke schriftelijke toestemming is verleend door RAI. De Nederlandse HACCP-voorschriften dienen stipt nageleefd te worden, indien RAI aan derden toestemming verleent om bepaalde catering te verzorgen. RAI kan elk moment HACCP-controles uit (laten) voeren. HACCP-voorwaarden zijn op aanvraag beschikbaar via RAI F&B. Meer informatie hierover is te verkrijgen bij RAI Organisor Services (zie bijlage Contactgegevens).

3.3.2

Besmettingsgevaar/epidemieën

Partijen dienen alle redelijke richtlijnen en instructies (van RAI) in het kader van het voorkomen en bestrijden van besmettingsgevaar op te volgen. De medewerking, welke in ernstige situaties wordt gevraagd, kan bestaan uit het aan RAI beschikbaar stellen van NAW-gegevens van deelnemers van het Evenement. Dit, zodat RAI deze personen kan benaderen – uitsluitend in verband met een ernstige situatie – dan wel uit de verplichting van de Huurder om alle deelnemers rechtstreeks te benaderen met een door RAI op te stellen bericht aangaande een (ernstige) situatie. In geval een dergelijke situatie zich voordoet, wordt van iedere Partij verwacht de volle medewerking te verlenen aan acties en activiteiten, die op last van autoriteiten dienen te worden ondernomen ter voorkoming en/of bestrijding van o.a. besmettingsgevaar.

3.3.2.1

Legionellagevaar

Het is niet toegestaan in het Convention Centre zonder toestemming van de RAI te exposeren met - dan wel anderszins gebruik te maken van - open, stromende, sproeiende en/of vernevelende vloeistoffen.
Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij bv.:

  • losse aircosystemen,
  • fonteinen,
  • hogedrukreinigingssystemen,
  • luchtbevochtigers,
  • douche apparatuur, sauna's en whirlpools.

Aanvragen kunnen in de Webshop onder ‘Elektra & Wateraansluitingen’ gedaan worden. Om legionellabesmetting te voorkomen mag water uit brandslangen alleen voor evt. blussen gebruikt worden.

3.3.3

Schadelijke en gevaarlijke stoffen en het milieu

Een gevaarlijke stof kan leiden tot gezondheidsschade bij iedereen die op de werkplek met deze stof in aanraking komt. Gevaarlijke stoffen zijn te herkennen aan de symbolen op de etiketten van de verpakking. Deze symbolen geven bv. aan of een stof ontvlambaar, giftig, irriterend, corrosief of bijtend is. Ook zijn veelal (op veiligheidsbladen) R-(Risks) en S-(Safety) zinnen weergeven. R-zinnen geven bijzondere gevaren aan en S-zinnen geven veiligheidsaanbevelingen aan.

Het gebruik van gevaarlijke stoffen dient vermeden te worden, gebruik van duurzame alternatieven wordt dringend geadviseerd. Explosief gevaarlijke stoffen dienen op aanwijzing van de afdeling Safety & Security opgeslagen te worden. Dit dient bij voorkeur uitpandig te zijn.

Gevaarlijke stoffen dienen volgens de richtlijn PGS-15 opgeslagen te worden. Voor elke beurs dient een standbouwer/organisatie zorg te dragen, dat noodzakelijke veiligheidsinformatiebladen aanwezig en overlegd zijn met safety@rai.nl.

Het is ten strengste verboden om binnen het Convention Centre met asbest te werken. Binnen RAI Amsterdam geldt een asbestprotocol, welke is op te vragen bij de afdeling Real Estate (werkenmetasbest@rai.nl).

3.3.3.1

Diesel-gedreven heftrucks en hoogwerkers

Diesel-gedreven heftrucks binnen het Convention Centre zijn niet toegestaan. Uitzondering hierop is bij een lastvermogen van meer dan vier (4) ton. In dat geval dient de diesel-gedreven heftruck aan Euroklasse IV (Euro 4) of hoger te voldoen (voorzien van een deugdelijke roetfilter). Heftrucks, welke op de openbare weg rijden, dienen uitgerust te zijn met compleet werkende verlichting en juiste bebording.

Ook voor hoogwerkers dient het gebruik van diesel-gedreven hoogwerkers (voorzien van roetfilter) in het Convention Centre vermeden te worden en wordt het gebruik van LPG-, elektrische gedreven of hybride varianten aanbevolen.

 

4 - Activiteiten

4.1

Activiteiten met een toestemmingsplicht

Voor (het gebied rondom) het RAI Convention Centre geldt net zoals overige regio’s in de Gemeente Amsterdam de APV (Algemene Plaatselijke Verordening). Hierin zijn voorschriften vastgelegd op gemeentelijk niveau op het gebied van Orde en veiligheid, Openbare ruimte en Regelgeving bedoeld voor Horeca en Detailhandel.

RAI is door een Parapluvergunning van de Gemeente gemachtigd toestemmingen te verlenen voor evenement-gerelateerde toestemmingen. In deze beschikking is de RAI gemachtigd toestemmingen uit te geven voor:

  • objecttoestemming (een toestemming voor een object)
  • reclamemelding/-ontheffing
  • tijdelijke verkeersmaatregel
  • ontheffing om te mogen flyeren/samplen
  • toestemming voor stand- en tribunebouw (etagebouw)
  • staanplaatstoestemming
  • toestemming voor plakken en kladden
  • collectetoestemming
  • toestemming voor het houden van loterijen
  • toestemming voor draaiorgel

Meer informatie hierover kunt u aanvragen bij de RAI Accountmanager of RAI Permits Desk. Toestemmingen zijn aan te vragen via de Webshop. In het Handboek Permits (zie bijlage Handboek Permits) is meer informatie te vinden over het aanvragen van de benodigde licenties en toestemmingen. De beoordeling van uw aangevraagde toestemming is aan RAI.

4.1.1

Evenementenvergunning

Het RAI-gebouw is ontworpen om evenementen te organiseren. Alleen in bijzondere gevallen dient een evenementenvergunning door Partijen aangevraagd te worden. De RAI Organisor Services of Permits Desk kan deze Partij hierover adviseren.

4.1.2

Toestemmingsplicht: etagebouw, tribunes, podia, verhoogde vloeren en trappen

Voor een podium, trap of verhoogde vloer in of rondom het Convention Center is er een tijdelijke toestemming nodig, indien deze toegankelijk is voor personen en een hoogte heeft van meer dan 60cm. Deze toestemmingen dienen tijdig aangevraagd te worden bij de RAI Permits Desk (zie bijlage Handboek Permits).

Wanneer er door Partijen speciale eisen worden gesteld aan podia en verhoogde vloeren, behoudt RAI zich het recht voor om de organisatie en/of alle gebruikers een vrijwaring te laten ondertekenen jegens RAI.

4.1.2.1

Overige toestemmingen, gebruik van 'open water' in de RAI

Om legionella te voorkomen dient er voor gebruik open, stromende, sproeiende en/of vernevelende vloeistoffen een toestemming aangevraagd te worden bij RAI. Middels een formulier in de Webshop is nadere informatie over de veteranenziekte en legionellabacteriën te vinden. Water in het Convention Centre moet ten allen tijden onttrokken worden uit een wateraansluiting, welke is voorzien van een door de KIWA afgegeven 'legionellavrij-certificaat'. De aansluiting mag uitsluitend worden aangebracht door de erkende RAI-waterinstallateur.

RAI behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om een gecertificeerde keuringsinstantie in te schakelen om de naleving van de gestelde voorwaarden te toetsen. De daaraan verbonden kosten kunnen in rekening worden gebracht van de desbetreffende Partij.

4.1.3

Muziek en auteursrechten t.a.v. afspelen muziek en beeld

RAI respecteert het Intellectueel Eigendom (IE). In deze wet wordt het ‘werk’ van zijn maker (zoals software, literatuur, kunst, zoals foto’s, films en ook muziek) beschermd. In Nederland wordt de Auteurswet ook tot IE gerekend. Voor het afspelen van muziek met auteursrechten is een licentie van Buma/Stemra en Sena noodzakelijk, voor het afspelen van beschermd filmmateriaal is dat een licentie van Videma.

Indien een organisator of exposant achtergrondmuziek wenst af te spelen, dan dienen hiervoor muziek- en auteursrechten afgedragen te worden. Een muzieklicentie kan aangevraagd worden bij 'Mijn licentie'.

Voor videobeelden heeft een overeenkomst met Videma, waardoor achtergrond videobeelden, zowel voor RAI als voor exposanten voor overeengekomen gebieden (hallen, restaurants en entreegebieden) tijdens een evenement is geregeld. Voor Videma gaat het om het zakelijk gebruik, groepsvertoning, van uitzendrechten van beelden van NPO 1, NPO 2, NPO 3, NL24 (digitale kanalen publieke omroep), RTL4, RTL5, RTL7, RTL8, RTLZ, SBS6, SBS9, NET5, Veronica, Disney XD, FOX, Nickelodeon, MTV, Comedy Central, Discovery Channel en TLC, ook tijdens evenementen. TV-beelden van BBC, CNN en Eurosport zijn vrij van uitzendrechten. Fox Sport en Ziggo Sport vallen niet onder deze regeling.

Organisatoren en exposanten, die muziek en TV-beelden commercieel wensen uit te baten of uit te zenden tijdens een evenement (bv. muziek/dance-events, ‘live muziek optredens’ artiesten, maar ook DJ’s, een ‘sportcafé’ met sport TV-beelden, waarbij commerciële activiteiten rondom deze evenementen zijn ingepland), dienen zelf een Buma-Stemra/Sena- of Videma-licentie aan te vragen. Muzieklicenties kunnen aangevraagd worden bij 'Mijn licentie', beeldrechten bij Videma.

Meer informatie hierover kunt u krijgen bij de RAI Accountmanager of bij de Permits afdeling van de RAI (permits@rai.nl).

4.2

Activiteiten die alleen zijn toegestaan onder voorwaarden

4.2.1

Toegestane geluidssterkte

Het gesproken woord versterken en/of (live) muziek of geluid ten gehore brengen is toegestaan tot een grens van 75dBA (gemeten aan de rand van de stand).

4.2.2

Brandstofmotoren in Convention Center

Tot het Evenement toegelaten voertuigen, vaartuigen, werktuigen, etc. met brandstofmotoren mogen alleen als expositiegoederen in het Convention Centre worden gebracht met zo leeg mogelijke brandstofreservoirs en - leidingen en deugdelijk, blijvend afgesloten reservoirs. Accuklemmen dienen losgemaakt te zijn en evt. olielekkages dienen voorkomen te worden.

Indien voornoemde maatregelen zouden kunnen leiden tot schade aan elektronische circuits van het tentoongestelde, kan hierop uitdrukkelijke schriftelijke uitzondering aangevraagd worden bij RAI Safety & Security (zie bijlage Contactgegevens).

4.2.3

Reclame/media uitingen buiten de standruimte

Op elk Evenement dienen reclame uitingen buiten de stand goedgekeurd te zijn door de Organisator van het Evenement. Het plaatsen of ophangen van media-uitingen, buiten de stand zelf, in en rond het Convention Centre ten tijde van opbouw, inrichting, evenement en demontage is door RAI, bij uitsluiting, opgedragen aan Voorkeursleverancier. Het zelf, of door een eigen leverancier, laten plaatsen van media-uitingen in en rond het Convention Centre op andere locaties dan de stand zelf, is niet toegestaan. Zie voor betreffende Toeleveranciers en contactpersonen (zie bijlage Contactgegevens).

RAI behoudt zich ten allen tijde het recht voor om Media uitingen buiten de standruimte te (doen) verwijderen.

4.2.4

Gebruik van rookmachines, looplichten en/of lasers

Gebruik van zogenoemde looplicht (hinderlijk voor naburige stands) is zonder toestemming van RAI Safety & Security niet toegestaan. Toestemming hiervoor is aan te vragen via safety@rai.nl. Voor de blootstelling aan kunstmatige optische straling zijn grenswaarden opgesteld. Deze zijn te vinden in de Richtlijn 2006/25/EG van het Europees Parlement. In geval van hinder voor omstanders (standhouders, publiek etc.) behoudt RAI zich het recht om het gebruik van de apparatuur, welke overlast veroorzaakt, direct stop te zetten.

Het gebruik van rookmachines en lasers in het RAI-gebouw dient door de Organisator van het evenement goedgekeurd te zijn. Deze dient dit gebruik vooraf gemeld te hebben aan RAI Safety & Security (safety@rai.nl). Alleen voorgeschreven vloeistoffen mogen in de rookmachines gebruikt worden, de vloeistof moeten goed geëtiketteerd zijn en er dient een veiligheidsinformatieblad verschaft te kunnen worden. Apparaten en vloeistoffen mogen geen gevaar voor het aanwezige (personeel of) publiek vormen.

4.2.5

Vuurwerk en pyrotechniek

Vuurwerk (pyrotechniek) mag in Nederland enkel tussen 31 december en 1 januari voor particulier gebruik afgestoken worden. Daarbuiten mag dat alleen gedaan worden door deskundige pyrotechnici met persoonsgebonden certificaten in dienst van erkende vuurwerkbedrijven met de juiste toepassingsvergunning, ontheffing en verzekeringen. Het erkend vuurwerkbedrijf, welke is ingehuurd door een Partij, is wettelijk verplicht een melding of vergunning aan te vragen bij de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Deze melding of vergunning dient voor de aanvraag afgestemd zijn met de RAI (safety@rai.nl). Aan tijdelijke opslag van vuurwerk zijn strenge milieu- en veiligheidseisen verbonden, welke strikt nageleefd dienen te worden.

RAI heeft geen vergunning en voorzieningen voor tijdelijke opslag van vuurwerk. Opslag dient te gebeuren bij een gespecialiseerd bedrijf met de juiste vergunningen. De organisator van het evenement dient in overleg met de gekozen Pyrotechneut zelf zorg te dragen voor tijdelijke opslag buiten het RAI-gebied en dit aan de Omgevingsdienst voor te leggen.

4.2.6

Ballonnen in en rondom het RAI-gebouw

Loslaten en uitdelen van helium gevulde ballonnen in Amsterdam en ook rondom het RAI-gebouw (in open lucht) is verboden, om eventueel losse ballonnen in het beschermingsgebied van de luchthaven Schiphol en milieuafval te voorkomen.

Ook uitdelen van helium gevulde ballonnen in het RAI-gebouw is verboden, om te voorkomen dat losse ballonnen het ventilatiesysteem of rookevacuatie-installatie blokkeren. Helium gasflessen zijn alleen in de hallen toegestaan tijdens het vullen en ballonnen dienen gevuld te worden door de RAI Voorkeursleverancier. Ballonnen op stok, gevuld met perslucht, verdienen ten allen tijde de voorkeur. Lege ballonnen dienen als afval aangeboden te worden om milieuvervuiling rondom de RAI te voorkomen.

Voor meer informatie wordt verwezen naar de bijlage 5: Handboek Permits.

4.3

Activiteiten die niet zijn toegestaan

4.3.1

Exposeren buiten standruimte

Het is verboden om goederen en/of reclamemiddelen van welke aard dan ook, buiten de ingenomen/ ter beschikking gestelde (stand)ruimte te plaatsen, aan te brengen of uit te reiken. RAI behoudt zich het recht voor om te allen tijde de goederen en/of reclamemiddelen te (doen) verwijderen.

4.3.2

Afbreuk doen aan evenement en overige hinder

Het is niet toegestaan activiteiten te ontplooien, waardoor naar het oordeel van RAI schade wordt veroorzaakt of afbreuk wordt gedaan aan het Evenement als zodanig, aan één of meer deelnemers, bezoekers of groepen daarvan, dan wel aan derden. Dit kan variëren van geur- of geluidsoverlast, belemmering van lichtval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm.

Bij eventuele hinder of overlast kan er op een correcte manier overlegd worden met de aangrenzende deelnemer, bij discussies kan er een beroep worden gedaan op de Event manager of de Beursorganisatie.

 

5 - Bouwwerken

Ieder gebouw heeft eigen kenmerken, mogelijkheden en beperkingen. Dit hoofdstuk geeft weer hoe Partijen en andere relevante (rechts)personen het Convention Centre kunnen gebruiken tijdens de huurtijd van het Evenement en welke voorschriften daarbij gelden.

5.1

Halindeling

Bij de inrichting en indeling van elke ruimte en hal dienen Partijen op aangeven van RAI Safety & Security rekening te houden met de veiligheid, zowel tijdens het evenement als tijdens de opbouw en afbraak van het evenement. Het gaat m.n. om de brandveiligheid, bouwveiligheid en de veiligheid voor de gebruikers en bezoekers:

  • ten behoeve van vluchtwegen dienen gangpaden een min. breedte van 3m te bevatten
  • geel gemarkeerde paden tijdens opbouw en afbraak dienen altijd vrijgehouden te worden van objecten
  • brandveiligheidsvoorzieningen, blusmiddelen en nooduitgangen dienen te allen tijde bereikbaar te blijven
  • publieke paden dienen vanwege brandweereisen altijd duidelijk herkenbaar zijn. In een gangpad tussen twee stands wordt om die reden in principe altijd tapijt van het evenement doorgelegd

RAI Safety & Security kan objecten, welke de algemene en publieke veiligheid in gevaar brengen, zonder opgaaf van redenen (laten) verplaatsen.

5.1.1

Bouwen binnen gebouwrestricties

Partijen dienen zich zelf goed te (laten) informeren over de gebouwrestricties van de RAI. Plattegronden met relevante restricties zijn door de RAI Accountmanager ter beschikking te stellen aan de Organisator.

5.2

(Veilige) standbouw

Er bestaan verschillende soorten standbouw, zoals modulaire standbouw, traditionele houtbouw, uniforme standbouw en vrije standbouw. Een beschrijving hiervan is op de RAI-website te vinden. Een Organisator bepaalt in overleg met de RAI, welke standbouw toegelaten wordt, en op welke locaties.

Van elke stand wordt verwacht, dat deze veilig is ten aanzien van constructieve veiligheid, gebruiksveiligheid, brandveiligheid en sociale veiligheid. Dit geldt voor de duur van het evenement en ook tijdens de opbouw en afbraak. Het bouwwerk dient voldoende sterkte en stabiliteit te hebben en ook bijzondere belastingen, welke worden verwacht tijdens een evenement, te weerstaan.

5.2.1

Constructie, montage (boren, schroeven, lijmen) en schilderen

Beschadigingen aan het RAI-gebouw moeten voorkomen worden. Van alle (stand) bouwwerken wordt geacht, dat deze zelfdragend en zelf-stabiliserend zijn, evt. met behulp van rigging-ondersteuning. Schades en/of gebreken, welke voortvloeien uit (stand)bouw en worden geconstateerd door RAI, zullen onverwijld doorbelast worden aan de betreffende Partij.

Het is verboden zaken aan onderdelen van het Convention Center te bevestigen d.m.v. boren, spijkers, schroeven, lijm of andere bevestigingsmaterialen/middelen. Ook het schilderen van vloeren of andere delen van het Convention Centre is niet toegestaan. Alleen met nadrukkelijke aantoonbare schriftelijke toestemming van geautoriseerd RAI-personeel is dit toegestaan.

Speciale aandacht wordt gevraagd voor Artikel 3.3.3 van dit Reglement: schadelijke en gevaarlijke stoffen en het milieu, waarin verwezen wordt naar het asbestprotocol.

Voor de veiligheid binnen en rondom een stand dienen Partijen rekening te houden met de veiligheid voor medewerkers en bezoekers. Hier zijn de algemene regels voor brand- en bouwveiligheid van toepassing (zie Artikel 3.1.1 van dit Reglement). RAI behoudt te allen tijde het algemeen toezicht, voor betreffende leverancier en contactpersoon, zie bijlage Contactgegevens.

5.2.2

Brandveiligheid, brandweervoorschriften en materiaalgebruik

Bouwmaterialen voor standbouw dienen bij voorkeur van gerecycled materiaal gemaakt te zijn, recyclebaar te zijn en retour genomen te worden na het evenement. Conform het Bouwbesluit dient gebruik van hoog brandbare materialen vermeden te worden en bouwmaterialen dienen zo veel als mogelijk geïmpregneerd te zijn met brandwerende middelen.

Een stand-constructie en constructie van evt. vloer, trap en hellingbaan dienen zodanig sterk zijn dat deze bij brand niet binnen korte tijdsduur instorten en aanwezige vluchtmogelijkheden door aanwezige personen kunnen worden gebruikt.

5.2.2.1

Doeken, waaronder ook plafonds met sprinklerdoek

Bij stands, welke onder sprinklers staan (hallen 4, 9 en 13) en de exposant een doek als plafond wenst, dient sprinklerdoek gebruikt te worden, welke geïmpregneerd is met brandwerende middelen.

5.3

Aanvullende standbouwregels per evenement

Bij sommige Evenementen bestaat de mogelijkheid dat deelnemers van de Huurder schriftelijke dispensatie krijgen om van standbouwregels af te wijken. De Huurder heeft de plicht zich op dit punt te laten informeren door RAI Organisor Services en vast te leggen in de deelnemersvoorwaarden. De deelnemer dient de Huurder van het Evenement vooraf te raadplegen of er van regels kan worden afgeweken.

5.3.1

Uniforme standbouw

De Huurder (Organisator van het Evenement) kan in de regel uniforme standbouw verzorgen of toestaan. Raadpleeg de organisatie voor meer informatie.

5.4

Hoge of afwijkende bouwconstructies

Standbouw hoger dan 2,5m kan van invloed zijn op de klimaatbeheersing van de ruimte en dient derhalve door de Huurder van het Evenement tijdig te worden afgestemd met RAI. Ook moet worden bekeken of deze hoge standbouw zal passen op de standlocatie en of de belangen van buren niet worden gehinderd. Bij de wens om hoger te bouwen dan 2,5m dient altijd een standontwerp ingezonden te worden naar de Organisatie. Bij grotere hoogten is goedkeuring nodig van standdesign@rai.nl.

Bij afwijkende constructies die een mogelijk gevaar met zich meebrengen, of in normale omstandigheden enkel betreden mogen worden door geïnstrueerde of hiervoor opgeleide personen, behoudt RAI zich het recht een onafhankelijke deskundige beoordeling uit te laten voeren (kosten voor de organiserende Partij) en Partijen evt. een vrijwaring te laten ondertekenen jegens RAI.

5.5

Dak- en vloerbelasting

Veel hallen van het Convention Centre bezitten een onderliggende ruimte en zijn beperkt met een max. vloerbelasting. Deze belasting is uitgewerkt in de bijlage 7: Vloerbelasting Convention Centre.

Het plaatsen van grote en/of zware goederen op stands is, ter voorkoming van overlast voor andere deelnemers, in de regel alleen mogelijk op de daarvoor, per Evenement vastgelegde, opbouw en inrichtingsdagen. Hierbij is puntbelasting is niet toegestaan, het gewicht dient gespreid te zijn.

  • Bij goederen of producten, welke groter dan de inbrengdeuren zijn, dient dit vooraf met RAI Technical Support (planningts@RAI.nl) besproken te worden.
  • Bij gebruik van het Convention Centre dient een Partij rekening te houden met de gebouwbelasting van zowel vloer als dak als plafond; door gebruik mogen de vastgestelde waarden niet worden overschreden. In dit Artikel is een onderverdeling gemaakt naar vloerbelasting en dak/plafondbelasting.

De toegestane belasting op de vloeren van het Convention Centre verschilt per type ruimte en is nader vastgelegd in bijlage Vloerbelasting Convention Centre.

5.5.1

Dak- en plafondbelasting, rigging

Het riggen en pre-riggen (rigging en pre-rigging: voorbereiding en realisatie van ophangpunten en hijswerkzaamheden bij beurzen en evenementen) aan het dak van het Convention Centre is door RAI, bij uitsluiting, opgedragen aan een Voorkeursleverancier.

De toegestane belasting van daken en plafonds van het Convention Centre verschilt per type ruimte en is te vinden in bijlage Rigging in de RAI - Richtlijnen voor riggers.

In bijzondere gevallen kan een derde toeleverancier (rigger) worden ingeschakeld in welk geval tijdelijke, schriftelijke, toestemming van RAI Technical Services is vereist. Een Partij dient, bij akkoord van RAI op gebruik van een andere leverancier, een riggingplan in te leveren bij RAI Organisor Services conform de Rigging richtlijnen (zie bijlage Rigging in de RAI - Richtlijnen voor riggers). Akkoord op het riggingplan wordt afgegeven door RAI Technical Services.

5.6

Vloerafwerking en oneffenheden

De vloeren van de hallen van het Convention Centre zijn afgewerkt met een asfalt laag van ca. 5cm. Door zettingsverschillen zijn de vloeren van het Europacomplex (hallen 1 t/m 7) niet geheel vlak.

  • Vloerbedekking in de hallen 1 t/m 12 mag met dubbelzijdige tape aangebracht worden op de stenen vloer.
  • De vloeren van de vergader- en congreszalen, lounges en foyers en het Elicium 1 en 2 van het Convention Centre zijn afgewerkt met vloerbedekking dan wel marmer of hardsteen. Voor bv. stands en gangpaden mag vloerbedekking niet rechtstreeks gefixeerd worden m.b.v. dubbelzijdig tape op de stenen vloer. Daarvoor dient eerst een verhoogde standvloer of rubberen ondervloer aangebracht te worden.
  • Voor gebruik van een speciale vloerbedekking (betontegels, zand, grind e.d.) is schriftelijke toestemming van RAI Event Management (eventmanagement@rai.nl) nodig. Vóórdat dergelijke materialen worden aangevoerd, dient een plastic afdekking op de vloer te worden aangebracht.

In de bijlage 7: Vloerbelasting Convention Centre wordt een overzicht geboden van de locaties en het soort vloerbedekking per locatie. Bij twijfel kan de afdeling RAI Event Management via eventmanagement@rai.nl worden geraadpleegd. Problemen tijdens de opbouw en/of inrichting direct melden bij de dienstdoende RAI Event Manager.

5.6.1

Verhoogde vloeren

Het gebruik van verhoogde vloeren wordt aangeraden bij stands met water- en persluchtleidingen en/of veel elektrische en/of ICT bedrading; de standbouwer kan hierbij adviseren.

De volgende richtlijnen gelden voor verhoogde standvloeren:

  • standvloeren dienen binnen de rooilijnen van de stand te worden gelegd;
  • de max. hoogte, gemeten vanuit de vloer van het gebouw t/m de bovenzijde van de verhoogde vloer, mag 12cm zijn;
  • de zijkanten moeten gesloten en op nette wijze afgewerkt zijn, scherpe kanten en hoeken moeten vermeden worden, evt. afwerken met afgeschuinde randen;
  • indien een standvloer een hoogteverschil van 22cm heeft, dienen hoofdtoegangslocaties van traptreden voorzien te zijn;
  • Bij een vloerhoogteverschil meer dan 60cm t.o.v. het gangpad is een trap noodzakelijk. De stand wordt dan gezien als podium en er geldt een toestemmingsplicht (zie bijlage Handboek Permits).

Om de toegankelijkheid voor rolwagens, kinderwagens, boodschappenkarretjes en ook bezoekers met een beperking (bezoekers met een handicap, zoals een rolstoel, rollator, slecht ter been en blinden of slechtzienden) tot een stand te verbeteren, zijn ondersteunende richtlijnen opgesteld, welke te vinden zijn in bijlage 8: Standtype en -richtlijnen.

5.7

(Stand)inrichting, tentoongestelde goederen

Standwanden mogen niet over de begrenzingslijn van de stand geplaatst worden. Vrije hangende plafonds (uitsluitend verbonden met de dakconstructie van het gebouw) zijn uitsluitend toegestaan na goedkeuring van standdesign en de aangewezen Rigging-installateur (bijlage Handboek Rigging in de RAI).

Tentoongestelde goederen mogen ook bij demonstraties, niet buiten de rooilijnen van de stand komen. Indien dat wel het geval is, dient de Organisator van het evenement goedkeuring hieraan gegeven te hebben en mogen andere exposanten hier geen (over)last van vinden. Delen die gevaar opleveren, zoals bewegende, scherpe en uitstekende delen, moeten doeltreffend worden afgeschermd en zware goederen moeten beveiligd zijn tegen (om)val gevaar.

5.8

Paviljoens/tenten buiten

Indien er overdekte uitbreiding nodig is op het terrein rondom het Convention Centre kunnen er paviljoens of tenten geplaatst worden; dit kan alleen geschieden na schriftelijk akkoord, aan te vragen bij de Accountmanager (van RAI) en onder, door Huurder aan te vragen en door RAI te verlenen 'toestemming voor het plaatsen van een object', zie ook Artikel 4.1 van dit Reglement en bijlage Handboek Permits.

 

6 - Regels tijdens de opbouw en afbraak

Dit hoofdstuk gaat in op de processen voor een effectieve opbouw en afbraak. Reeds bij de opbouw dient een exposant en standbouwer rekening te houden met de regels van de bouwwerken (zie Artikel 5 van dit Reglement). Met name de veiligheidsregels (zie Artikel 5.2) van dit Reglement worden hierbij benadrukt.

6.1

Logistiek

RAI maakt voor de beurslogistiek in en om het Convention Centre gebruik van een Voorkeursleverancier voor o.a. intern transport, bijzonder transport, laden en lossen, opslag en douanefaciliteiten. De gegevens van deze logistieke partner staan in dit overzicht vermeld.

Huurders kunnen de benodigde diensten van door RAI aangestelde toeleveranciers voor het Evenement bestellen via RAI Organisor Services. Standhouders kunnen hun bestellingen inzake diensten van door RAI aangestelde toeleveranciers op de stand of in de zalen van het Convention Centre, plaatsen in de Webshop. Bestellingen kunnen niet direct bij de RAI Voorkeursleverancier geplaatst worden.

In geval een Partij binnen het Convention Centre met een andere, dan de RAI Voorkeursleverancier wil werken, dient hiervoor tijdig, schriftelijk toestemming te worden gevraagd aan en verleend door RAI Organisor Services.

6.1.1

Laden en lossen

De standaard laad- en lostijden voor de RAI werkterrassen P5, P9, P10, incl. de parkeerlocaties P6, P8 zijn 7.00 - 23.00 uur. Om buurtoverlast te voorkomen wordt aanrijden P9/10 in de Wielingenstraat alleen vanaf 7.00 uur toegelaten.

Per Evenement zal RAI Traffic Management, indien noodzakelijk geacht, een specifiek verkeer- en parkeerplan opstellen in overleg met de Huurder. Tijdens evenementen waarbij veel opbouw-, inrichting/afbraakverkeer verwacht wordt, werkt RAI met een bufferterrein en max. laad/lostijden. Afhankelijk van het soort Evenement en de fase waarin een Evenement zich bevindt zijn er regelingen aangaande parkeren, bufferen (opstellen van vrachtverkeer) en laden/lossen.

Voertuigen die voor een opbouw, inrichting/afbraak naar het Convention Centre rijden dienen te allen tijde de bewegwijzering te volgen. In Artikel 3.2 van het Handboek Veilig Werken, wordt uitgebreid stilgestaan bij de maatregelen die van kracht zijn inzake laden en lossen.

Er wordt o.a. melding gemaakt van het volgende:

  • laden en lossen mag alleen op de werkterrassen en parkeerterreinen bij de daarvoor bestemde inbrengdeuren
  • nooddeuren moeten te allen tijde vrijgehouden worden
  • goederen mogen niet voor een nooddeur geplaatst worden
  • blusmiddelen moeten altijd bereikbaar blijven

De bestuurder van een voertuig tekent voor deze tijd. Wordt deze laad/lostijden overschreden, dan behoudt RAI zich het recht voor het voertuig weg te slepen op kosten van de bestuurder/eigenaar.

Tijdens de meeste evenementen is het mogelijk vrachtauto’s en bestelwagens op RAI-terreinen te parkeren. Voor deze dagen geldt een dagtarief.

Algemene ruimten in het Convention Centre dienen vrij gehouden te worden. Evt. kan in overleg met RAI bepaald worden dat een gedeelte tijdelijk gebruikt kan worden, waarbij de algemene ruimte haar functie kan blijven vervullen.

6.1.2

Parkeren op de werkterrassen

Parkeren op de werkterrassen, welke aansluiten op de hallen van het Convention Centre, is tijdens bepaalde beurzen mogelijk. Deze plaatsen zijn op de laatste beursdag (incl. afbraakavond) niet beschikbaar, omdat de werkterrassen dan gereserveerd zijn voor het grote vrachtverkeer voor stand afbraak. Als alternatief wordt men dan naar één van de garages of andere terreinen verwezen en kan gebruik worden gemaakt van de verkregen uitrijkaart.

Via de Webshop is tegen betaling een gereserveerde parkeerplaats te bestellen; de locatie wordt op de parkeerkaart aangegeven. Deze plaats is de laatste expositiedag op bepaalde terreinen niet beschikbaar voor de houder in verband met het opstellen van vracht- en bestelauto's voor de standafbraak. Als alternatief wordt men dan naar één van de garages of andere terreinen verwezen en kan gebruikgemaakt worden van de verkregen uitrijkaart.

6.1.3

Bufferterreinen

Tijdens drukke evenementen werkt RAI met een bufferterrein, waarbij voertuigen op een extern terrein worden geregistreerd en vervolgens op volgnummer naar de werkterrassen kunnen rijden. Houdt rekening met wachttijden, indien de werkterrassen vol zijn.

6.1.4

Binnenbrengen bijzondere, zware of grote goederen

Voor het transport van bijzondere, zware of grote objecten wordt verwezen naar de RAI Voorkeursleverancier op logistiek gebied. Deze heeft alle logistieke expertise om goederen op een veilige manier te transporteren. Bij grote en zware goederen moet rekening gehouden worden met de vloerbelasting van de hallen (zie Artikel 5.5 van dit Reglement).

6.2

Specialistisch werk door RAI Voorkeursleveranciers

Deze leveranciers zijn bekend met de locatie, processen en contactpersonen binnen de RAI.

6.2.1

Overige leveranciers

Met betrekking tot overige diensten kan een Partij naar eigen goeddunken toeleveranciers aanstellen. RAI kan op verzoek Voorkeursleveranciers aanbevelen, die veelvuldig werkzaamheden binnen het Convention Centre hebben vervuld, waardoor bekwaamheid kan worden gegarandeerd. Alle leveranciers dienen aan alle wettelijke en overige eisen te voldoen. Met het oogmerk op het veiligstellen van orde, veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu behoudt RAI zich het recht om onbekwame leveranciers de toegang tot het Convention Centre te weigeren.

6.3

Algemene opbouwregels

Deelnemers dienen zo tijdig mogelijk te beginnen met de opbouw en inrichting van de stand. Per Evenement zal de Huurder van het Evenement bepalen wanneer met opbouw en inrichting kan worden begonnen en wanneer deze dient te zijn beëindigd, bijvoorbeeld in relatie tot de schoonmaak bij oplevering van het Evenement.

De regels voor Veilig werken in de hallen en op het RAI-terrein zijn vastgelegd in de bijlage van het Handboek Veilig werken - RAI veiligheidsregels. Dit geldt ook voor de afbraak.

Met name voor de opbouw en afbraak gelden de milieurichtlijnen voor het gebruik van diesel-gedreven heftrucks en hoogwerkers (zie Artikel 3.3.3.1 van dit Reglement).

6.3.1

Eventuele vervroegde opbouw

Indien er mogelijkheden hiervoor aanwezig zijn, dient de Organisator dit tijdig te bespreken met RAI Organisor Services.

6.3.2

Niet rijden op tapijt

Bij exposities waar de gangpaden voor de opbouw, inrichting reeds belegd worden met vloertegels of andere vloerbedekking, is het niet mogelijk stand goederen en standbouwmaterialen in de hallen te lossen nadat de vloerbedekking is gelegd.

Het is aan te bevelen contact op te nemen met RAI Event Management, indien u materialen wilt inbrengen nadat de vloerbedekking is gelegd.

6.3.3

Goederenliften

Het is niet toegestaan personenliften, trappen en roltrappen voor vervoer van goederen te gebruiken. Hiervoor zijn speciale goederenliften beschikbaar.

6.3.4

Afval en vuilafvoer

Partijen dienen zich te houden aan de wet- en regelgeving m.b.t alle soorten afval. In het Handboek Veilig Werken - Artikel 7.6 en in dit Artikel wordt aandacht besteed aan regels, welke moeten worden gerespecteerd bij het afvoeren van de gebruikelijke afvalstoffen (zoals standbouwmateriaal, verpakkingsmateriaal en pallets) en bepaalde verontreinigde of gevaarlijke toxische stoffen (milieu- en brandweervoorschriften).

Partijen zijn verplicht om het afval, dat ontstaan is tijdens de opbouw-, inrichting- en afbraakperiode, gescheiden af te (laten) voeren. Indien u dit via RAI wenst te regelen, dient u hiervoor bij RAI Exhibitor Services extra afvalcontainers bij de stand te bestellen via de Webshop. U kunt ook op locatie 240l afvalzakken of 1000l knapzakken t.b.v. plastic afval bestellen; deze zijn bedoeld voor kleinere hoeveelheden afval.

Ter wille van een goede logistiek worden alleen RAI containers rond en in het gebouw toegelaten. Afvalzakken, die niet van RAI zijn betrokken, zullen niet door de RAI Voorkeursleverancier bij het schoonmaken meegenomen worden. Het afval, welke u op locatie achterlaat, zal op kosten van de Deelnemer worden afgevoerd.

Lege verfblikken, kwasten, kitspuiten en dergelijke dienen in de daarvoor bestemde rode zakken te worden gedeponeerd.

Tijdens een Evenement of beurs wordt (stand)afval uitsluitend afgevoerd mits dit in de bij RAI betrokken afvalzakken gedeponeerd is en dagelijks na sluitingstijd van het Evenement naast de stand wordt gezet;

U dient het afval gescheiden aan te bieden:

  • Gele zakken zijn voor exhibitors = restafval
  • Kliko’s op bestelling = glas en GFT afval
  • Containers op bestelling = restafval, hout, papier/karton

Afval, welke niet in bij RAI aangeschafte afvalzakken wordt aangeboden, wordt niet afgevoerd.

In Artikel 7.6 van het Handboek Veilig werken treft u meer details over vuilafvoer in het RAI Convention Centre.

6.3.5

Afvalwater lozen

Voor het lozen van afvalwater moet akkoord worden aangevraagd bij de Toeleverancier. Exhibitor Services kan hierover nadere informatie verstrekken. Belangrijk: als gevolg van de gemeentelijke verordeningen kan alleen zgn. sanitair afvalwater worden geloosd.

Iedere Partij dient iedere dag bij vertrek de sluitkranen van de waterleiding dicht te draaien. De daaropvolgende dag dient minimaal één (1) minuut te worden doorgespoeld.

Meer informatie vindt u in de Webshop.
Voor betreffende Toeleveranciers en contactpersonen, zie de bijlage Contactgegevens.

6.3.5.1

Afvoer chemisch en ander bijzonder afval

Voor het afvoeren van chemisch afval kunt u contact opnemen met Exhibitor Services. Gevaarlijk afval dient, na aanmelding bij de afdeling Milieubeheer (van RAI) en liefst in de originele verpakking en verplicht met productvermelding in de speciaal daarvoor bestemde afsluittonnen geplaatst te worden; het is verplicht om afval, ontstaan bij werkzaamheden, gescheiden af te voeren.

Het is ten strengste verboden om chemisch afval weg te gooien in de containers of in de vuilniszakken, dit dient aangemeld te worden bij RAI Safety & Security (safety@rai.nl). Containers noch zakken mogen chemisch afval bevatten!

Voor het omgaan met schadelijke en gevaarlijke stoffen wordt nogmaals verwezen naar Artikel 3.3.3 van dit Reglement.

6.4

Afbraak

  • Ontruiming van stands en afvoer van goederen uit het gebouw zijn mogelijk gedurende de, door de Huurder van het Evenement, aan de Deelnemers gepubliceerde afbraakperiode(n);
  • in de regel is na sluiting van het Evenement het eerste uur nodig voor het vrijmaken van de gangpaden en andere werkzaamheden ten behoeve van een snelle afvoer;
  • dozen en kisten kunnen pas in de gangpaden worden geplaatst nadat de vloerbedekking daar is weggehaald. Deelnemers in de buurt van goedereningangen kunnen worden verzocht de stands eerder te ontruimen, hetgeen dan door de Huurder van het Evenement is aangegeven;
  • de standruimte moet na de demontageperiode schoon en vrij van plakband worden opgeleverd. Goederen, standbouwmaterialen en afval die na de gepubliceerde afbraakperiode nog in het Convention Centre of op de terreinen aanwezig zijn, worden naar goeddunken van RAI, voor rekening en risico van de betreffende Partij verwijderd, opgeslagen en/of weggegooid;
  • Voor onverhoopt na de expositie op de halvloer achtergelaten plakband van tapijttegels e.d. ontvangt de Partij een rekening voor de kosten van het verwijderen;
  • stroomtoevoer naar de stands zal op de laatste evenementdag direct bij einde Evenement, om veiligheidsredenen, worden afgesloten. Houdt hier rekening mee inzake tijdig uitschakelen van apparatuur.

 

7 - Voorzieningen

7.1

Basisvoorzieningen: Electra, water, gas, internet

7.1.1

Elektra

Het aansluiten op het elektriciteitsnet van het Convention Centre is door RAI, bij uitsluiting, opgedragen aan een Voorkeursleverancier.

  • Eigen energieopwekking, zoals met generatoren, is niet toegestaan.
  • Alle installaties dienen te voldoen aan de voorschriften conform recente versies van NEN-1010, NEN-3140 en NEN-EN 50110. E-installaties dienen vooraf aan gebruik gekeurd te zijn door de RAI Voorkeursleverancier.

In de bijlage Elektravoorschriften zijn aanvullende voorwaarden opgenomen met betrekking tot ‘Elektra’. Deze zijn van toepassing op alle door de RAI Voorkeursleverancier ter beschikking gestelde elektra.

7.1.1.1

Iedere stand een eigen aansluiting

Een stroomtoevoerleiding dient per stand aangevraagd worden. Het is niet toegestaan om stroomtoevoerleidingen tussen stands te combineren.

7.1.1.2

Dag- en nachtstroom

RAI heeft een gescheiden dag- en nachtstroom aansluitingen om overbodig stroomverbruik buiten de openingstijden van een beurs te voorkomen en de veiligheid in het RAI-gebouw te waarborgen.

Dagstroom wordt kort openingstijd van het Evenement ingeschakeld en kort sluitingstijd weer uitgeschakeld. Voor consumentenevenementen is dat ca. 0,5 uur voor de opening en 0,5 uur na sluitingstijd van het evenement, voor vak-evenementen ca. 1 uur voor de opening en 1 uur na sluitingstijd van het evenement. Op de laatste Evenementsdag wordt de stroomtoevoer vanwege veiligheidsoverwegingen direct na de beurssluiting afgesloten (zie Artikel 6.4 van dit Reglement). Tijden van in- en uitschakelen kunnen tijdens de beurs in overleg met de Beursorganisator iets wijzigen.

Nachtstroom-aansluitingen zijn duidelijk herkenbaar. Voor bv. computer- en beveiligingsapparatuur, maar ook koelkasten, welke buiten de openingstijden stand-by moeten blijven, kan nachtstroom aangevraagd worden. Het nachtstroomtarief is lager dan van de dagstroom.

7.1.1.3

(Stand)verlichting

(Stand)verlichting mag uitsluitend op dagstroom worden aangesloten: een verkeerde aansluiting op het nachtstroomnet brengt grote risico's met zich mee.

7.1.1.4

Keuring van installaties

Keuring van installaties wordt standaard uitgevoerd door de Voorkeursleverancier. Indien de stand installatie niet voldoet aan de gestelde eisen zoals vermeld in de bijlage Elektravoorschriften, kan niet tot aansluiting op het elektriciteitsnet binnen het Convention Centre worden overgegaan. Herkeuring van installaties als gevolg van het niet voldoen aan de gestelde eisen én onderstaande algemene opmerkingen, wordt door de Toeleverancier afzonderlijk in rekening gebracht bij de betreffende Partij.

7.1.2

Open water, water aansluitingen en legionella-preventie

Tijdens Evenementen kan er uitsluitend gebruik gemaakt worden van water aan- en afvoer via de aanwezige infrastructuur in het RAI-gebouw, eigen watervoorzieningen zijn niet toegestaan.
Vanwege Legionella-preventie is het gebruik van open water op een stand is toestemming-plichtig.

Omdat veel wateraansluitingen vanuit de vloer komen, is het gebruik van een verhoogde standvloer aan te bevelen.

7.1.3

Gas, perslucht en rookgas aansluitingen

Het aansluiten op het gas- en persluchtnetwerk van het Convention Centre is door RAI, bij uitsluiting, opgedragen aan een Voorkeursleverancier. Deze aansluitingen kunnen maar op een beperkt aantal plekken geleverd worden in het Convention Centre.

Voor het gebruik van rookgasafvoerpijpen bestaan voorschriften van de Brandweer en RAI Technical Services. Voor betreffende Voorkeursleverancier en contactpersoon wordt verwezen naar de bijlage Contactgegevens. Aansluitingen kunnen aangevraagd worden in de Webshop van het evenement.

7.1.4

Internet en telefonie

In RAI Amsterdam is het mogelijk één of meer telefoonaansluiting(en) of kabel internet aansluiting(en) te laten plaatsen. De volgende diensten zijn mogelijk:

7.1.4.1

Telefonie

  • 'in-huis' draadloze/mobiele telefonie: Deze telefoniedienst biedt uitstuitend de mogelijkheid om RAI intern en binnen Nederland te bellen. Bellen buiten Nederland is niet mogelijk
  • 'vaste' lijnen; analoge faxlijn en analoge PIN-lijn zijn NIET leverbaar

7.1.4.2

Internet toegang en interne netwerkverbindingen

  • bedraad d.m.v. UTP-bekabeling of glasvezel in diverse bandbreedtes en met mogelijke specifieke configuraties, LAN verbindingen tot 1Gbit/s
  • draadloos d.m.v. WiFi:
    • Regular WiFi voor relatief lage wifi internet behoeften;
    • High Capacity WiFi voor relatief hoge WiFi-internetbehoeften

ICT- en telefoniediensten worden geleverd onder de volgende voorwaarden:

  • Het is de Deelnemer, Huurder, Toeleverancier of andere relevante (rechts)persoon niet toegestaan telefoon- en/of internet diensten te exploiteren, dan wel ter beschikking te stellen aan anderen, tenzij hierover met RAI, schriftelijk, een uitkoopregeling is getroffen.
  • Het is een Partij niet toegestaan eigen draadloze Accespoints toe te passen in verband met interferentie.

RAI behoudt zich het recht om ICT-aansluitingen aan te passen om een goede communicatie ten behoeve van (de veiligheid rondom) een evenement te garanderen. Daarbij zal ten allen tijde rekening gehouden met het algemeen belang en de belangen van alle gebruikers.

7.2

Audiovisuele apparatuur

Het aansluiten op de audiovisuele (AV) voorzieningen van RAI (o.a. speakersystemen) in de zalen van het Convention Centre is door RAI is uitsluitend voorbehouden aan een RAI-Voorkeursleverancier. Zelf, of door een eigen leverancier, laten aansluiten van (AV) voorzieningen is niet toegestaan.

Zie de bijlage Contactgegevens.

7.3

Catering

Voor de culinaire verzorging van recepties, lunches, diners en andere bijeenkomsten op stands, in de zalen of elders in en/of rondom het Convention Centre, staat RAI Food & Beverage gereed. Huurders dienen hun culinaire wensen van het Evenement aan de RAI Accountmanager kenbaar maken, bijzondere cateringwensen worden door de RAI Product manager uitgewerkt. Standhouders kunnen hun catering bestellingen op de stand of in de zalen van het Convention Centre, plaatsen in de Webshop.

Catering in en op het RAI-terrein is exclusief voorbehouden aan de RAI zelf en concessionaires, die een catering overeenkomst met de RAI hebben afgesloten. Speciale aanvragen, zoals catering-uitkoop of bijzondere catering-producten, worden door de RAI Product manager behandeld.

7.4

Parkeren

Aanwijzingen en instructies van geautoriseerd personeel van (RAI) Traffic Management dienen strikt te worden opgevolgd.

7.4.1

Betaald parkeren

Uitrijkaarten geven éénmalig recht op uitrijden. De RAI-parkeergarages hebben een uurtarief en een max. dagtarief. Deze worden aangegeven bij inrijden van de parkeergarages. Uitrijkaarten kunnen online via aangeschaft worden of bij de verkoopmachines in de parkeergarages van het Convention Centre. Meer hierover is te vinden op de RAI-website, details zijn te vinden in de Algemene bezoekersvoorwaarden, Artikel 7.

De openingstijd van parkeergarages en -terreinen is doorgaans van 7.00 - 23.00 uur. Uitrijden is vierentwintig (24) uur per dag mogelijk.

7.4.2

Parkeren op evenementdagen

Tijdens evenementdagen kan of zal (tegen betaling, dezelfde prijs als voor parkeren in of rond RAI), in een aantal gevallen geparkeerd worden op buitenterreinen. De bereikbaarheid van de buitenterreinen wordt d.m.v. bewegwijzering aangegeven. Gedurende de dag rijdt er een pendeldienst tussen de buitenterreinen en RAI.

Op www.rai.nl staat de meest recente informatie inzake parkeren tijdens Evenementen.

7.4.3

Parkeren buiten evenementdagen

Buiten evenementdagen is het t.b.v. werkzaamheden voor RAI mogelijk om tegen betaling te parkeren in de parkeergarages en op de parkeerplaatsen van RAI. De mogelijkheid tot parkeren geeft geen recht op een parkeerplaats in of rond het Convention Centre. Parkeren is alleen toegestaan in de daarvoor aangegeven parkeervakken.

7.4.4

Parkeerabonnementen

Abonnementhouders en houders van speciale kaarten kunnen hun auto tijdens exposities 's nachts laten overstaan zonder extra kosten, mits het abonnement c.q. de speciale kaart duidelijk zichtbaar in de auto is aangebracht achter de voorruit. Voor meer informatie wordt verwezen naar de algemene bezoekersvoorwaarden t.b.v. parkeerabonnementhouders.

Bestellingen kunnen alleen worden behandeld indien de bestelling via Exhibitor Services geschiedt in de Webshop, categorie 'Toegang en Parkeren'. Deze moet vóór het einde van de inzendingtermijn worden ingezonden.

Indien nog beschikbaar zijn er vanaf de eerste opbouw/inrichtingdag tegen contante betaling abonnementen verkrijgbaar aan de Services Management balies in het Convention Centre. Er zal geen restitutie voor betaalde abonnementen plaatsvinden.

7.4.4.1

Parkeerabonnementen voor standmedewerkers

Voor standmedewerkers is tegen gereduceerd tarief een beperkt aantal speciale parkeerabonnementen beschikbaar via bestelling en betaling in de Webshop. Deze parkeerabonnementen zijn in/op alle garages en terreinen van RAI geldig.

 

8 - Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)

RAI heeft Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) hoog in het vaandel staan. Van alle Partijen wordt verwacht dat zij bewust en verantwoord met de ecologische, sociale en economische impact van hun deelname aan een Evenement. Daarbij wordt verwacht, dat alle Partijen rekening houden met MVO-aspecten, zoals energie- en watergebruik, afvalbeperking en afvalscheiding, gebruik van duurzame materialen, beperken van overlast op de omgeving, en de impact van hun evenement.

RAI onderschrijft tevens de principes van de United Nations Global Compact (UNGC), waaronder de duurzame ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals, SDG’s) en respecteert de Universele verklaring voor de rechten van de mens. Meer informatie over de RAI duurzaamheidsinitiatieven zijn te vinden op onze website.

RAI Amsterdam heeft een Handboek Duurzaam Organiseren samengesteld, welke u kan ondersteunen bij het organiseren van een Duurzaam evenement. De RAI Accountmanager of MVO manager kan u meer informatie hierover verschaffen.

MTj/10072019