Heb jij ‘the talk’ al gehad met exposanten?

Elk evenement produceert afval. Vooral standbouw en standmateriaal is een flinke afvalpost. Voorkomen is lastig, gelukkig is scheiden en recyclen in hoge mate mogelijk. Dat vergt wel de medewerking van je exposanten en andere partners. We merken dat organisatoren het soms moeilijk vinden om dat gesprek aan te gaan. Toch is juist dat de eerste stap naar een duurzamer evenement.

Afval kost geld, zo simpel is het. Zoals elke venue, brengen we ook als RAI Amsterdam het geproduceerde afval in rekening: de vervuiler betaalt. Gescheiden afval is daarbij een stuk goedkoper dan ongescheiden afval. Schone afvalstromen zijn een bron van nieuw materiaal, dragen bij aan circulariteit en zijn daarmee minder belastend voor de planeet. Daarom stimuleren wij alle partijen waar we mee werken om afval zo veel mogelijk te scheiden. Veel organisatoren doen dat al. In totaal wordt 59% van het afval bij ons op locatie gescheiden. De overige 41% sorteert onze afvalpartner Renewi (voorheen Icova) later; 30% tot op materiaalniveau, 11% blijft over als grondstof voor verwarming. Dat zijn hoge percentages. Toch kan het altijd beter.

Opbouwen en afbouwen
Uit de opbouw en afbraak van stands komt zo’n 70% van het afval van een beurs voort. Pallets, houten stellages, standwanden, plastic, vloerbedekking, stof – het meeste blijft achter na een beurs. Wanneer je voorafgaand aan het evenement goede afspraken maakt met exposanten, kun je duurzamer werken en kosten beperken.

• Voorkom het afval: bespreek met exposanten de mogelijkheid om hun materialen weer mee te nemen; om te recyclen of voor hergebruik.
• Stimuleer afname van containers, bakken of zakken om het afval gescheiden in te zamelen. Wij bieden als RAI Amsterdam altijd zulke mogelijkheden aan. Ook tijdens de beurs kunnen we ter plekke (gescheiden) afvalbakken aanbieden.
• Communiceer je beleid en leg uit dat wie afval achterlaat, daarvoor wordt belast. Het differentiëren van kosten voor gescheiden en ongescheiden afval is bovendien een goede manier om partijen te stimuleren hun afval te scheiden.

Waarom vind je het moeilijk?
Dat klinkt allemaal logisch. Bij organisatoren die het zo aanpakken zien we dat het werkt. In het RAI Handboek Duurzaam Organiseren (p18) vind je daarvan verschillende voorbeelden. Waarom lukt het dan toch in veel gevallen niet? Ik merk vaak dat organisatoren het vervelend vinden om exposanten erop aan te spreken. Ze vrezen de relatie te schaden, willen niet ‘straffen’, of vertrouwen erop dat exposanten zelf de juiste beslissingen nemen. Maar hoe kunnen mensen het goede doen als je niet vertelt wat je verwacht? Je moet op zijn minst communiceren wat de opties zijn en welke kosten hieraan zijn verbonden. Bespreek van tevoren met de venue hoe je dit organiseert, hoe kosten kunnen worden doorbelast en wat je kunt doen als bepaalde partijen zich niet aan de afspraken houden.

Weet wat er speelt
Soms is het ook lastig, want wie moet je aanspreken als je bijvoorbeeld bij opbouw of afbouw ongewenste situaties ziet ontstaan? De standbemanning? De standbouwer? Weet je wat er tussen die partijen is afgesproken? Zulke discussies wil je niet. Gelukkig kun je ze voorkomen door vanaf dag 1 met alle partijen duidelijke afspraken te maken. Hoe doe je dat als organisator? Daarvoor gelden de 3 C’s: communiceren, controleren, continueren.

1. Communiceren 
   Begin tijdig. Dus niet in de laatste briefing, een week voor de opbouw, maar vanaf het allereerste begin. Laat exposanten weten dat er een beleid is om afval te scheiden, licht ze voor over de procedure en de kosten. Wees daar heel duidelijk in. Laat ze weten hoe ze afval kunnen aanbieden en wanneer. Help hen ook door een overzichtelijke set instructies te maken voor standbouwers en andere onderaannemers. Communiceer deze regels bovendien goed aan de onderaannemers die je zelf inhuurt, bijvoorbeeld voor stand/decor/podiumbouw, bewegwijzering of catering.
2. Controleren
   Ondanks de goede communicatie, kan het voorkomen dat exposanten of hun leveranciers de regels niet kennen of ze proberen te omzeilen om kosten te ontlopen. Controleer daarom ook op de vloer, vooral tijdens de op- en afbouw. Bij RAI Amsterdam zetten we daartoe milieucontroleurs in, die heel vriendelijk wijzen op de opties en alsnog containers, bakken of zakken aanbieden waar deze nodig blijken. Daar kan discussie over ontstaan. Het is in dat geval goed dat je als organisatie betrokken bent; stuur iemand met de milieucontroleur mee om uit te leggen dat dit het beleid van het evenement is en dat je het belangrijk vindt om duurzaam te werken. Duidelijkheid gaat voor alles.
3. Continueren
   Neem je al deze maatregelen tijdens een editie van je evenement, verwacht dan niet dat het de volgende keer wel los zal lopen. Mensen moeten zich bewust worden van de regels en bovendien zijn er bij elke editie weer nieuwe mensen betrokken. Blijf dus de regels herhalen, blijf controleren en breng kosten in rekening conform het principe ‘de vervuiler betaalt’. Dat is geen ‘bestraffen’, dat is een instrument dat ertoe bijdraagt dat iedereen afval beperkt en scheidt. En blijf benadrukken: we doen dit als evenement om bij te dragen aan een duurzame toekomst. Het helpt om de resultaten daarvan te communiceren. Rapporteer bijvoorbeeld wat de inzamelpercentages zijn en laat zien wat er gedaan wordt met die ingezamelde materialen.

We kijken al vooruit
Inzamelen en scheiden is mooi, maar we dromen bij de RAI al van volgende stappen. Vaak betekent recyclen nu dat iets een laagwaardiger materiaal wordt – van hout naar spaanplaat bijvoorbeeld. Samen met onze afvalpartner Renewi onderzoeken we mogelijkheden om materiaal te ‘upcyclen’; dat het een hoogwaardig materiaal wordt, dat wij of onze preferred suppliers weer als nieuw product afnemen. Denk aan textiel, dat omgezet wordt in vezels om nieuw textiel van te maken. Of papier/karton dat de grondstof vormt voor nieuwe hoogwaardige standwanden. Dat vergt een fijnmaziger manier van inzamelen; een reden te meer om gescheiden inzameling te blijven stimuleren.

Wat je vandaag al kunt doen
Bereid je als organisator in ieder geval voor. Bespreek met de venue in een vroeg stadium wat voor evenement je organiseert, welke afvalstromen je verwacht, en stel samen een afvalplan op. Communiceer goed aan partners en exposanten wat je van hen verwacht en help hen om dit ook te communiceren aan hun onderaannemers. In ons Handboek Duurzaam Organiseren vind je veel bruikbare tips voor duurzaam organiseren. De top tien tips voor minder afvalkosten staan op pagina 19. Ik wens je een duurzaam evenement!