Efficiënte én vriendelijke ontvangst met gezichtsherkenning

Als organisator ben je altijd op zoek naar manieren om de ontvangst van je gasten nog prettiger te laten verlopen. Een nieuwe techniek die daarbij kan helpen is gezichtsherkenning. Wij hebben hier de eerste live tests mee gedaan op de Horecava. De bevindingen zijn positief: gasten vinden het leuk en voelen zich meer welkom. Zou gezichtsherkenning wat kunnen zijn voor jouw evenement?

In januari 2019 pasten we gezichtsherkenning toe tijdens de Horecava, de grootste vakbeurs voor de horeca in Nederland. 1.250 bezoekers kozen ervoor om met behulp van gezichtsherkenning toegang te krijgen tot de beurs. Dat verliep zeer positief en gaf ons goede input om deze oplossing verder te verbeteren en vorm te geven, zowel voor onze eigen beurzen als voor evenementen van derden.

Een aanvulling, geen vervanging
De oplossing die wij testten kan toegevoegd worden aan elk bezoekersregistratiesysteem, daar hebben we bewust voor gekozen. Als je hier als organisator gebruik van wilt maken, kun je dus gewoon je eigen registratiesysteem meenemen en wij voegen hier de gezichtsherkenning aan toe. Dat werkt als volgt.

Bezoekers kunnen bij hun aanmelding een foto uploaden, die door het systeem direct wordt gedigitaliseerd in code.  Afhankelijk van de exacte invulling wordt de foto opgeslagen of vernietigd. Voor de Horecava werd de foto bewaard en gebruikt om te printen op de badge. Wanneer de bezoeker bij de entree arriveerde, werd zijn gezicht door een camera gescand, gedigitaliseerd, vergeleken met de code in het systeem en zo herkend. De bezoeker kon zijn identiteit bevestigen en het systeem printte zijn badge.

Voordelen voor bezoekers
Voor de bezoeker verloopt de binnenkomst zo een stuk relaxter. Die heeft geen aanmeldgegevens, papier, e-tickets, QR-codes, etc. meer nodig. Hij hoeft alleen zijn gezicht te laten zien, waarna hij zijn persoonlijke badge krijgt en kan doorlopen. De interactie met de hostesses is persoonlijker; zij zijn niet bezig met het controleren van aanmeldingen of het printen van badges, maar heten vooral de gasten welkom en maken hen wegwijs. Dit leidt tot een vriendelijker en persoonlijker ontvangst.

Voordelen voor organisatoren
De registratie verloopt sneller, efficiënter en klantvriendelijker. Wanneer een groot deel van de bezoekers op deze manier binnenkomt, zijn er mogelijk minder hostesses nodig, wat een besparing betekent op je organisatiekosten. De hostesses die aanwezig zijn, kunnen meer persoonlijke aandacht aan de bezoekers besteden.

Synergie met andere systemen
Door een foto van de persoon op de badge te printen, ontstaat een extra ondersteuning in badgefraudebestrijding; het voorkomt eventuele uitwisseling van badges. Bovendien houd je zo de verzamelde data zuiver, omdat je weet dat de persoon die de badge gebruikt ook de persoon is die zich heeft aangemeld.

Met dit systeem kun je bovendien gepersonaliseerde date op de badge printen. Hierdoor is het mogelijk bezoekers gerichte suggesties voor standbezoek te doen op basis van hun voorkeuren. Ook is het mogelijk om gedifferentieerde marketing te plegen, bijvoorbeeld door een bepaald logo alleen te plaatsen op de badges van bezoekers die binnen de doelgroep van die partner vallen. Deze ‘badgevertising’ is zowel voor de exposant als voor de bezoeker waardevol.

Resultaten pilot Horecava: het werkt
Wat vonden de Horecava-bezoekers er zelf van? Dat hebben we op verschillende manieren getoetst.

Via interactieve panelen (‘try-likes’) op de beurs konden de bezoekers aangeven wat ze vonden van de binnenkomst door middel van gezichtsherkenning. 92% gaf aan hierover enthousiast te zijn. Met een e-mailenquête achteraf vroegen we meer specifieke input. 80% van de gebruikers antwoordde tevreden tot zeer tevreden te zijn met deze nieuwe techniek. Men was vooral enthousiast over het gemak van het gebruik, de soepele binnenkomst en de persoonlijke ontvangst. En soms vinden mensen het gewoon leuk dat het iets nieuws is. Zoals een van de respondenten zei: ‘Je ziet dit soort dingen wel in films, maar het is leuk om in het echt te ervaren dat het gewoon werkt.’

Verbeterpunten
De verbeterpunten die uit deze pilot zijn voortgekomen, betreffen vooral de technische inrichting. Met name het uploaden van een foto bij aanmelding kan sneller en beter. Ook het feit dat de badge na het printen nog gescand moet worden, is een stap die we graag elimineren, zodat de hostesses zich helemaal op de ontvangst van de gasten kunnen concentreren. Zoals bij elke nieuwe techniek, loopt de ontwikkeling parallel aan de toepassing. Door hier nu al mee te werken, ontdekken we nieuwe mogelijkheden en vergroten we de kansen voor organisatoren om bezoekers een betere beleving te bieden en exposanten te helpen met gerichte marketing. Wil je weten wat gezichtsherkenning voor jou als organisator kan betekenen? Neem gerust contact op, we delen onze ervaringen graag.