Een duurzaam evenement stap voor stap

De verantwoordelijkheid voor onze planeet dragen we samen. Steeds meer bedrijven erkennen deze verantwoordelijkheid en zijn actief bezig met MVO. Ook in de evenementenbranche staat duurzaamheid op de agenda. Dat is niet alleen goed nieuws voor de planeet. De evenementen die actief met MVO bezig zijn creëren op lange termijn meer waarde voor zichzelf, hun klanten én de omgeving! Hoe pak je dat aan?

Evenementorganisatoren die actief met MVO bezig zijn maken het verschil. Door MVO een integraal onderdeel te maken van de organisatie van het evenement bereik je een grotere betrokkenheid van stakeholders, tevredener klanten, gemotiveerder personeel en imagowinst. Daarnaast zorgt MVO voor het behoud van je ‘licence to operate’. Evenementen worden immers georganiseerd voor de maatschappij. Het kan daarom niet zo zijn dat door het organiseren van evenementen, de maatschappij in welke vorm dan ook, schade wordt berokkend. Duurzame evenementen hebben de toekomst. Maar hoe organiseer je een duurzaam evenement?

Wat is de impact?
Allereerst is het belangrijk om stil te staan bij de impact die jouw evenement heeft. Die kan zowel positief als negatief zijn. Daar waar de grootste impact wordt gecreëerd, liggen de grootste uitdagingen en kansen. Inzicht hebben in de economische, ecologische en sociale impact van je evenement, helpt om focus aan te brengen in je duurzaamheidsactiviteiten. Een duurzaam evenement heeft bij voorkeur geen (tot zo min mogelijk) negatieve impact en zo veel mogelijk positieve impact.

Evenementen zijn in potentie bronnen van positieve impact! Door het samenbrengen van mensen, content en context dragen evenementen bij aan nieuwe ideeën en aan de ontwikkeling en groei van mensen en markten. Dit betekent dat evenementen ook in staat zijn duurzame groei en ontwikkeling te stimuleren, door de juiste community’s, duurzame content en context samen te brengen. In mijn volgende blog ga ik hier verder op in. In deze blog focus ik mij op het minimaliseren van de negatieve impact op ecologisch vlak. Bij de meeste evenementen liggen de grootste uitdagingen op het gebied van afval, energieverbruik en CO2-uitstoot.

Afvalstromen
Je kunt op verschillende manieren je afvalstromen verkleinen en verduurzamen. Dit begint met jezelf de vraag te stellen of sommige zaken wel echt nodig zijn en niet ook anders kunnen. Zo zijn we bijvoorbeeld in de evenementenbranche gewend geraakt aan het idee dat bezoekers de keuze moeten hebben tussen een grote diversiteit aan cateringproducten. Dit betekent dat je in overschot moet produceren om alle bezoekers een gelijke keuze te bieden. Wij hadden laatst een duurzame organisator in huis, die besloot het cateringaanbod te beperken tot een klein kwalitatief hoogwaardig assortiment. Het resultaat? Minder foodwaste en enthousiaste bezoekers! Kortom, denk na hoe je onnodig (potentieel) afval kunt voorkomen.

Afval beperken of verduurzamen begint bij het kiezen voor duurzame producten en diensten. Wellicht zijn er ook producten die je bij een volgende editie nog een keer kunt gebruiken, bijvoorbeeld door niet overal een eventdatum op te plaatsen.

Kies bij de zaken die je echt nodig hebt, zoveel mogelijk voor circulaire producten. Dit betekent dat ze na het evenement optimaal hergebruikt of gerecycled kunnen worden en dat bij productie en vervoer hernieuwbare energiebronnen zijn gebruikt.

Om te kunnen recyclen is het natuurlijk wel nodig dat het afval gescheiden kan worden ingezameld bij de locatie.

Beperk energiegebruik en CO2
Het energiegebruik en de CO2-uitstoot van een evenement, worden in belangrijke mate bepaald door de keuze van de locatie. Is de locatie goed te bereiken met bijvoorbeeld het openbaar vervoer? De treinen van de NS en het OV in Amsterdam rijden volledig op groene stroom.

Wekt de locatie daarnaast zelf stroom op met bijvoorbeeld zonnepanelen? Gebruiken ze groene stroom? Werken ze energiezuinig? Ga met de locatie in gesprek over hun energiesituatie en kies waar mogelijk voor de duurzame opties.

Om energieverbruik op je event te verlagen kies je voor energiezuinige producten en diensten. Een andere factor is sluipverbruik. We merken bij evenementen soms dat er materieel aan staat dat niet gebruikt wordt. Bijvoorbeeld roltrappen die onnodig aan staan bij op- en afbouw. Of apparatuur die ’s nachts aan staat en daardoor onnodig veel stroom verbruikt.

Daarnaast heb je nog diverse andere mogelijkheden om energieverbruik te beperken, bijvoorbeeld:

• speel met de bandbreedte van de temperatuur;
• zet de verwarming een graad lager, dat scheelt al veel;
• hanteer strikte op- en afbouwtijden; dit voorkomt onnodig stroomverbruik;
• maak slim gebruik van speeddeuren die automatisch tijdig dichtgaan.

Bied exposanten en bezoekers duurzame keuzes
Als organisator van een duurzaam evenement heb je ook een verantwoordelijkheid te vervullen richting exposanten en bezoekers. Inspireer en motiveer zowel exposanten als bezoekers om gebruik te maken van duurzame producten en diensten. Stimuleer bijvoorbeeld het gebruik van het openbaar vervoer en motiveer buitenlandse deelnemers om de CO2-uitstoot van hun vlucht te compenseren. De meeste luchtvaartmaatschappijen bieden deze mogelijkheid. Ook bij overnachtingen is milieuwinst te behalen. Wereldwijd bestaan er certificaten voor duurzaamheid van hotels, zoals Green Key of Green Globe. Je kunt hiermee rekening houden bij de selectie van de hotels die je deelnemers aanbiedt en hen voorlichten over de duurzaamheidscriteria.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Het belangrijkste bij alle duurzame keuzes en mogelijkheden voor deelnemers is: maak ze zichtbaar en communiceer de voordelen voor de deelnemers zelf en voor het milieu!

Betrek leveranciers, exposanten en bezoekers
Een duurzaam evenement zonder negatieve impact is circulair en klimaatneutraal. Dit voor elkaar krijgen, is een ontdekkingstocht naar nieuwe mogelijkheden en oplossingen. Het gaat om anders denken en het ter discussie stellen van de status quo. Jezelf en anderen de vraag durven stellen, kan het ook anders? Een ontdekkingstocht die je bij voorkeur samen onderneemt. Ga met locaties en toeleveranciers in gesprek over duurzame opties. Stimuleer exposanten en bezoekers om groene keuzes te maken door deze prominent aan te bieden. Meet de ecologische, sociale en economische winst en koppel dit terug; dat stimuleert enorm, zowel intern als extern.

Handboek
Wilt u zelf aan de slag met duurzaamheid op uw evenement? Raadpleeg dan gratis het RAI Amsterdam Handboek Duurzaam Organiseren »

De ontwikkelingen gaan snel en we blijven op zoek naar steeds nieuwe groenere oplossingen. Het handboek is dus een levend document, waarin je steeds weer wat nieuws vindt. Heb je vragen? Neem dan contact met mij op, ik denk graag met je mee over duurzame keuzes.

MVO-beleid RAI Amsterdam
Het MVO-beleid van de RAI heeft drie pijlers: People, Planet en Progress. We stimuleren de ontwikkeling, groei en inzetbaarheid van mensen. We streven ernaar om CO2-neutraal te opereren, daartoe gebruiken we o.a. zoveel mogelijk hernieuwbare energiebronnen, zoals zonne-energie (met bijna 8.000 m2 hebben we het grootste zonnedak van Amsterdam) en stadswarmte. We werken volgens het ‘Zero Waste’ principe. We willen een duurzame ontwikkeling van mensen en markten stimuleren door het creëren en faciliteren van waardevolle ontmoetingen. Alle MVO-maatregelen van de RAI vindt u op www.rai.nl/mvo.