Evenementen

Download PDF, 143kB »

RAI organiseert zelf evenementen of biedt onderdak aan beurzen of evenementen van andere organisaties. Als organisator, exposant, bezoeker of andere (zakelijke) relatie van RAI, verstrek je RAI persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het kopen van een toegangsticket voor een beurs, bij het parkeren van uw auto of bij het vragen van informatie. Daarnaast verzamelt RAI automatisch bepaalde informatie wanneer u onze websites of apps bezoekt. Tot slot ontvangen wij niet alleen gegevens via u, maar ook vanuit andere bronnen zoals via zakenpartners.

RAI verwerkt uw gegevens voor verschillende doeleinden. Uw persoonsgegevens kunnen op de volgende manieren worden gebruikt:

Online registratie/tickets
Wij verzamelen uw persoonsgegevens als u zich online als bezoeker of exposant voor een event registreert of een ticket koopt. Wij verzamelen uw naam, telefoonnummer, leeftijdscategorie, en e-mailadres om uw registratie te bevestigen en/of uw ticket te kunnen toesturen. RAI baseert zich bij deze verwerkingen op de wettelijke basis dat de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract. Als u vrijwillig aanvullende gegevens verstrekt, bijvoorbeeld over specifieke specialistische interesses, dan kunnen wij u gerichte informatie sturen, zelfs voorafgaand aan het evenement. Dit betekent dat u door deze gegevens in te voeren zelf beslist welke gegevens wij over u en uw bedrijf ontvangen. RAI baseert zich daarbij op zijn legitieme commerciële bedrijfsbelangen.

Cameratoezicht
In onze gebouwen en op ons terrein zijn beveiligingscamera’s aanwezig die naast beeld ook datum, tijdstip en plaats opslaan. We verwerken deze persoonsgegevens voor de beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen, voor de bescherming van de veiligheid van personen en voor het vastleggen en afhandelen van incidenten. RAI baseert zich bij de verwerking van deze persoonsgegevens op de wettelijke basis dat zij een gerechtvaardigd belang heeft.

Parkeren
Bij het parkeren van uw auto verwerken wij uw kenteken, het tijdstip in- en uitrijden, de wijze van betaling (contant of met pas) en de locatie van uw auto (parkeersectie). Parkeert u op basis van een parkeer abonnement, dan verwerken wij tevens uw (bedrijfs)naam, de naam van een contactpersoon, telefoonnummer (indien van toepassing), de financiële gegevens die noodzakelijk zijn voor de betaling en de abonnementsvorm. Tot slot verwerken wij uw kenteken, emailadres, (bedrijfs)naam en telefoonnummer als u online een parkeerkaart koopt.

We verwerken deze persoonsgegevens in de eerste plaats om uitvoering te geven aan de parkeerovereenkomst en u toegangsbevoegdheden toe te kennen door middels kentekenherkenning vast te stellen of u een abonnement heeft, dan wel het parkeertarief en de betaling vast te stellen. Daarnaast verwerkt RAI deze persoonsgegevens om u te kunnen contacteren over uw abonnement, calamiteiten, fout parkeren (inclusief het opleggen van een boete) en sluiting van de garage, om de tijdslimiet van de parkeervoorziening te waarborgen en ter verbetering van de logistieke planning en het parkeerproces binnen RAI. Voor abonneehouders worden de persoonsgegevens tevens verwerkt voor facturatie- en betalingsdoeleinden en ter afhandeling van betalingsgeschillen. RAI baseert zich bij de verwerking van deze persoonsgegevens op de wettelijke basis dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract, dan wel dat RAI een gerechtvaardigd belang heeft voor het uitvoeren van de dienst, ter preventie van fraude en voor het verbeteren van haar dienstverlening.

Routeplanner
We verzamelen uw adresgegevens als u gebruikt maakt van de routeplanner. We verwerken deze persoonsgegevens in de eerste plaats om uitvoering te geven aan uw verzoek. RAI baseert zich daarbij op de wettelijke basis dat de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract of quasi-contract. Daarnaast verwerken we deze persoonsgegevens bij het analyseren van de vervoersstromen. RAI baseert zich daarbij op het gerechtvaardigd belang om haar dienstverlening te verbeteren.

Badge scanning
Bij uw bezoek aan een van onze evenementen ontvangt u een badge. Deze badge bevat de door u bij uw registratie verstrekte gegevens. Uw badge fungeert als een elektronisch visitekaartje. Dit betekent dat u er voor kunt kiezen, maar geenszins verplicht bent, om uw badge door een exposant te laten scannen, waarna deze exposant u eenmalig kan benaderen met informatie over zijn producten of diensten. Het gaat hierbij om uw geslacht, naam en adresgegevens, geboortedatum (indien uitgevraagd en verstrekt, bijv. voor beurzen, producten of diensten die aan een leeftijdsgrens zijn gebonden of bedoeld zijn voor specifieke leeftijdsgroepen), bedrijfsnaam, bedrijfstype, functietype, aantal medewerkers, beslissingsbevoegdheid, (mobiel) telefoonnummer (indien uitgevraagd en verstrekt), opt-in informatie en e-mailadres.

RAI baseert zich bij de verwerking van deze persoonsgegevens op toestemming. Door het laten scannen van uw badge geeft u RAI toestemming om uw gegevens met de desbetreffende exposant te delen, en geeft u de desbetreffende exposant toestemming om u eenmalig te benaderen. Wij wijzen u erop dat de desbetreffende exposant gevestigd kan zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) dat mogelijk niet hetzelfde gegevensbeschermingsniveau als de EER kent. Voor meer informatie over de verwerking van uw gegevens door de desbetreffende exposant raden wij u aan het privacy statement van de desbetreffende exposant te raadplegen.

Matchmaking
Als u als exposant deelneemt aan een van onze evenementen of zich als bezoeker registreert voor een evenement, dan kunnen wij de door u in de registratie verstrekte gegevens gebruiken voor onze Matchmaking Tool om 1-op-1 vergaderingen te matchen en organiseren tussen exposanten en bezoekers tenzij u heeft aangegeven daartegen bezwaar te maken. RAI baseert zich daarbij op zijn legitieme commerciële bedrijfsbelangen.

Acties en prijsvragen
Als we acties of prijswedstrijden organiseren dan kunnen wij gegevens van jou verzamelen, zoals naam, contactgegevens, leeftijd, door jou gegenereerde content of andere persoonsgegevens die je aan ons verstrekt om aan de wedstrijd of het spel te kunnen deelnemen. De regels en informatie voor de betreffende actie of prijswedstrijd zal duidelijk worden vermeld. De verzamelde informatie wordt gebruikt voor het uitvoeren van de prijstrekking, spelletjes of wedstrijden waaraan u deelneemt, voor verificatie van de gebruikersidentiteit en om de winnaars te selecteren, te informeren en de prijs te overhandigen. RAI baseert zich hierbij op uitvoering van het contract.

Elektronische nieuwsbrieven
RAI maakt het bestellen van elektronische nieuwsbrieven over verschillende onderwerpen mogelijk. Hiervoor registreren we de e-mailadressen van die gebruikers die zich vrijwillig als abonnees registreren. RAI baseert zich daarbij op toestemming. Wij kunnen hierbij meten in hoeverre de nieuwsbrieven geopend worden. U kunt zich uitschrijven via de knop ‘afmelden’.” Een dergelijke intrekking heeft echter geen invloed op de legitimiteit van de verwerkingen vóór de datum waarop we uw afmelding hebben ontvangen. Het is mogelijk dat u verschillende marketing communicatie uitingen ontvangt. Wij melden u af voor de uiting waarvoor u zich afmeldt. Het is dus mogelijk dat u dan nog andere uitingen ontvangt totdat u zich daar ook voor afmeldt.

Marketing en sales
Wij gebruiken de gegevens die u vrijwillig aan ons hebt gegeven, bijvoorbeeld op het moment dat u zich bij ons registreerde, een online bestelling plaatste of een visitekaartje aan een van onze medewerkers heeft afgegeven, voor marketingdoeleinden. We houden u graag op de hoogte van nieuws, actuele evenementen, producten, diensten en buurtnieuws. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om leads te genereren, voor het uitveren van acquisitietrajecten, cross selling en up selling en voor het monitoren, verzamelen en opvolgen van leads.

Voor het versturen van marketing mailings en overige marketing en sales communicatie voor vergelijkbare producten en diensten aan bestaande relaties, zoals organisatoren, exposanten en bezoekers, baseert RAI zich op de wettelijke basis dat zij een gerechtvaardigd belang heeft. Voor het versturen van marketing mailings aan leads en prospects baseert RAI zich op toestemming. U kunt zich uitschrijven via de knop ‘afmelden’.” Een dergelijke intrekking heeft echter geen invloed op de legitimiteit van de verwerkingen vóór de datum waarop we uw afmelding hebben ontvangen. Het is mogelijk dat u verschillende marketing communicatie uitingen ontvangt. Wij melden u af voor de uiting waarvoor u zich afmeldt. Het is dus mogelijk dat u dan nog andere uitingen ontvangt totdat u zich daar ook voor afmeldt.

Uitvoering en afhandeling van overeenkomsten
RAI verwerkt uw gegevens als u een dienst en/of een product aan RAI levert (bijvoorbeeld als leverancier of samenwerkingspartner) of RAI een dienst en/of een product aan u levert (bijvoorbeeld als organisator of exposant). Het gaat hier om bedrijfsgegevens (zoals uw bedrijfsnaam, contactgegevens en creditcard- of bankgegevens) en persoonsgegevens van contactpersonen binnen uw bedrijf (zoals naam, contactgegevens, functie en geslacht).
RAI verwerkt deze gegevens voor het uitvoeren van de onderliggende overeenkomst, voor communicatie ten behoeve van deze overeenkomst en voor het verbeteren van onze dienstverlening. Daarnaast verwerkt RAI deze persoonsgegevens voor administratieve doeleinden, voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, voor facturatie- en betalingsdoeleinden, voor het afhandelen van (betalings)geschillen en voor het doen uitvoeren van een accountantscontrole. RAI baseert zich bij deze verwerkingen op de wettelijke basis dat de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst dan wel haar gerechtvaardigd belang om de service te kunnen verlenen en verbeteren.

Referenties
Wij kunnen uw gegevens verwerken als u een referentie wilt afgeven. Het betreft dan de bedrijfsnaam, de naam van een contactpersoon binnen uw bedrijf, de functie van de contactpersoon, de quote en eventueel een foto. RAI baseert zich bij de verwerking van deze gegevens op uw toestemming. U kunt zich hier te allen tijde voor afmelden door contact op te nemen met privacy@rai.nl. Een dergelijke intrekking heeft echter geen invloed op de legitimiteit van de verwerkingen vóór de datum waarop we uw afmelding hebben ontvangen.

(Markt)onderzoek en enquêtes
Soms vragen wij u om deel te nemen aan een evaluatie, enquête of klanttevredenheidsonderzoek. Wij verwerken in dat geval uw (bedrijfs)naam, contactgegevens en uw antwoorden op de enquête of onderzoeksvragen. RAI baseert zich daarbij op zijn legitieme commerciële bedrijfsbelangen om zijn diensten te verbeteren.

Analyse en rapportage
We gebruiken ook persoonsgegevens voor analytische doeleinden. Dit maakt deel uit van ons streven om onze diensten en de gebruikerservaringen te verbeteren. We streven ernaar om alleen gespeudonimiseerde gegevens te gebruiken voor deze analytische doeleinden. RAI baseert zich op de wettelijke basis dat zij een gerechtvaardigd commercieel bedrijfsbelang heeft.

Toegangs- en incidentenregistratie
Wij verzamelen uw persoonsgegevens als u toegang nodig heeft tot het gebouw van de RAI om de werkzaamheden uit te voeren waartoe u opdracht heeft gekregen van de RAI of van een van de organisatoren / exposanten van een beurs of evenement in de RAI. Wij registreren dan uw naam, bedrijfsnaam, bezoekdatum, locatie bezoek en uw emailadres. Als u prefferred supplier bent registreren wij tevens uw afdeling, datum aanvraag, einddatum, toegangsprofiel, vergunningen, certificaten, telefoonnummer, pasfoto, documentnummer, type document. We verwerken de persoonsgegevens voor het verlenen van en communicatie over toegang tot gebouwen of informatiesystemen, dan wel onderdelen daarvan. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens voor de beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen, voor de bescherming van de veiligheid van personen en voor het vastleggen en afhandelen van incidenten. RAI baseert zich bij de verwerking van deze persoonsgegevens op de wettelijke basis dat zij een gerechtvaardigd belang heeft.

PR en relatiebeheer
Van journalisten en zakelijke relaties verwerken wij de bedrijfsgegevens (zoals uw bedrijfsnaam en contactgegevens) en persoonsgegevens van contactpersonen binnen het bedrijf (zoals naam, contactgegevens, functie en geslacht). Wij ontvangen deze gegevens via persoonlijk contact of via onze persregistratie. We verwerken deze persoonsgegevens voor PR doeleinden, waaronder het versturen van persberichten, relatiebeheer (bijvoorbeeld om u uit te nodigen voor een event) en voor communicatiedoeleinden. RAI baseert zich bij de verwerking van deze persoonsgegevens op zijn legitieme commerciële bedrijfsbelangen en op de uitzondering van artikel 11.7 lid 2 Tw.

Klantenservice, meldingen en klachten
Wanneer u een online een melding maakt van een (technisch) probleem, online een klacht indient of contact opneemt met onze emergency en safety & security telefoonnummers, dan vragen wij u om uw naam en eventueel uw telefoonnummer door te geven. Verder verwerken wij de informatie over de behandeling van de melding of klacht, berichten en andere inhoud die u naar ons toestuurt in verband met de melding of klacht. Als u contact opneemt met onze emergency en safety en security telefoonnummers, dan is het mogelijk dat wij dit gesprek opnemen. We verwerken uw persoonsgegevens om uw melding of klacht af te handelen. RAI baseert zich daarbij op de wettelijke basis dat de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract of quasi-contract.

Juridische doeleinden
Tot slot moeten we in sommige gevallen uw gegevens gebruiken om juridische geschillen af te handelen en op te lossen, voor reglementair onderzoek en compliance, of om te voldoen aan de wettige verzoeken van de wetshandhavingsinstanties. RAI baseert zich hierbij op de naleving van wettelijke plichten, dan wel gerechtvaardigd belang.

Derden
Bij de uitvoering van haar diensten kan RAI uw persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen. Denk aan de partijen die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de evenementen van of in RAI, zoals exposanten, IT-leveranciers en leveranciers van overige diensten die worden aangeboden aan organisatoren, bezoekers en exposanten. Het kan ook zijn dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op de diensten van RAI.

RAI kan uw persoonsgegevens ook uitwisselen met (internationale, ook buiten de EU) samenwerkingspartners voor onze nationale en internationale beurzen. RAI en de samenwerkingspartner zijn dan op grond van artikel 26 AVG gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk. Wij verwijzen u in dat geval naar de privacyverklaring van beide partijen.

Als RAI uw persoonsgegevens deelt met derde partijen ten behoeve van hun eigen doeleinden, bijvoorbeeld (andere) exposanten of organisatoren, dan informeert zij u daarover en deelt zij uw persoonsgegevens alleen als u daar toestemming voor heeft gegeven. De uiteindelijke verwerking van uw persoonsgegevens door de ontvanger, zoals de betreffende exposant, valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de ontvanger. U kunt bij deze ontvangers van uw persoonsgegevens terecht voor nadere informatie over hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens.

Het kan ook voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. Zo kan de politie of de gemeente bijvoorbeeld gegevens bij ons opvragen.

LP/dec2019