De verborgen kracht van geslaagde evenementen

6 tips voor evenementenlogistiek die bezoekers en exposanten gelukkig maakt

Een evenement begint voor exposanten al bij de opbouw, en voor bezoekers bij de reis naar de locatie toe. Die eerste indruk zet de toon. Hoe goed die toon is, wordt voor 99% bepaald door goede logistiek. Als Manager Traffic Management bij RAI Amsterdam heb ik dagelijks te maken met intensieve logistieke stromen van enerzijds opbouw- en afbouwverkeer en anderzijds bezoekers. Hoe kun je als organisator met de venue samenwerken om die logistiek zo soepel mogelijk te laten verlopen zodat je bezoekers en exposanten de beste ervaring biedt?

Tip 1: Weet wat je kunt verwachten
Wanneer je uit eerdere edities een goede registratie hebt van bezoekersaantallen, verspreiding over de dag en het soort vervoer waarmee mensen komen, kun je je goed voorbereiden. Met zulke informatie bepalen wij vrij nauwkeurig welke parkeerterreinen en garages we moeten reserveren en op welke tijden we de grootste verkeersstromen verwachten. Voor zeer grote beurzen gebruiken we soms externe parkeerterreinen. Wanneer je dat goed voorbereidt en bezoekers duidelijk informeert, is het voor hen geen enkel probleem. 

TIP: Houd je bezoekersgegevens goed bij en deel ze met de venue, die daardoor de bezoekerslogistiek optimaal kan voorbereiden.

Tip 2: Vermijd de spits
Het is me een doorn in het oog dat de meeste beurzen beginnen tussen 09.00 en 10.00 en eindigen tussen 17.00 en 18.00 uur. Dan dwing je bezoekers bijna om in de spits te reizen. Je doet hen er een groot plezier mee om voor of na de verkeersdrukte te beginnen en te eindigen. Je kunt er zelfs je programma extra aantrekkelijk mee maken, bijvoorbeeld door eten te serveren om 18.00 uur, op een informele wijze die ook gelegenheid geeft tot netwerken. Door begin- en eindtijden buiten de spits te plannen, ontlast je het verkeer in en rond de stad. Maar de grootste winnaar is de bezoeker, die zonder stress aan de beursdag begint en na de spits fluitend naar huis, hotel of vliegveld reist.

TIP: Denk eens na over de mogelijkheden over begin- en eindtijden buiten de spits. Business breakfast? Zonsondergangsessie? Netwerkdiner?

Tip 3: Overleg over opbouw: logistieke logica
Het opbouwen en afbouwen van een beurs is een enorme logistieke operatie die flink wat regie vereist. We proberen leveringen waar mogelijk te spreiden en zorgen dat leveranciers zo dicht mogelijk bij de opbouwplek kunnen komen. Maar bij grote beurzen met meer dan 1.000 exposanten, zoals ISE, IBC of PLMA, kunnen simpelweg niet alle trucks tegelijk het terrein op. Door de inzet van een eigen bufferterrein aan de rand van de stad, benutten we de ruimte op de meest efficiënte manier. Vrachtwagens komen op het juiste moment (‘just in time’) naar de RAI en zijn zo snel mogelijk weer weg. Zo voorkomen we opstoppingen in de buurt en bevorderen we een snelle opbouw.

Als organisator kun je ook veel doen. Door samen met de locatie je beursplattegrond te beoordelen op de logistieke logica, kun je de opbouw en afbouw aanzienlijk vereenvoudigen. Het is bijvoorbeeld verstandig om grote en complexe stands niet bij de inbrengdeuren te plannen. Dat maakt de aanvoer van de hele hal efficiënter. Enkele organisatoren werken zelfs met een gefaseerde opbouw. Dan wordt de hal opgedeeld in verschillende secties met een eigen timeslot. In de nog lege delen kunnen de vrachtwagens naar binnen om zo dichtbij mogelijk te lossen. Dat is sneller, veiliger, geeft minder overlast voor de omgeving en is prettig voor de exposanten.

TIP: Betrek de venue wanneer je de beursplattegrond maakt en bepaal samen wat je kunt doen om de opbouw en afbouw door exposanten zo makkelijk mogelijk te maken.

Tip 4: Zorg samen voor een veilige situatie
Bij de opbouw en afbouw van een beurs is veiligheid natuurlijk van het grootste belang – daarom heeft elke locatie veiligheidsvoorschriften, ook de RAI. Daarnaast zijn er opties waardoor je als organisator zelf de opbouw veiliger kunt maken. Veel organisatoren verbieden tegenwoordig het met de hand lossen - met heftrucks is dat sneller en veiliger. Wij juichen dat uiteraard toe. Voor busjes hebben we een speciale parkeergarage: P4 heeft een hoogte van 2.70 m (normaal is 1.90). Daardoor kunnen deze veilig en comfortabel op het terrein parkeren. Een extra mogelijkheid is de piccoloservice die spullen vervoert van P4 naar de juiste plek in de beurshal.

TIP: Elke venue heeft mogelijkheden om de veiligheid te vergroten. Bespreek deze vooraf en zorg dat exposanten en hun leveranciers ervan op de hoogte zijn.

Tip 5: Maak gebruik van het OV
RAI Amsterdam is goed bereikbaar, ook met het openbaar vervoer. Binnen 10 minuten reis je met de trein van Schiphol naar Station RAI. Hoewel met name veel zakelijke bezoekers een voorkeur hebben voor de taxi, zijn er ook steeds meer bezoekers die het openbaar vervoer waarderen; het is duurzamer, het geeft meer voeling met de stad en in veel gevallen is het nog sneller ook. Wanneer in juli de Noord-Zuidlijn opent, wordt het helemaal gemakkelijk; dan kan elke bezoeker van de RAI in een paar minuten in de binnenstad staan.

TIP: Elk groot beursgebouw heeft OV-mogelijkheden. Stimuleer gasten om het OV te gebruiken door duidelijk aan te geven wat tijden, stations en tarieven zijn van en naar belangrijke locaties zoals luchthavens, stations en belangrijke hotels. Ieder publiek is anders, maar steeds meer bezoekers waarderen een duurzaam alternatief voor hun vervoer.

Tip 6: Kijk steeds vooruit
De wereld verandert en bij elk evenement willen we de logistiek nog beter organiseren. Bij de RAI werken we bijvoorbeeld samen met externe kennisinstituten zoals TU Delft en Nyrenrode. Tijdens een evenement zoals Intertraffic grijpen we de gelegenheid aan om experts uit te dagen met ons mee te denken. Zijn er nieuwe mogelijkheden die logischer, duurzamer of veiliger zijn? Wat te denken van taxidelen? Het maakt nogal uit of je 1.000 of 2.000 taxiritten hebt na afloop van een beurs. Vooral op het gebied van duurzaamheid is hier veel winst te behalen. We denken ook na over oplossingen om het laden en lossen van vrachtwagens efficiënter te laten verlopen, bijvoorbeeld met een centrale losplek en een lopende band. En mijn favoriet; hoe kunnen we met organisatoren samenwerken om de druk op de spits te verlichten?

TIP: Er zijn altijd mogelijkheden om de logistiek slimmer, sneller, veiliger en duurzamer te maken. Dat willen we ook; enerzijds om de stad te ontlasten, anderzijds om exposanten en bezoekers een nog betere ervaring te bieden. Daarin werken we graag samen met organisatoren. Dus heb je vragen of een goed idee? Laat het weten. We denken graag mee.