Hoe RAI Amsterdam de impact op de omgeving beperkt met de logistiek van evenementen

Het is nu eenmaal zo: evenementen brengen veel vervoersbewegingen met zich mee. Van mensen, maar ook van spullen. Bij de opbouw van een evenement rijden trucks en busjes af en aan met standmateriaal en andere goederen voor de exposanten. RAI Amsterdam wil zulke vervoersbewegingen beperken en vergroenen. Dat is beter voor de buurt en voor het milieu. Wim Braakman, Manager Traffic & Logistics, vertelt hoe we dat doen.

We zitten met de RAI op een prachtige locatie. We zitten dicht bij de binnenstad, vlak bij Schiphol en de snelweg. Via het openbaar vervoer zijn we op verschillende manieren bereikbaar. We zijn verknocht aan deze plek. Dat betekent dat we ook de verantwoordelijkheid hebben om er zo goed mogelijk mee om te gaan.

Logistiek van evenementen
Achter de schermen wordt daarom hard gewerkt aan een strategisch masterplan om in de komende jaren het terrein van de RAI zo duurzaam mogelijk in te richten en vervoersbewegingen te beperken. Dat vergezicht is echter niet van de ene op de andere dag werkelijkheid. In de tussentijd werken mensen dagelijks aan slimme oplossingen die de impact van het vervoer rondom evenementen zo laag mogelijk houden. Een belangrijk onderdeel daarvan is het transport dat gepaard gaat met de opbouw en afbouw van grote evenementen.

Spreiden
Begin 2022 introduceerden we het RAI Logistic Management System. Dit is een beproefd softwaresysteem dat bijvoorbeeld ook wordt gebruikt in de bouw en bij havens. Wij zetten deze software in om het vrachtverkeer van onze evenementen te spreiden. Normaal komen alle trucks voor de opbouw van een evenement tegelijkertijd in de ochtend en ontstaan er vaak wachttijden. We hebben voor grootschalige evenementen zelfs een bufferzone aan de rand van de stad, waar trucks wachten als het te druk is. Met het RAI LMS geven we nu slottijden uit aan de transporteurs. Niemand komt het terrein meer op zonder zo’n reservering. Op die manier spreiden we het verkeer en hoeven chauffeurs ook niet meer te wachten. Het geeft ons de mogelijkheid om onze traffic planning af te dwingen. We bepalen precies welke voertuigen op welke tijdstippen op welke plekken aankomen. Dat geeft rust, overzicht en minder overlast. Dat heeft nog veel meer voordelen. Het wordt namelijk ook aanzienlijk rustiger in en rond de evenementhallen tijdens de op- en afbouw. Dat is prettiger voor de organisatoren en de leveranciers, bovendien vergroot het de veiligheid. Tot slot hebben omwonenden aanzienlijk minder last van wachtende voertuigen.

Stroomlijnen
Om de buurt te ontlasten is nog een maatregel getroffen, die eenvoudig is maar toch veel effect heeft. Aan de noordkant van de RAI, waar woningen en RAI relatief dicht bij elkaar staan, reden vroeger trucks in en uit. Nu rijden ze daar alleen nog naar binnen, en rijden ze uit aan de oostkant, waar ze gemakkelijk weer de snelweg op kunnen. Dat lijkt een kleine ingreep, maar scheelt de helft van het verkeer voor de bewoners aan de noordkant.

Uit het zicht halen
Niet alle standbouw is zo groot dat er vrachtwagens voor nodig zijn. Veel exposanten komen met een busje met materialen. Ook daar is een oplossing voor. We leiden die busjes direct vanaf de snelweg aan de zuidkant naar onze parkeergarage die 2.70 m hoog is. Tijdens de opbouw en afbouw is het parkeren voor exposanten daar gratis en er zijn faciliteiten die uit- en inladen gemakkelijk makken. Vanuit deze parkeergarage kunnen de exposanten hun materialen binnendoor naar de verschillende hallen brengen. We hebben daar ook een porter service voor. Deze verkeersstroom blijft dus helemaal buiten het zicht, niemand heeft daar last van. Dit doen we al een paar jaar. Omdat het zo’n groot succes is, blijven we hierin investeren. Er komt nu bijvoorbeeld in deze parkeergarage een extra lift.

Clusteren
Vervoer kan ook beperkt worden door ladingen te clusteren. Want vaak zitten aanrijdende trucks niet vol. Zeker voor de ‘last mile’ naar de RAI kan het veel schelen om zulke leveringen te combineren. Daar experimenteren we nu mee, samen met onze logistieke partner DB Schenker. Dat deden we onder andere met METSTRADE in november 2022. DB Schenker had een terrein ingericht aan de rand van de stad om leveringen te verzamelen en over te slaan naar trucks die dan alles in keer bij ons aanleverden. We analyseren nu de data daarvan.

Beperken
Het beperken van materialen is uiteindelijk de optimale oplossing; wat je niet nodig hebt, hoef je ook niet te vervoeren. Daarom onderzoekt RAI Amsterdam een fundamenteel andere manier om standbouw te organiseren. Exposanten krijgen daarbij de mogelijkheid tot het gebruik van modulaire, duurzame standbouw die door RAI Amsterdam en verschillende partners wordt geleverd en opgebouwd. Dat kan gaan om eenvoudige stands, of premium stands. Door middel van projecties en verlichting zijn ze op een hoogwaardige manier te personaliseren. Het materiaal wordt in of dicht bij RAI Amsterdam opgeslagen en steeds hergebruikt. Het is voor organisatoren even wennen. Maar als ze zien wat er tegenwoordig mogelijk is, worden ze enthousiast. Het heeft alleen maar voordelen: je hoeft zelf niets te vervoeren of op te bouwen, je hoeft niet af te breken, het is goedkoper, duurzamer en het ziet er prachtig uit. Wat wil je nog meer? Vanuit mijn vak gezien is het vooral van belang dat je dan weer een flink aantal vervoersmiddelen van de weg haalt. Zo maken we steeds weer stappen vooruit.