5 Event trends: inzichten vanuit AI

Na een voorzichtig herstel in 2022 en met goede vooruitzichten voor de komende periode mag het hardop gezegd worden: evenementen zijn weer helemaal terug. En hoewel we in de afgelopen jaren – min of meer noodgedwongen – veel nadruk hebben gelegd op de online meetings en hybride formats, zijn we het over één ding eens: niets zo doeltreffend, handig en vooral ook gezellig als een fysiek evenement.

Inderdaad, gezellig. Als je kijkt naar wat we het meest hebben gemist in de afgelopen Covid-jaren, zijn het die toevallige ontmoetingen, dat goede gesprek waar opeens nog meer mensen bij komen staan, gewoon samen lachen, een goed verhaal. Relaties onderhouden en vriendschappen sluiten: een evenement als thuiskomen.
Dat is het algemene gevoel: we zijn weer thuis. Van een enerverende reis, dat is zeker. Een mooi moment voor onze Market Researcher Sanne Jolles om terug te blikken op de afgelopen periode en te kijken welke grote trends we zien die ons gaan helpen om evenementen – wederom – future proof te maken. Met in het achterhoofd de vele trendrapporten en “state of the industry” artikelen die in de afgelopen maanden zijn verschenen, en een beetje hulp van techniek. Techniek? Jazeker.

Nu bijna iedere organisatie schrijft dat AI (artificial intelligence) één van de grote trends is, ook in de evenementenindustrie, leek het me wel zo logisch om dan maar AI te vragen wat de trends zijn. Via ChatGPT van chat.openai.com. Ik stelde de vraag: “what are the trends in the meeting industry for 2023?”. Resultaat: een keurig geschreven artikel met eventtrends en daarbij de disclaimer dat informatie tot en met 2021 was verzameld. Een perfect uitgangspunt dus voor een rondje langs de velden. Waar kwamen we vandaan en wat zijn de nieuwe uitdagingen? Een blik op de toekomst op basis van AI:

“Continued shift towards virtual and hybrid events: The pandemic has accelerated the shift towards virtual and hybrid events, and it is likely that this trend will continue in 2023. Organizers are likely to explore more ways to create engaging and interactive virtual experiences and may find more ways to incorporate virtual and in-person elements into the same event”
De shift van fysiek naar digitaal en weer terug: we zijn er allemaal in meegegaan. Het mooie is dat we hebben gezien dat de 365 community die deels online en deels fysiek samenkomt, ook echt werkt. We denken steeds meer vanuit de ROI van bezoeker en exposant en geven platforms, events en beurzen op die manier vorm. De formats, waar we ons vrij strikt aan hielden, zijn niet meer heilig. En wie weet, komen er uiteindelijk nieuwe formats waarbij alle stakeholders aan de basis staan. Online, on site of allebei: we geven het samen vorm. In Metaverse? Dat zou zomaar kunnen.

“Increased use of technology: As technology continues to advance, events will likely become more immersive and interactive, with a greater use of VR, AR and other technologies to create unique and memorable experiences”
Inderdaad blijft eventtech altijd in beweging en volgen we daarin de algemene ontwikkelingen. Dus experimenteren we met mogelijkheden in Metaverse, contactloze diensten, gamificatie, apps, AI, engagement, real-time vertalingen, immersive experiences, data driven sessies – zowel vorm als inhoud wordt beter van het juiste gebruik van de juiste technologie op het juiste moment. En hier gaan we steeds beter op acteren: inzetten van technologie vanuit behoefte, en niet alleen omdat het kan. Overigens wordt wel steeds meer verwacht dat de evenementenlocatie alles kan faciliteren. Wat de keus ook is.

“Emphasis on sustainability: The industry is likely to continue to focus on sustainability and “green” practices, such as reducing waste, using renewable energy, and promoting environmentally-friendly event materials”
Duurzaamheid blijft in alle facetten terug te vinden, in de PPP van People, Planet en Profit. We kijken naar het klimaatneutraal of regeneratief organiseren van evenementen, denken na over duurzaam hergebruik van materialen en gebruiken lokale producten, zero waste. Maar we kijken ook naar diversiteit en inclusiviteit, zowel voor als achter de schermen. We creëren bewust een klimaat waarin iedereen zich veilig en thuis kan voelen. Hiermee werken we meteen aan de duurzaamheid van het evenement zelf: rijker, minder eenzijdig en voor iedereen.

“Personalization: As technology advances, event organizers will likely be able to personalize the event experience even more, tailoring the event to individual attendees' preferences and interests”
Als we aan iets gewend zijn geraakt tijdens Covid is het wel dat we onze tijd anders gingen inrichten. Werk en thuis was een “blended” ervaring. Even de was doen tussen meetings door gaf ook ruimte voor andere activiteiten. Vandaar dat evenementen meer aandacht hebben voor het persoonlijke: de mix van business en leisure, wellness en rustmomenten. Maar tegelijkertijd zien we bezoekers die zeer kritisch kijken naar de zaken waar ze wel en niet voor willen reizen en een persoonlijke event-agenda willen samenstellen. Op maat gemaakt, de persoonlijke customer journey.

“Flexibility and adaptability: The ongoing pandemic has shown that events can be unpredictable, and organizers will have to continue to be flexible and adaptable to changing circumstances”
Flexibiliteit blijft essentieel, zeker met de huidige uitdagingen in mensen en materiaal. Tegelijk kunnen we hier ook in innoveren: welke onderdelen van je evenement kunnen op een andere manier worden ingericht? Niet alleen van fysiek naar online, maar ook in uitvoering op de vloer, anders kijken naar bijvoorbeeld inrichting. Zien we de opkomst van DIY events? Plug & Play?

Ten slotte nog twee punten:
Ten eerste: als je via AI een algemene vraag stelt over eventtrends, krijg je uiteraard alleen een samenvatting van alles was er al is geschreven over eventtrends. Met andere woorden: als we het allemaal mis hebben, gaat AI ons niet terechtwijzen. En als we geen vraag stellen over politiek, inflatie, energietransitie... wordt dat ook niet meegenomen in het antwoord. Nog niet. Want met alle data die we zelf verzamelen tijdens evenementen én daarbuiten, kunnen we straks betere keuzes maken en duurzame veranderingen maken... die dan vanzelf weer in de trends terechtkomen.
Ten tweede: hoeveel we ook kunnen sturen op trends, verlies nooit uit het oog wat er speelt bij jouw eigen belangrijkste stakeholders. Een continu gesprek, luisteren naar elkaar en met elkaar bouwen aan een waardevolle en relevante community. Maak van je evenement een plek waar bezoeker en exposant iedere keer een beetje thuiskomen. Ongeacht welke trend dan ook.