accommodatiereglement
Inhoud
1 Inleiding
RAI Amsterdam B.V. (hierna: RAI) heeft dit accommodatiereglement (hierna: het Reglement) opgesteld om een helder overzicht te geven van de geldende regelgeving, die van toepassing is in en om het RAI Convention Centre (hierna: het Convention Centre).
Dit document en de BIJLAGEN zijn voor het laatst bijgewerkt op 1 augustus 2026 en vervangt het eerder op RAI.nl gepubliceerde document en BIJLAGEN.
In en om het Convention Centre moet worden voldaan aan:
- landelijke, regionale en lokale wet- en regelgeving; en
- aanvullende (gedrags-)regels voor het Convention Centre opgesteld door RAI.
Dit Reglement, inclusief bijlagen, biedt een volledig overzicht van de randvoorwaarden voor het veilig en conform wet- en regelgeving betreden en gebruiken van het Convention Centre en de omliggende gebieden van RAI.
1.1 Definities
De in dit Reglement gebruikte definities hebben in zowel enkelvoud als meervoud de hierna genoemde betekenis:
| Bezoeker | De natuurlijke of rechtspersoon die op de een of andere wijze, direct of indirect, als Bezoeker, Exposant, Organisator, Toe- of Voorkeurleverancier of anderszins een overeenkomst sluit met RAI of een Organisator met betrekking tot het bijwonen van een door RAI, ofeen Organisator in het Convention Centre georganiseerd Evenement. De natuurlijke of rechtspersoon die enig Evenement in het Convention Centre bijwoont, zonder dat de betrokkene direct of indirect een overeenkomst met RAI of een derde heeft gesloten. |
| Convention Centre | De (vergader- en congres) zalen, het RAI-theater, de (tentoonstellings)hallen, het Elicium, de lounges en of de foyers van het RAI Convention Centre, gelegen aan het Europaplein en de Wielingenstraat te Amsterdam, Nederland, alsmede de daarbij behorende ruimten als entrees, gangen, trappen, cafés en/of restaurants, parkeergarages en (buiten)terreinen. |
| Evenement | Ieder(e) beurs, congres, tentoonstelling, theaterproductie of ander Evenement dat plaatsvindt in het Convention Centre. |
| RAI Exhibition Services (RES) | De afdeling van RAI die verantwoordelijk is voor de levering en/of installatie van een product of dienst aan Partijen in het kader van Evenementen in het Convention Centre. |
| Exposant | Iedere natuurlijke of rechtspersoon die zich door middel van:
|
| Gemeente | De Gemeente Amsterdam. |
| Handboek Veilig Werken | Het handboek dat is opgesteld door de Safety & Security afdeling van RAI, en nadere informatie geeft over de regelgeving met betrekking tot veiligheid in en om het Convention Centre. |
| Huurder | Een (rechts)-persoon die een bedrijfsruimte huurt in de zin van boek 7 van het burgerlijk wetboek. |
| Organisator | Een (rechts)persoon die de huurovereenkomst met RAI sluit in het kader van een Evenement. |
| Parapluvergunning | Een door de Gemeente aan RAI verleende machtiging waarmee RAI toestemming kan verlenen voor Evenementen. |
| Partij | Iedere aannemer, Bezoeker, Exposant, Huurder, Organisator, Toe- of Voorkeurleveranciers en andere relevante (rechts)persoon. |
| RAI | RAI Amsterdam B.V., kantoorhoudende te Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ, geregistreerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 92449174. |
| Real Estate | Afdeling Real Estate van RAI is belast met de bouwkundige en technische dienstverlening, gericht op het RAI Convention Centre inclusief technische apparatuur, installaties. De afdeling voert de regie over nieuwbouw- en verbouwprojecten en installatie-vervangingsprojecten binnen RAI Amsterdam. Tevens verricht de afdeling de dagelijkse onderhouds- en beheertaken. |
| Reglement | Het Accommodatiereglement van RAI is opgesteld om een helder overzicht te geven van de regelgeving die van toepassing is in en om het Convention Centre om veilig en conform wet en regelgeving Evenementen bij RAI te organiseren of aan deel te nemen. |
| Rigging | Is het hangen van materialen aan de dakconstructie van RAI met behulp van veilige en goedgekeurde riggingmaterialen,zoals samengevat in een riggingplan en goedgekeurd door de afdeling Real Estate van RAI. |
| Toeleveranciers | De door RAI, Organisator, Exposant of anderen ingeschakelde leveranciers van producten en/of diensten ten behoeve van een Evenement of het Convention Centre, inclusief daarmee samenhangende activiteiten. |
| Voorkeursleveranciers | Een Toeleverancier waarvoor een verplichte afname geldt van bepaalde diensten of producten voor Partijen die Evenementen organiseren in het Convention Centre. |
| Webshop | De door RAI Exhibition Services (RES) op internet opgerichte virtuele 'winkel' voor het afnemen van bepaalde producten en/of diensten door Exposanten. Na inschrijving ontvangt Exposant de URL om in te loggen. |
1.2 Toepasselijkheid Reglement
De regels uit dit Reglement gelden voor iedereen die zich in het Convention Centre bevindt. Partijen zijn verplicht om medewerkers of andere (rechts-)personen onder hun verantwoordelijk goed te informeren over de toepasselijke regelgeving uit dit Reglement.
De meest recente versie van dit Reglement staat op de website van RAI en is van toepassing. In alle gevallen waarin het Reglement niet voorziet of onduidelijk is, beslist RAI. RAI behoudt zich het recht om, indien daartoe aanleiding bestaat, wijzigingen of aanvullingen door te voeren op dit Reglement.
Aan dit Reglement zijn BIJLAGEN gehecht. Deze maken integraal deel uit van het Reglement en bevatten een nadere uitwerking van hetgeen daarin is opgenomen. DE BIJLAGEN zijn via hyperlinks eenvoudig toegankelijk.
Het Reglement is tevens opgesteld in de Engelse taal. In geval van tegenstrijdigheden of onduidelijkheden zal de Nederlandse tekst van het Reglement leidend zijn. In alle gevallen is het Nederlands recht van toepassing.
1.3 Juridisch Kader
Het verblijf van eenieder in het Convention Centre is voor eigen rekening en risico van de betreffende Partij. RAI is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade en/of verlies van goederen, gereedschap of andere bezittingen. RAI is slechts aansprakelijk voor schade of letsel, voor zover dit het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van RAI en/of derden waarvoor zij verantwoordelijk is.
RAI is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het niet nakomen van enige overeenkomst, tenzij sprake is van opzet of roekeloosheid van RAI. Partijen dienen zich afdoende verzekerd te zijn en tijdig te beschikken over eventuele benodigde toestemmingen, vergunningen of ontheffingen en ter zake alle relevante wettelijke regelingen in acht te nemen.
De Algemene Bezoekersvoorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing op dit Reglement. Hetzelfde geldt, voor zover hiervan gebruikt wordt gemaakt, voor de Algemene Voorwaarden voor Parkeren.
Persoonsgegevens worden door RAI en eventuele derden verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor meer informatie verwijzen wij naar de Privacyverklaring.
2 Gedrag en toegang
In de BIJLAGE 1 'Gedragscode voor leveranciers', organisatoren en exposanten én BIJLAGE 1a. 'Toegangsregels RAI':
- Alcohol en rookwaren;
- Persoonlijke transportmiddelen en toegankelijkheid;
- (Huis)dieren;
- Toegangsregels;
- Openingstijden;
- Legitimering;
- Standaard (huur-)tijden;
- Reclame/media uitingen buiten de standruimte; en
- Afbreuk/hinder Evenement.
2.1 Werken in en om het Convention Centre
Iedereen dient zich, tijdens het werken in en om het Convention Centre, te houden aan richtlijnen die zijn opgenomen in BIJLAGE 2b 'Handboek Veilig werken RAI', BIJLAGE 1 'Gedragscode voor leveranciers, organisatoren en exposanten' én BIJLAGE 1a 'Toegangsregels RAI'. Partijen dienen zelf zorg te dragen voor goedgekeurde persoonlijke beschermingsmiddelen.
2.2 Werknemers van buiten de Europese Unie
Op basis van de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV)
Op basis van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) dienen personen die niet woonachtig zijn in een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland, te beschikken over een tewerkstellingsvergunning (TWV) of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) om werkzaamheden in het Convention Centre te mogen verrichten. Zonder een vergunning is het verrichten van arbeid niet toegestaan. Alle partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de WAV ten aanzien van hun personeel en eventuele hulppersonen. Iedere Partij is verplicht bij aanvang van de werkzaamheden een kopie van het identiteitsbewijs aan RAI te verstrekken van personen die beschikken over een TWV of GVVA.
Meer informatie over de Wet arbeid vreemdelingen is beschikbaar op de website van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Iedere Partij is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor correcte naleving van de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV) ten aanzien van zijn personeel en van personen, die op enige wijze in zijn opdracht werkzaam zijn. Iedere Partij verklaart dat hij de identiteit van zijn personeel en van personen, die voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn, heeft vastgesteld aan de hand van een origineel identiteitsdocument en een kopie daarvan in zijn administratie heeft opgenomen. Uitsluitend indien en voor zover is vereist op grond van de WAV zal RAI aan de hand van het ontvangen afschrift van het identiteitsbewijs controleren of:
- De betreffende persoon degene is aan wie het identiteitsbewijs toebehoort, en of het document geldig is; of
- De betreffende persoon in Nederland mag werken en of een eventueel vereiste tewerkstellingsvergunning beschikbaar is.
Als niet aan beide punten kan worden voldaan, mag de betreffende persoon geen werkzaamheden verrichten binnen het Convention Centre. De betreffende persoon krijgt - voor zover vereist - geen toegang tot het Convention Centre.
Als en voor zover dit is vereist op grond van de WAV, neemt RAI een kopie van het identiteitsbewijs op in haar administratie en zal deze na beëindiging van de werkzaamheden conform de richtlijnen van de AVG archiveren.
3. Veiligheid
Ter waarborging van de veiligheid in het Convention Centre dienen Partijen zich te houden aan de regelgeving zoals opgesteld in dit Accommodatiereglement, haar BIJLAGEN en onderstaande artikelen.
3.1 Brandveiligheid
RAI spant zich in voor een gastvrije en veilig Convention Centre RAI voor alle Partijen. Partijen hebben eigen verantwoordelijkheden voor eigen arbeidsomstandigheden (Arbo) en ook voor die van collega’s en overige personen, die zich in de directe nabijheid begeven of bevinden op de werkvloer, welke onder de autoriteit van de Partij valt.
Personen dienen gewezen te worden op eventuele gevaarlijke omstandigheden en op het belang van het naleven van procedures, voorschriften, aanwijzingen en instructies. De BIJLAGE 2a 'Brandveiligheidsvoorschriften RAI' geeft inzicht in de eisen die van toepassing zijn op het borgen van de brandveiligheid bij beurzen en Evenementen in het RAI Convention Centre. Partijen dienen deze voorschriften actief toe te passen.
3.2 Handboek veilig werken
Specifieke voorschriften in BIJLAGE 2b 'Handboek Veilig werken RAI' hierbij valt onder meer te denken aan het bedrijfsnoodplan, persoonlijke beschermingsmiddelen, op- en afbouw, standbouw, transportmiddelen en gevaarlijke stoffen.
Voor gevaarlijke stoffen gelden aanvullende voorschriften. Het beleid van RAI is dat geen producten mogen worden gebruikt die zijn voorzien van het GHS08 symbool. Voor producten met het GHS08 symbool moet een alternatief worden gezocht, dat ter goedkeuring aan de ARBO Coördinator van RAI Real Estate (realestate@rai.nl) moet worden aangeboden.
3.3 Arbeidsomstandigheden
Partijen hebben eigen verantwoordelijkheden op het gebied van arbeidsomstandigheden (Arbo), zowel voor zichzelf als voor personeel dat onder leiding en toezicht van Partijen valt, voor collega’s en overige personen die zich op de werkvloer bevinden. Meer informatie over arbeidsomstandigheden zijn te vinden in BIJLAGE 2b 'Handboek Veilig werken RAI'.
3.4 Calamiteiten
In geval van calamiteiten dient direct te worden gebeld met telefoonnummer 020 549 12 34, onder opgave van plaats en aard van de calamiteit. Meer informatie rondom calamiteiten is te vinden in de BIJLAGE 2b 'Handboek Veilig werken RAI'.
3.5 Beveiliging
Safety & Security Management van RAI draagt zorg voor de veiligheid en beveiliging van het gehele RAI-complex.
Alle Evenementen ondergaan een security scan onder de voorschriften uit BIJLAGE 2b 'Handboek Veilig werken RAI':
- RAI beschikt over een eigen beveiliging;
- RAI houdt toezicht in het Convention Centre door middel van camera’s, in overeenstemming met het RAI Privacyverklaring ‘cameratoezicht’
- Op verzoek kan standbewaking ingehuurd worden (ook voor de avond en nacht), meer informatie kan opgevraagd worden bij securitymanagement@rai.nl.
4 Permits and Permissions
RAI is door middel van de Parapluvergunning vanuit de Gemeente gemachtigd toestemming te verlenen voor beurzen, congressen, theatervoorstellingen en sommige vergunningsplichtige activiteiten die plaatsvinden tijdens deze Evenementen. Slechts in bijzondere gevallen dient door Partijen een evenementenvergunning bij de Gemeente te worden aangevraagd. De Permits Desk adviseert Partijen welke toestemming benodigd is voor de beoogde activiteit. Neem bij twijfel over een toestemming altijd contact op met: permits@rai.nl.
4.1 Evenementenvergunning
Een Evenementenvergunning is vereist indien de beoogde activiteit geen beurs, congres of theatervoorstelling is of een activiteit aangemerkt is als hoog-risico activiteit.
4.2 Toestemmingen onder de Parapluvergunning
De onderstaande onderwerpen vallen onder de Parapluvergunning en zijn terug te vinden in BIJLAGE 3a 'Handboek Toestemmingen RAI':
- Flyeren;
- Samplen;
- Plakken en kladden;
- Plaatsen van objecten;
- Standplaatsen;
- Collectes;
- Onversterkte muziek buiten en draaiorgel;
- Loterijen; en
- Etagestands, podia en tribunes.
4.3 Overige Toestemmingen
4.3.1 Toestemmingen anders dan Parapluvergunning RAIToestemmingen, anders dan op grond van de Parapluvergunning, zijn ook te vinden in BIJLAGE 3a 'Handboek Toestemmingen RAI'. Voorbeelden van dergelijke toestemmingen zijn:
| |
4.3.2 Toestemmingen, werktoestemmingOm in kaart te brengen welke risico’s bepaalde werkzaamheden aan het RAI Convention Centre met zich meebrengen is het verplicht deze werkzaamheden -op of aan het RAI Convention Centre- te melden bij RAI. Het gaat om werkzaamheden die:
|
4.4 Drones
In Nederland is beroepsmatig vliegen met drones -lichte onbemande luchtvaartuigen- die worden aangeduid met de afkorting UAS (Unmanned Aircraft System) of RPAS (Remotely Piloted Aircraft System), bij wet geregeld. In BIJLAGE 3b 'Regelgeving drones RAI' staat een uitgebreide informatie over inzetten van drones, in en buiten het Convention Centre.
4.5 Paviljoen (tijdelijk accommodatie)
Indien er overdekte uitbreiding nodig is op het terrein rondom het Convention Centre kunnen er paviljoens of tenten geplaatst worden; dit kan alleen geschieden na schriftelijk akkoord, aan te vragen via de Account Manager van RAI en er is vergunning nodig voor 'toestemming voor het plaatsen van een object', zie BIJLAGE 3a 'Handboek Toestemmingen RAI'.
5. Technische regelgeving, -restricties, -belasting en -voorzieningen. Bouwen binnen gebouwrestricties
Partijen dienen zichzelf goed te (laten) informeren over de gebouwrestricties en technische regelgeving van de RAI. Plattegronden met relevante restricties worden door de RAI Account Manager ter beschikking gesteld aan de Organisator. Bij de inrichting en indeling van elke ruimte en hal dienen Partijen op aangeven van RAI Safety & Security rekening te houden met de veiligheid, zowel tijdens het Evenement als tijdens de opbouw en afbraak van het Evenement. RAI Safety & Security kan objecten, welke de algemene en publieke veiligheid in gevaar brengen, zonder opgaaf van redenen (laten) verplaatsen.
Specifieke regels over technische regelgeving, vindt u in de diverse BIJLAGEN, denk daarbij aan:
5.1 Gebouwrestricties
Voor de veiligheid binnen en rondom een stand dienen Partijen rekening te houden met de veiligheid van alle aanwezige personen in het Convention Centre. Het Convention Centre kent een aantal gebouw restricties, deze zijn op RAI-basis locatieplattegronden en ter plaatse op de vloer aangegeven en dienen opgevolgd te worden. De algemene regels voor brand- en bouwveiligheid zijn te vinden in de BIJLAGEN:
-
Veiligheid:
- BIJLAGE 2a Brandveiligheidsvoorschriften RAI;
- BIJLAGE 2b Handboek Veilig werken RAI; Technische regelgeving:
- BIJLAGE 4d Vloerbelastingen RAI;
- BIJLAGE 4f Richtlijnen voor (stand)bouw RAI.
RAI behoudt te allen tijde het algemeen toezicht.
5.2 Geen bevestiging aan de constructie
Beschadigingen aan het RAI-gebouw moeten voorkomen worden, de (stand)constructies dienen zelfdragend en zelf-stabiliserend zijn, evt. met behulp van rigging-ondersteuning. Het is niet toegestaan zaken aan onderdelen van het Convention Center te bevestigen d.m.v. boren, spijkers, schroeven, lijm of andere bevestigingsmaterialen/middelen. Ook het schilderen van vloeren of andere delen van het Convention Centre is niet toegestaan.
Schades en/of gebreken, welke voortvloeien uit (stand)bouw en worden geconstateerd door RAI, zullen onverwijld doorbelast worden aan de betreffende Partij. Uitgebreide informatie vindt u in BIJLAGE 4f 'Richtlijnen voor (stand)bouw RAI'.
5.3 Technische regelgeving water-, perslucht-, gas- en rookgas aansluitingen
RAI Voorkeursleverancier (bij vaststelling van dit Accommodatiereglement, MTD) is bij uitsluiting bevoegd als leverancier om op te treden ter zake het realiseren van wateraansluitingen en -afvoer, gas- en persluchtaansluitingen en rookgasafvoerpijp aansluitingen ten behoeve van stands. Deze aansluitingen kunnen maar op een beperkt aantal plekken geleverd worden in het Convention Centre.
Wateraansluitingen en -afvoer, gas- en persluchtaansluitingen en rookgasafvoerpijp aansluitingen kunnen aangevraagd worden in de RAI Webshop van het Evenement.
Vanwege Legionella-preventie is het gebruik van open water op een stand is toestemming-plichtig, zie BIJLAGE 3a 'Handboek Toestemmingen RAI'. Tijdens Evenementen kan er uitsluitend gebruik gemaakt worden van water aan- en afvoer via de aanwezige infrastructuur in het RAI-gebouw, eigen watervoorzieningen zijn niet toegestaan. Omdat veel wateraansluitingen en -afvoeren vanuit de vloer komen, is het gebruik van een verhoogde standvloer sterk aan te bevelen.
5.4 Elektra voorschriften en accu’s
5.5 Vloerbelasting
Bij gebruik van het Convention Centre dient een Partij rekening te houden met de gebouwbelasting van de vloer, door gebruik mogen de vastgestelde waarden niet worden overschreden. Tabellen met de waardes van maximale vloerbelasting in en rondom het Convention Centre vindt u in BIJLAGE 4d 'Vloerbelastingen RAI'. Hierin staan ook de aanvullende regelgeving voor belasting van de marmeren vloer in het RAI Convention Centre.
In BIJLAGE 4g 'Verticaal transport RAI' staat specifieke informatie over het verplaatsen van materialen tussen etages.
5.6 Rigging voorschriften
Bij gebruik van het Convention Centre dient een Partij rekening te houden met de gewichtsbelasting van het plafond en het dak, door gebruik mogen de vastgestelde waarden niet worden overschreden Voorkeursleverancier (bij vaststelling van dit Accommodatiereglement, Mansveld Expotech Rigging) is bij uitsluiting bevoegd als leverancier om op te treden ter zake het voorbereiden, realiseren van ophangpunten en hijswerkzaamheden ten behoeve van truss- en rigging systemen in het Convention Centre.
Indien het systeem dat gehesen moet worden niet voldoet aan de gestelde eisen, kan RAI of Leverancier het werk stilleggen. Om zaken aan het plafond en/of dak van het Convention Centre te mogen hangen, moet worden voldaan aan de voorschriften zoals is opgenomen in BIJLAGE 4e 'Handboek rigging in de RAI'. Hier vindt u ook de toegestane belasting van daken en plafonds van het Convention Centre, deze verschilt per type ruimte.
Indien met toestemming van RAI derden de rigging uitvoeren, zal een Voorkeursleverancier te allen tijde de gewenste ophangpunten verzorgen. In bijzondere gevallen kan een derde Toeleverancier ("Rigger”) worden ingeschakeld in welk geval tijdelijke, schriftelijke, toestemming van RAI Real Estate is vereist. De Partij dient, een rigging plan in te leveren bij RAI Organiser Services conform de rigging richtlijnen beschreven in BIJLAGE 4e 'Handboek rigging in de RAI':
- Uiterlijk 28 dagen (4 weken) vóór de eerste dag van het betreffende Evenement, deze wordt ter controle gedeeld met Voorkeursleverancier Haskoning;
- U ontvangt uiterlijk binnen 5 werkdagen een officiële reactie van de RAI, waarna eventuele aanpassingen gemaakt kunnen worden;
- Twee (2) weken voor aanvang van het Evenement of beurs moet er een definitieve versie overeengekomen zijn. Akkoord op het rigging plan wordt afgegeven door Haskoning in samenwerking met RAI Real Estate;
5.7 (Veilige) standbouw
Standbouw vindt in alle gevallen plaats onder de verantwoordelijkheid van de Organisator of Exposant. De standbouwer dient zich te houden aan de regels van dit Reglement en adviezen in BIJLAGE 4f 'Richtlijnen voor (stand-)bouw RAI'. Bij sommige Evenementen bestaat de mogelijkheid dat Exposanten van de Organisator of RAI, schriftelijke toestemming krijgen om van standbouwregels af te wijken. De Organisator heeft de plicht zich op dit punt te laten informeren door RAI Organiser Services en vast te leggen in de eigen deelnemersvoorwaarden. Een Organisator kan uniforme standbouw, modulaire of vrije standbouw toestaan, de afdeling RAI Exhibition Services (RES) kan hierin advies geven.
6. Logistiek en parkeren
6.1 Parkeren van auto’s en kleine bestelwagens
Het is voor eenieder mogelijk te parkeren in de parkeergarages en op de parkeerterreinen van RAI. De mogelijkheid tot parkeren geeft geen recht op een parkeerplaats in of rond het Convention Centre. Parkeren is alleen toegestaan in de daarvoor aangegeven parkeervakken.
De RAI-parkeergarages hebben een uurtarief en een max. dagtarief. Deze worden aangegeven bij inrijden van de parkeergarages. Uitrijkaarten kunnen online via Eenvoudig parkeren bij RAI Amsterdam worden of bij de verkoopmachines in de parkeergarages van het Convention Centre.
De openingstijd van parkeergarages en -terreinen is doorgaans van 7.00 - 23.00 uur. Uitrijden is vierentwintig (24) uur per dag mogelijk.
De Algemene Voorwaarden voor Parkeren (Joyce https://www.rai.nl/voorwaarden-en-reglementen/algemene-voorwaarden-voor-parkeren zijn van toepassing op auto’s en kleine bestelwagens welke in de parkeergarages of -terreinen van het Convention Centre worden geparkeerd, specifieke informatie over parkeren bij RAI zijn in deze voorwaarden te vinden zoals parkeren op RAI parkeerterrein en de auto ’s nachts laten overstaan.
In BIJLAGE 5b 'Plattegronden RAI' staan de garages en de entree’s van het Convention Centre aangegeven.
6.2 Logistieke regels
Voor laden en lossen van goederen ten behoeve van Evenementen, leveranties en andere werkzaamheden gelden regels. Deze zijn te vinden in de BIJLAGE 5a 'Logistiek en parkeren RAI' als onderdeel van dit Reglement. Hierbij valt onder andere te denken aan:
- Opbouw;
- Afbraak/demontage; en
- Transport- en arbeidsmiddelen.
Op alle logistieke handelingen zijn de veiligheidsvoorschriften in BIJLAGE 2b 'Handboek Veilig werken RAI' van overeenkomstige toepassing. Ook dient de maximale vloerbelasting in BIJLAGE 4d 'Vloerbelastingen RAI' in acht te worden genomen.
Er mag alleen gewerkt mag worden met arbeidsmiddelen welke voorzien zijn van een CE-markering. Een CE-Markering geeft aan dat het gehele (eind) product voldoet aan de vereisten van Europese Unie, beschreven in de verordening(en), richtlijn(en) en normen, waarin componenten, het samengesteld geheel, veiligheid en het beoogd gebruik in acht worden genomen.
Let op: alle losse componenten dienen voorzien te zijn van een CE-markering en het product als geheel dient ook voorzien te zijn van een CE-markering. Zonder CE-markering mag een product niet worden gebruikt in het RAI Convention Centre.
6.3 Parkeren vrachtwagens en andere grote voertuigen
Vrachtwagens en andere grote of hoge voertuigen hebben niet de mogelijkheid om te parkeren in de parkeergarages van het Convention Centre. Het laden en lossen, evenals het parkeren van dergelijke voertuigen gebeurt in overleg met RAI Traffic Management. Meer informatie en specifieke regels zijn te vinden in de BIJLAGE 5a 'Logistiek en parkeren RAI'.
7. Additionele info, producten en voorzieningen
Organisatoren en Exposanten hebben de mogelijkheid om additionele producten en voorzieningen aan te schaffen ten behoeve van hun Evenement of stand. Deze producten zijn aan te schaffen via:
- RAI Webshop van het Evenement voor Exposanten; en
- RAI Account Manager voor Organisatoren.
7.1 (Voorkeurs) leveranciers
Specialistisch werk wordt in het Convention Centre verplicht gedaan door Voorkeursleveranciers. Zij zijn bekend met de locatie, processen en contactpersonen binnen RAI. RAI kan op verzoek Voorkeursleveranciers aanbevelen, die veelvuldig werkzaamheden binnen het Convention Centre hebben vervuld, waardoor bekwaamheid kan worden gegarandeerd. Zie ook definities.
Met betrekking tot overige diensten kan een Partij in overleg met de RAI Account Manager eigen Toeleveranciers aanstellen. Zie ook definities.
Alle Voorkeursleveranciers én toeleveranciers dienen aan alle wettelijke en overige eisen te voldoen. Met het oogmerk op het veiligstellen van orde, veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu behoudt RAI zich het recht voor om onbekwame leveranciers de toegang tot het Convention Centre te weigeren.
7.2 Catering
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is de uitgifte en verkoop van voedingsmiddelen en dranken, als ook de verzorging van recepties, lunches, diners en andere bijeenkomsten op stands, in zalen of elders in en/ of rondom het Convention Centre, uitsluitend voorbehouden aan RAI Food & Beverage (F&B) of haar onderaannemers. Dit vanwege vergunningseisen en voedselveiligheidsvoorschriften, waaronder de HACCP-richtlijnen.
Het is niet toegestaan om dranken en/of eetwaren in het Convention Centre te (laten) brengen, in voorraad te houden, te verkopen of gratis te verstrekken, tenzij er uitdrukkelijke schriftelijke toestemming is verleend door de RAI Product Manager F&B bij speciale aanvragen, zoals sampling of bijzondere catering-producten.
Vanuit duurzaamheidsperspectief gebruikt RAI F&B zo min mogelijk ‘Single Used Plastics’ conform de regelgeving van de Rijksoverheid inzake herbruikbaar servies Regels over wegwerpplastic | Afval | Rijksoverheid.nl, meegenomen bekers of bakjes in de RAI, ook op stands, dienen hier ook aan te voldoen.
Organisatoren kunnen hun culinaire F&B wensen voor het Evenement aan de RAI Account Manager kenbaar maken, bijzondere cateringwensen worden door de RAI Product Manager F&B uitgewerkt.
Exposanten kunnen -na inschrijving bij een Evenement- catering bestellingen, op de stand of in de zalen van het Convention Centre, plaatsen in de RAI Webshop. Deze bestellingen worden exclusief door RAI of haar onderaannemers geleverd. Slechts bij hoge uitzonderingen kan hiervan worden afgeweken via uw RAI Account Manager, dit wordt vervolgens door RAI Exhibition Services (RES) getoetst en bij akkoord afgehandeld via een 'toestemming eigen catering' overeenkomst met bijbehorende kosten voor een uitkoopregeling, waarbij voldaan moet worden aan alle geldende voorschriften en voorwaarden, wet- en regelgeving en HACCP-/voedselveiligheidsvoorschriften.
7.3 IT & audiovisuele apparatuur en aansluitingen
In RAI Amsterdam is het mogelijk één of meer draadloze of kabel internetaansluiting(en) te laten plaatsen. Binnen het Convention Centre mag alleen RAI internettoegang leveren. Internettoegang is een voorziening of dienst die een computer, computernetwerk of ander netwerkapparaat verbinding geeft met het internet. Het is de Opdrachtgever noch een van zijn genodigden toegestaan een eigen internetserviceprovider mee te nemen naar het Convention Centre of deze door derden te laten leveren. Neem hiervoor contact op met uw RAI Account Manager, complexe IT-configuraties worden door de RAI Product Manager IT uitgewerkt. De volgende voorwaarden zijn van toepassing:
- Het is Partijen niet toegestaan draadloze en/of bedrade internet (incl. 5Ghz. frequentie) diensten te exploiteren, dan wel ter beschikking te stellen aan anderen, tenzij hierover met RAI, schriftelijk, een uitkoopregeling is getroffen;
- Het is een Partij niet toegestaan eigen draadloze Accespoints toe te passen; en
- RAI behoudt zich het recht om ICT-aansluitingen aan te passen om een goede communicatie ten behoeve van (de veiligheid rondom) een Evenement te garanderen. Daarbij zal ten allen tijde rekening gehouden met het algemeen belang en de belangen van alle gebruikers.
Audiovisuele apparatuur: Het aansluiten op de audiovisuele (AV) voorzieningen van RAI (o.a. speakersystemen) in de zalen en lounges van het Convention Centre door RAI is uitsluitend voorbehouden aan de RAI Voorkeursleverancier. Zelf of door een eigen leverancier laten aansluiten van (AV) voorzieningen op de audiovisuele (AV) voorzieningen van RAI, is niet toegestaan. Hiervoor kan technische AV-assistentie aangevraagd worden bij uw RAI Account Manager.
Voor complete AV-producties heeft RAI Voorkeursleveranciers, via uw RAI Account Manager kan er contact gelegd worden.
8. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)
RAI heeft Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) hoog in het vaandel staan. Van alle Partijen wordt verwacht dat zij bewust en verantwoord met de ecologische, sociale en economische impact van hun deelname aan een Evenement omgaan. Daarbij wordt verwacht, dat alle Partijen rekening houden met MVO-aspecten, zoals reductie van energie- en watergebruik, afvalbeperking en afvalscheiding, gebruik van duurzame materialen, beperken van overlast op de omgeving, en de impact van hun Evenement.
RAI onderschrijft tevens de principes van de United Nations Global Compact (UNGC), waaronder de duurzame ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals, SDG’s) en respecteert de Universele verklaring voor de rechten van de mens. Meer informatie over de RAI duurzaamheidsinitiatieven zijn te vinden op onze RAI.nl website Maatschappelijk verantwoord Ondernemen. De RAI Account Manager en de RAI MVO manager kunnen u meer informatie verschaffen over hoe maatschappelijk verantwoord ondernemen onderdeel kan worden van het organiseren van een Duurzaam Evenement.
9. Klachten, schade en/of kwijtgeraakte spullen
Klachten dienen binnen twee (2) maanden na de gebeurtenis ingediend te zijn, na deze termijn behoudt RAI het recht deze niet meer in behandeling te nemen. Meer details hierover zijn te vinden in de op RAI.nl, Algemene Bezoekersvoorwaarden RAI Amsterdam.
RAI is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het niet nakomen van de overeenkomst, tenzij sprake is van opzet of roekeloosheid van RAI. De Organisator dient zich afdoende te verzekeren en tijdig te beschikken over benodigde vergunningen, ontheffingen en wettelijke regelingen in acht te nemen om het Evenement in de RAI te doen plaatsvinden. De Organisator zal het gehuurde in de staat waarin het zich bij aanvang van de huurperiode bevindt, aanvaarden. Geconstateerde schade tijdens de huurperiode komen voor rekening en risico van de Organisator. RAI behoudt zich het recht dergelijke schade door te belasten aan de Organisator. Meer details over aansprakelijkheid zijn te vinden op de RAI.nl Algemene Huurvoorwaarden RAI Convention Centre.
Schades kunnen gemaild worden naar schades@rai.nl. Indien het om een financiële schadeclaim gaat, kan deze gestuurd worden naar riskmanagement@rai.nl.
Via de iLost RAI-site kan aangegeven worden, dat er spullen verloren of gevonden zijn in het RAI Convention Centre.
Dit Accommodatiereglement is opgemaakt door RAI Legal en voor het laatst bijgewerkt op 1 augustus 2026