logo
logo
Home
/
Regulations, terms & conditions
/
New
/
Facility regulations

facility regulations

index

1Introduction
1.1Definitions
1.2Applicability of the Regulations
1.3Legal Framework
2Conduct and Access
2.1Working in and around the Convention Centre
2.2Employees from outside the European Union
3Safety 
3.1Fire Safety
3.2Safe Working Manual
3.3Working Conditions
3.4Emergencies
3.5Security
4Permits and Permissions
4.1Event Permit
4.2Permissions under the Umbrella Permit
4.3Other Permissions
4.3.1Permissions other than under RAI’s Umbrella Permit
4.3.2Permissions and work permits
4.4Drones
4.5Pavilion (temporary accommodation)
5Technical regulations, restrictions, loads and facilities. Building within building restrictions
5.1Building restrictions
5.2No attachment to the structure
5.3Technical regulations for water, compressed air, gas and flue gas connections
5.4Electrical regulations and batteries
5.4.1RAI Preferred Supplier
5.4.2Use of lithium-ion batteries in the Convention Centre
5.5Floor loads
5.6Rigging regulations
5.7(Safe) stand construction
6Logistics and parking
6.1Parking for cars and small vans
6.2Logistics rules
6.3Parking for lorries/trucks and other large vehicles
7Additional information, products and facilities
7.1(Preferred) suppliers
7.2Catering
7.3IT & audiovisual equipment and connections
7.4Services and amenities
8Corporate Social Responsibility (CSR)
9Complaints, damage and/or lost property

1 Introduction

RAI Amsterdam B.V. (hereinafter: RAI) has drawn up these accommodation regulations (hereinafter: the Regulations) to provide a clear overview of the applicable rules and regulations in and around the RAI Convention Centre (hereinafter: the Convention Centre).

This document and its ANNEXES were last updated on 1 August 2026 and supersedes the document and ANNEXES previously published on RAI.nl.

In and around the Convention Centre, compliance is required with:

  • national, regional and local legislation and regulations; and
  • additional conduct-related rules and regulations for the Convention Centre drawn up by RAI.

These Regulations, including the ANNEXES, provide a comprehensive overview of the conditions for safely entering and using the Convention Centre and the surrounding RAI areas in compliance with applicable legislation and regulations.

1.1 Definitions 

The definitions used in these Regulations shall have the following meaning in both the singular and the plural:

Visitor The natural person or legal entity who, in any manner, directly or indirectly, as a Visitor, Exhibitor, Organiser, Supplier or Preferred Supplier or otherwise, enters into an agreement with RAI or an Organiser in relation to attending an Event organised by RAI or an Organiser at the Convention Centre. The natural person or legal entity who attends any Event at the Convention Centre without directly or indirectly having entered into an agreement with RAI or a third party.
Convention CentreThe meeting and conference rooms, the RAI theatre, the exhibition halls, the Elicium, the lounges and/or the foyers of the RAI Convention Centre, located at Europaplein and Wielingenstraat in Amsterdam, the Netherlands, as well as the associated areas such as entrances, corridors, staircases, cafés and/or restaurants, parking garages and outdoor areas.
EventAny trade fair, conference, exhibition, theatre production or other Event taking place at the Convention Centre.
RAI Exhibition Services (RES)The RAI department responsible for supplying and/or installing products or services for Parties in connection with Events at the Convention Centre.
ExposantAny natural person or legal entity who has registered:
  • as an Exhibitor for an RAI Event and with whom RAI has entered into a participation agreement; or
  • has entered into a legal relationship with an Organiser.
MunicipalityThe Municipality of Amsterdam.
Safe Working ManualThe manual prepared by RAI’s Safety & Security department, providing further information on the rules and regulations relating to safety in and around the Convention Centre.
TenantA natural person or legal entity who leases business premises within the meaning of Book 7 of the Dutch Civil Code.
OrganiserA natural person or legal entity who enters into a rental agreement with RAI in connection with an Event.
Umbrella PermitIn Dutch ‘Parapluverguning’ an authorisation granted to RAI by the Municipality, enabling RAI to grant permission for Events.
PartyAny contractor, Visitor, Exhibitor, Tenant, Organiser, Supplier or Preferred Supplier and any other relevant natural person or legal entity.
RAIRAI Amsterdam B.V.,
having its registered office in Amsterdam at Europaplein 24, 1078 GZ, registered with the Trade Register of the Dutch Chamber of Commerce under number 92449174.
Real Estate

RAI’s Real Estate department is responsible for architectural and technical services relating to the RAI Convention Centre, including technical equipment and installations.

The department manages new-build and refurbishment projects as well as installation replacement projects within RAI Amsterdam. The department also carries out day-to-day maintenance and management tasks.

RegulationsRAI’s Accommodation Regulations have been drawn up to provide a clear overview of the regulations applicable in and around the Convention Centre for organising or attending Events at RAI safely and in compliance with applicable legislation and regulations.
RiggingThe suspension of materials from RAI’s roof structure using safe and approved rigging materials, as summarised in a rigging plan and approved by RAI’s Real Estate department.
SuppliersSuppliers engaged by RAI, an Organiser, an Exhibitor or others to provide products and/or services for an Event or the Convention Centre, including related activities.
Preferred SuppliersA Supplier from whom Parties organising Events at the Convention Centre are required to purchase certain services or products.
WebshopThe virtual online shop created by RAI Exhibition Services (RES) for Exhibitors to purchase certain products and/or services. After registering, the Exhibitor receives the URL to log in.

1.2 Applicability of the Regulations

The rules set out in these Regulations apply to everyone present in the Convention Centre. Parties are required to ensure that employees and any other natural persons or legal entities for whom they are responsible are properly informed of the applicable rules and regulations set out in these Regulations.

The most recent version of these Regulations is available on RAI’s website and shall apply. In all cases not provided for in these Regulations, or where their interpretation is unclear, RAI shall decide. RAI reserves the right to amend or supplement these Regulations if there is reason to do so.

ANNEXES are attached to these Regulations. They form an integral part of the Regulations and provide further details of the matters set out therein. The ANNEXES are easily accessible via hyperlinks.

These Regulations have also been prepared in English. In the event of any conflict or ambiguity, the Dutch text of the Regulations shall prevail. Dutch law shall apply in all cases.

1.3 Legal Framework

All persons are present in the Convention Centre at the relevant Party’s own expense and risk. RAI shall not be liable for any form of damage to and/or loss of goods, tools or other possessions. RAI shall only be liable for damage or injury insofar as this is the result of intent or deliberate recklessness on the part of RAI and/or third parties for whom it is responsible.

RAI shall not be liable for damage resulting from the failure to perform any agreement, unless there is intent or recklessness on the part of RAI. Parties must ensure that they are adequately insured and that they obtain any required permissions, permits or exemptions in good time, and must comply with all relevant statutory regulations in this respect.

The Standard Terms and Conditions apply mutatis mutandis to these Regulations. The same applies, insofar as use is made thereof, to the Standard Terms and Conditions for Parking.

Personal data are processed by RAI and any third parties in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR). For more information, please refer to the Privacy Statement .

2 Conduct and Access

Information on the following topics, among others, can be found in ANNEX 1 'Code of conduct for suppliers, organisers and exhibitors' and ANNEX 1a 'Access Rules RAI'.

  • Alcohol and tobacco products;
  • Personal means of transport and accessibility;
  • Pets and other animals;
  • Access rules;
  • Opening hours;
  • Identification;
  • Standard rental times;
  • Advertising/media expressions outside the stand space; and
  • Disruption of, or detriment to, an Event.

2.1 Working in and around the Convention Centre

When working in and around the Convention Centre, everyone must comply with the guidelines set out in ANNEX 2b 'Safe Working Manual' and ANNEX 1 'Code of conduct for suppliers, organisers and exhibitors' and ANNEX 1a 'Access Rules RAI'. Parties must ensure that they provide approved personal protective equipment themselves.

2.2 Employees from outside the European Union

Under the Dutch Foreign Nationals Employment Act (Wet arbeid vreemdelingen, WAV)
Under the Dutch Foreign Nationals Employment Act (WAV), persons who are not resident in a country within the European Economic Area (EEA) or Switzerland must hold an employment permit (TWV) or a combined residence and work permit (GVVA) in order to carry out work in the Convention Centre. Work may not be performed without such a permit. All Parties are responsible for compliance with the WAV in respect of their personnel and any auxiliary persons. Each Party is required, at the start of the work, to provide RAI with a copy of the identity document of any persons who hold a TWV or GVVA.

More information about the Dutch Foreign Nationals Employment Act is available on the website of the Netherlands Labour Authority(please change to English via the language button at the bottom of this Dutch page).

Each Party is fully responsible and liable for proper compliance with the Dutch Foreign Nationals Employment Act (WAV) in respect of its personnel and any persons working for it or on its instructions in any capacity. Each Party declares that it has established the identity of its personnel and of any persons working for it or on its instructions on the basis of an original identity document and has included a copy thereof in its records. Only if and insofar as required under the WAV will RAI check, on the basis of the copy of the identity document received, whether:

  • the person concerned is the person to whom the identity document belongs, and whether the document is valid; or
  • the person concerned is permitted to work in the Netherlands and whether any required employment permit is available.

If both requirements cannot be met, the person concerned may not perform any work within the Convention Centre. Where required, the person concerned will not be granted access to the Convention Centre.

If and insofar as required under the WAV, RAI will include a copy of the identity document in its records and will archive it after completion of the work in accordance with GDPR guidelines.

3 Safety

To safeguard safety in the Convention Centre, Parties must comply with the regulations set out in these Accommodation Regulations, their ANNEXES and the articles below.

3.1 Fire Safety

RAI endeavours to provide a welcoming and safe RAI Convention Centre for all Parties. Parties have their own responsibilities with respect to their own working conditions and those of colleagues and other persons who are present in the immediate vicinity of, or on, the work floor under the authority of the Party.

Persons must be informed of any hazardous circumstances and of the importance of complying with procedures, regulations, directions and instructions. ANNEX 2a 'Fire Safety Regulations' provides insight into the requirements that apply in order to safeguard fire safety at trade fairs and Events in the RAI Convention Centre. Parties must actively apply these regulations.

3.2 Safe Working Manual

Specific regulations are set out in ANNEX 2b 'Safe Working Manual'. These include, among other things, the company emergency plan, personal protective equipment, build-up and dismantling, stand construction, transport equipment and hazardous substances.

RAI’s policy is that products bearing the GHS08 symbol may not be used. For products bearing the GHS08 symbol, an alternative must always be sought and submitted for approval to the Health and Safety Coordinator of RAI Real Estate (realestate@rai.nl).

3.3 Working Conditions 

The Parties are each responsible for complying with occupational health and safety (Health & Safety) requirements in respect of themselves, personnel working under their direction and supervision, colleagues, and any other persons present in the workplace. More information about working conditions can be found in ANNEX 2b 'Safe Working Manual'.

3.4 Emergencies

In the event of an emergency, call +31 (0)20 549 12 34 immediately, stating the location and nature of the emergency. More information about emergencies can be found in ANNEX 2b 'Safe Working Manual'.

3.5 Security

RAI Safety & Security Management is responsible for the safety and security of the entire RAI complex.

All Events are subject to a security scan in accordance with the regulations set out in ANNEX 2b 'Safe Working Manual':

4 Vergunningen en toestemmingen

Through the Umbrella Permit issued by the Municipality, RAI is authorised to grant permission for trade fairs, conferences, theatre performances and certain permit-required activities taking place during these Events. Only in exceptional cases must Parties apply to the Municipality for an event permit. The Permits Desk advises Parties on which permission is required for the intended activity. If in doubt about a permission, always contact: permits@rai.nl.

4.1 Event Permit

An event permit is required if the intended activity is not a trade fair, conference or theatre performance, or if the activity is classified as a high-risk activity.

4.2 Permissions under the Umbrella Permit

The following topics fall under the Umbrella Permit and can be found in ANNEX 3a 'RAI Permissions Manual:

  • Flyering;
  • Sampling;
  • Posters and graffiti;
  • Placement of objects;
  • Pitches;
  • Collections;
  • Unamplified music outdoors and barrel organs;
  • Lotteries; and
  • Multi-storey stands, stages and grandstands.

4.3 Other Permissions

4.3.1 Permissions other than under RAI’s Umbrella Permit

Permissions other than those granted under the Umbrella Permit can also be found in ANNEX 3a 'RAI Permissions Manual'. Examples of such permissions include:

  • Music and copyright in relation to the playback of music and video content;
  • Sound levels;
  • Water features and Legionella;
  • Balloons; and
  • Outdoor pavilions/tents.

4.3.2 Permissions and work permits

To identify the risks associated with certain work activities on or to the RAI Convention Centre, these activities must be reported to RAI. This concerns work activities that:

  • are Event-related and are carried out on behalf of an Organiser or Exhibitor for the benefit of an Event. Examples include work on or to RAI’s roof or floor, technical installations, confined spaces, other building-related work and temporary structures inside and/or on the outdoor grounds of the RAI Convention Centre, for example at Events such as Kingsland, Winterparadijs and when placing any Pavilion.
    If you will be carrying out the above work activities, the first step is to submit a Work Plan to the Health and Safety Coordinator of RAI Real Estate (realestate@rai.nl):
    • The Work Plan must be submitted digitally to RAI’s Health and Safety Coordinator at least three weeks before the start of the work;
    • Work may only commence once the Work Plan has been approved. All Work Plans must be submitted in Dutch;
    • The executing party is responsible for preparing the Work Plan for the execution phase, including any sub-plans from subcontractors; and
    • This plan serves as the basis for coordination and cooperation between all parties involved.
  • are not Event-related and are carried out on behalf of RAI, such as work on or to RAI’s roof, technical installations, confined spaces, refurbishment, renovation and extension works, other building-related work and/or work in areas where asbestos-containing materials may be present.
    If you will be carrying out the above work activities, the first step is to apply for a work permit from RAI Real Estate via Request new work permit:
    • As part of this work permit application, completion of a Work Plan or HSE Plan will be requested;
    • The Work Plan or HSE Plan must be submitted digitally to RAI’s Health and Safety Coordinator (realestate@rai.nl) at least three weeks before the start of the work;
    • Work may only commence once the Work Plan or HSE Plan has been approved. All Work Plans or HSE Plans must be submitted in Dutch;
    • The executing party is responsible for preparing the Work Plan or HSE Plan for the execution phase, including any sub-plans from subcontractors;
    • This Work Plan or HSE Plan serves as the basis for coordination and cooperation between all parties involved.
    Responsibility for reviewing and approving the Work Plan or HSE Plan rests with the Health and Safety Coordinator of RAI Real Estate (realestate@rai.nl).

4.4 Drones

In the Netherlands, the professional operation of drones — light unmanned aircraft referred to as UAS (Unmanned Aircraft System) or RPAS (Remotely Piloted Aircraft System) — is regulated by law. ANNEX 3b 'Drone Regulations RAI' provides detailed information on the use of drones inside and outside the Convention Centre.

4.5 Pavilion (temporary accommodation)

If a covered extension is required on the grounds surrounding the Convention Centre, pavilions or tents may be installed. This may only take place following written approval, to be requested via the RAI Account Manager, and requires permission for the placement of an object; see ANNEX 3a 'RAI Permissions Manual'.

5 Technical regulations, restrictions, loads and facilities. Building within building restrictions

Parties must ensure that they are properly informed about RAI’s building restrictions and technical regulations. Floor plans showing the relevant restrictions are made available to the Organiser by the RAI Account Manager. When furnishing and laying out each room and hall, Parties must, as instructed by RAI Safety & Security, take account of safety both during the Event and during the build-up and dismantling of the Event. RAI Safety & Security may remove or arrange for the removal of objects that endanger general and public safety, without stating reasons.

Specific rules on technical regulations can be found in the various ANNEXES, including:

5.1 Building restrictions

For safety within and around a stand, Parties must take account of the safety of all persons present in the Convention Centre. The Convention Centre is subject to a number of building restrictions, which are shown on RAI basic location plans and indicated on the floor on site; these restrictions must be observed. The general rules on fire safety and building safety can be found in the ANNEXES:

    Safety:
  • BIJLAGE 2a RAI Fire Safety Regulations;
  • BIJLAGE 2b RAI Safe Working Manual;
    • Technical reculations:
  • BIJLAGE 4d RAI Floor Load Limits;
  • BIJLAGE 4f Guidelines for RAI (stand) construction.

RAI retains general supervision at all times.

5.2 No attachment to the structure

Damage to the RAI building must be avoided; (stand) structures must be self-supporting and self-stabilising, where necessary with rigging support. It is not permitted to attach items to parts of the Convention Centre by drilling, nailing, screwing, gluing or using any other fastening materials or methods. Painting floors or other parts of the Convention Centre is also not permitted.

Any damage and/or defects resulting from (stand) construction that are identified by RAI will be charged immediately to the relevant Party. More detailed information can be found in ANNEX 4f 'Guidelines for RAI (stand) construction'.

5.3 Technical regulations for water, compressed air, gas and flue gas connections

The RAI Preferred Supplier (at the time these Accommodation Regulations were adopted: MTD) is the sole authorised supplier for the installation of water supply and drainage connections, gas and compressed-air connections and flue gas extraction pipe connections for stands. These connections can only be provided at a limited number of locations within the Convention Centre.

Water supply and drainage connections, gas and compressed-air connections and flue gas extraction pipe connections can be requested via the Event’s RAI Webshop van het Evenement.

For Legionella-prevention reasons, the use of open water on a stand requires permission; see ANNEX 3a 'RAI Permissions Manual'. During Events, water supply and drainage may only be used via the existing infrastructure in the RAI building; independent water supplies are not permitted. As many water supply and drainage connections are provided from the floor, the use of a raised stand floor is strongly recommended.

5-4 Elektra voorschriften en accus

5.4.1 RAI Voorkeursleverancier

(bij vaststelling van dit Accommodatiereglement, Mansveld Expotech, MX) is bij uitsluiting bevoegd als leverancier om op te treden ter zake het realiseren van elektrische aansluitingen:

  • Eigen energieopwekking, zoals met generatoren, is niet toegestaan;
  • Alle installaties dienen te voldoen aan de voorschriften volgens recente versies van NEN-EN 1010, NEN-EN 3140 en NEN-EN 50110. E-installaties dienen vooraf aan gebruik gekeurd te zijn door de RAI Voorkeursleverancier.

Iedere elektra aansluiting is onderworpen aan regels en aanvullende voorwaarden o.a. over:

  • Iedere stand heeft een eigen aansluiting, een stroomtoevoerleiding dient per stand aangevraagd te worden;
  • Het is niet toegestaan om stroomtoevoerleidingen tussen stands te combineren; en
  • Dagstroom en continue stroom kunnen worden aangevraagd om onnodig stroomverbruik buiten de openingstijden van een beurs te voorkomen en de veiligheid in het RAI-gebouw te waarborgen. Continue stroom is bedoeld voor onder andere computerapparatuur; dagstroom voor onder andere stand verlichting die dagelijks centraal wordt in- en uitgeschakeld.

Meer gedetailleerde informatie over voorschriften en veilig gebruik van elektra, conform regelgeving, is te vinden in BIJLAGE 4b 'Elektra voorschriften (stand)bouw RAI'.

5.4.2 (Lithium Ion) accu's en batterijen

worden gebruikt in machines en materialen tijdens de op- en afbouw, maar ook in demonstraties tijdens het Evenement zelf. Specifiek het gebruik van Lithium Ion accu’s brengt risico’s met zich mee, zoals thermische runaway en brandgevaar. Om de veiligheid ervan te waarborgen bij gebruik, vereist dit van Partijen naleving van brandveiligheidseisen, veilige opslag- en transportrichtlijnen en een gedegen risicomanagement. Gebruik en opslag valt onder meerdere wettelijke en normatieve kaders gericht op veiligheid, milieu en risicobeheer waaronder:

  • NEN 3140/ NEN-EN 3140: Veilige werkwijze bij elektrisch materiaal;
  • NPR 5310: Veilig gebruik van lithium-ion-accu’s, inclusief opslag- en laadprocedure;
  • Opslag moet voldoen aan de PGS 37-richtlijn, die maatregelen voorschrijft voor veilige opslag van energieopslagsystemen.

Meer gedetailleerde informatie over voorschriften en veilig gebruik van (Lithium Ion) accu’s en batterijpakketten, volgens regelgeving, is te vinden in BIJLAGE 4c 'Voorschriften accu- en batterijgebruik RAI'.

5.5 Vloerbelasting

Bij gebruik van het Convention Centre dient een Partij rekening te houden met de gebouwbelasting van de vloer, door gebruik mogen de vastgestelde waarden niet worden overschreden. Tabellen met de waardes van maximale vloerbelasting in en rondom het Convention Centre vindt u in BIJLAGE 4d 'Vloerbelastingen RAI'. Hierin staan ook de aanvullende regelgeving voor belasting van de marmeren vloer in het RAI Convention Centre.

In BIJLAGE 4g 'Verticaal transport RAI' staat specifieke informatie over het verplaatsen van materialen tussen etages.

5.6 Rigging voorschriften

Bij gebruik van het Convention Centre dient een Partij rekening te houden met de gewichtsbelasting van het plafond en het dak, door gebruik mogen de vastgestelde waarden niet worden overschreden Voorkeursleverancier (bij vaststelling van dit Accommodatiereglement, Mansveld Expotech Rigging) is bij uitsluiting bevoegd als leverancier om op te treden ter zake het voorbereiden, realiseren van ophangpunten en hijswerkzaamheden ten behoeve van truss- en rigging systemen in het Convention Centre.

Indien het systeem dat gehesen moet worden niet voldoet aan de gestelde eisen, kan RAI of Leverancier het werk stilleggen. Om zaken aan het plafond en/of dak van het Convention Centre te mogen hangen, moet worden voldaan aan de voorschriften zoals is opgenomen in BIJLAGE 4e 'Handboek rigging in de RAI'. Hier vindt u ook de toegestane belasting van daken en plafonds van het Convention Centre, deze verschilt per type ruimte.

Indien met toestemming van RAI derden de rigging uitvoeren, zal een Voorkeursleverancier te allen tijde de gewenste ophangpunten verzorgen. In bijzondere gevallen kan een derde Toeleverancier ("Rigger”) worden ingeschakeld in welk geval tijdelijke, schriftelijke, toestemming van RAI Real Estate is vereist. De Partij dient, een rigging plan in te leveren bij RAI Organiser Services conform de rigging richtlijnen beschreven in BIJLAGE 4e 'Handboek rigging in de RAI':

  • Uiterlijk 28 dagen (4 weken) vóór de eerste dag van het betreffende Evenement, deze wordt ter controle gedeeld met Voorkeursleverancier Haskoning;
  • U ontvangt uiterlijk binnen 5 werkdagen een officiële reactie van de RAI, waarna eventuele aanpassingen gemaakt kunnen worden;
  • Twee (2) weken voor aanvang van het Evenement of beurs moet er een definitieve versie overeengekomen zijn. Akkoord op het rigging plan wordt afgegeven door Haskoning in samenwerking met RAI Real Estate;

5.7 (Veilige) standbouw

Standbouw vindt in alle gevallen plaats onder de verantwoordelijkheid van de Organisator of Exposant. De standbouwer dient zich te houden aan de regels van dit Reglement en adviezen in BIJLAGE 4f 'Richtlijnen voor (stand-)bouw RAI'. Bij sommige Evenementen bestaat de mogelijkheid dat Exposanten van de Organisator of RAI, schriftelijke toestemming krijgen om van standbouwregels af te wijken. De Organisator heeft de plicht zich op dit punt te laten informeren door RAI Organiser Services en vast te leggen in de eigen deelnemersvoorwaarden. Een Organisator kan uniforme standbouw, modulaire of vrije standbouw toestaan, de afdeling RAI Exhibition Services (RES) kan hierin advies geven.

5.4.1 RAI Voorkeursleverancier

(bij vaststelling van dit Accommodatiereglement, Mansveld Expotech, MX) is bij uitsluiting bevoegd als leverancier om op te treden ter zake het realiseren van elektrische aansluitingen:

  • Eigen energieopwekking, zoals met generatoren, is niet toegestaan;
  • Alle installaties dienen te voldoen aan de voorschriften volgens recente versies van NEN-EN 1010, NEN-EN 3140 en NEN-EN 50110. E-installaties dienen vooraf aan gebruik gekeurd te zijn door de RAI Voorkeursleverancier.

Iedere elektra aansluiting is onderworpen aan regels en aanvullende voorwaarden o.a. over:

  • Iedere stand heeft een eigen aansluiting, een stroomtoevoerleiding dient per stand aangevraagd te worden;
  • Het is niet toegestaan om stroomtoevoerleidingen tussen stands te combineren; en
  • Dagstroom en continue stroom kunnen worden aangevraagd om onnodig stroomverbruik buiten de openingstijden van een beurs te voorkomen en de veiligheid in het RAI-gebouw te waarborgen. Continue stroom is bedoeld voor onder andere computerapparatuur; dagstroom voor onder andere stand verlichting die dagelijks centraal wordt in- en uitgeschakeld.

Meer gedetailleerde informatie over voorschriften en veilig gebruik van elektra, conform regelgeving, is te vinden in BIJLAGE 4b 'Elektra voorschriften (stand)bouw RAI'.

5.4.2 (Lithium Ion) accu's en batterijen

worden gebruikt in machines en materialen tijdens de op- en afbouw, maar ook in demonstraties tijdens het Evenement zelf. Specifiek het gebruik van Lithium Ion accu’s brengt risico’s met zich mee, zoals thermische runaway en brandgevaar. Om de veiligheid ervan te waarborgen bij gebruik, vereist dit van Partijen naleving van brandveiligheidseisen, veilige opslag- en transportrichtlijnen en een gedegen risicomanagement. Gebruik en opslag valt onder meerdere wettelijke en normatieve kaders gericht op veiligheid, milieu en risicobeheer waaronder:

  • NEN 3140/ NEN-EN 3140: Veilige werkwijze bij elektrisch materiaal;
  • NPR 5310: Veilig gebruik van lithium-ion-accu’s, inclusief opslag- en laadprocedure;
  • Opslag moet voldoen aan de PGS 37-richtlijn, die maatregelen voorschrijft voor veilige opslag van energieopslagsystemen.

Meer gedetailleerde informatie over voorschriften en veilig gebruik van (Lithium Ion) accu’s en batterijpakketten, volgens regelgeving, is te vinden in BIJLAGE 4c 'Voorschriften accu- en batterijgebruik RAI'.

5.5 Vloerbelasting

Bij gebruik van het Convention Centre dient een Partij rekening te houden met de gebouwbelasting van de vloer, door gebruik mogen de vastgestelde waarden niet worden overschreden. Tabellen met de waardes van maximale vloerbelasting in en rondom het Convention Centre vindt u in BIJLAGE 4d 'Vloerbelastingen RAI'. Hierin staan ook de aanvullende regelgeving voor belasting van de marmeren vloer in het RAI Convention Centre.

In BIJLAGE 4g 'Verticaal transport RAI' staat specifieke informatie over het verplaatsen van materialen tussen etages.

5.6 Rigging voorschriften

Bij gebruik van het Convention Centre dient een Partij rekening te houden met de gewichtsbelasting van het plafond en het dak, door gebruik mogen de vastgestelde waarden niet worden overschreden Voorkeursleverancier (bij vaststelling van dit Accommodatiereglement, Mansveld Expotech Rigging) is bij uitsluiting bevoegd als leverancier om op te treden ter zake het voorbereiden, realiseren van ophangpunten en hijswerkzaamheden ten behoeve van truss- en rigging systemen in het Convention Centre.

Indien het systeem dat gehesen moet worden niet voldoet aan de gestelde eisen, kan RAI of Leverancier het werk stilleggen. Om zaken aan het plafond en/of dak van het Convention Centre te mogen hangen, moet worden voldaan aan de voorschriften zoals is opgenomen in BIJLAGE 4e 'Handboek rigging in de RAI'. Hier vindt u ook de toegestane belasting van daken en plafonds van het Convention Centre, deze verschilt per type ruimte.

Indien met toestemming van RAI derden de rigging uitvoeren, zal een Voorkeursleverancier te allen tijde de gewenste ophangpunten verzorgen. In bijzondere gevallen kan een derde Toeleverancier ("Rigger”) worden ingeschakeld in welk geval tijdelijke, schriftelijke, toestemming van RAI Real Estate is vereist. De Partij dient, een rigging plan in te leveren bij RAI Organiser Services conform de rigging richtlijnen beschreven in BIJLAGE 4e 'Handboek rigging in de RAI':

  • Uiterlijk 28 dagen (4 weken) vóór de eerste dag van het betreffende Evenement, deze wordt ter controle gedeeld met Voorkeursleverancier Haskoning;
  • U ontvangt uiterlijk binnen 5 werkdagen een officiële reactie van de RAI, waarna eventuele aanpassingen gemaakt kunnen worden;
  • Twee (2) weken voor aanvang van het Evenement of beurs moet er een definitieve versie overeengekomen zijn. Akkoord op het rigging plan wordt afgegeven door Haskoning in samenwerking met RAI Real Estate;

5.7 (Veilige) standbouw

Standbouw vindt in alle gevallen plaats onder de verantwoordelijkheid van de Organisator of Exposant. De standbouwer dient zich te houden aan de regels van dit Reglement en adviezen in BIJLAGE 4f 'Richtlijnen voor (stand-)bouw RAI'. Bij sommige Evenementen bestaat de mogelijkheid dat Exposanten van de Organisator of RAI, schriftelijke toestemming krijgen om van standbouwregels af te wijken. De Organisator heeft de plicht zich op dit punt te laten informeren door RAI Organiser Services en vast te leggen in de eigen deelnemersvoorwaarden. Een Organisator kan uniforme standbouw, modulaire of vrije standbouw toestaan, de afdeling RAI Exhibition Services (RES) kan hierin advies geven.

6 Logistiek en parkeren

6.1 Parkeren van auto’s en kleine bestelwagens

Het is voor eenieder mogelijk te parkeren in de parkeergarages en op de parkeerterreinen van RAI. De mogelijkheid tot parkeren geeft geen recht op een parkeerplaats in of rond het Convention Centre. Parkeren is alleen toegestaan in de daarvoor aangegeven parkeervakken.

De RAI-parkeergarages hebben een uurtarief en een max. dagtarief. Deze worden aangegeven bij inrijden van de parkeergarages. Uitrijkaarten kunnen online via Eenvoudig parkeren bij RAI Amsterdam worden of bij de verkoopmachines in de parkeergarages van het Convention Centre.

De openingstijd van parkeergarages en -terreinen is doorgaans van 7.00 - 23.00 uur. Uitrijden is vierentwintig (24) uur per dag mogelijk.

De Algemene Voorwaarden voor Parkeren (Joyce https://www.rai.nl/voorwaarden-en-reglementen/algemene-voorwaarden-voor-parkeren zijn van toepassing op auto’s en kleine bestelwagens welke in de parkeergarages of -terreinen van het Convention Centre worden geparkeerd, specifieke informatie over parkeren bij RAI zijn in deze voorwaarden te vinden zoals parkeren op RAI parkeerterrein en de auto ’s nachts laten overstaan.

In BIJLAGE 5b 'Plattegronden RAI' staan de garages en de entree’s van het Convention Centre aangegeven.

6.2 Logistieke regels

Voor laden en lossen van goederen ten behoeve van Evenementen, leveranties en andere werkzaamheden gelden regels. Deze zijn te vinden in de BIJLAGE 5a 'Logistiek en parkeren RAI' als onderdeel van dit Reglement. Hierbij valt onder andere te denken aan:

  • Opbouw;
  • Afbraak/demontage; en
  • Transport- en arbeidsmiddelen.

Op alle logistieke handelingen zijn de veiligheidsvoorschriften in BIJLAGE 2b 'Handboek Veilig werken RAI' van overeenkomstige toepassing. Ook dient de maximale vloerbelasting in BIJLAGE 4d 'Vloerbelastingen RAI' in acht te worden genomen.

Er mag alleen gewerkt mag worden met arbeidsmiddelen welke voorzien zijn van een CE-markering. Een CE-Markering geeft aan dat het gehele (eind) product voldoet aan de vereisten van Europese Unie, beschreven in de verordening(en), richtlijn(en) en normen, waarin componenten, het samengesteld geheel, veiligheid en het beoogd gebruik in acht worden genomen.

Let op: alle losse componenten dienen voorzien te zijn van een CE-markering en het product als geheel dient ook voorzien te zijn van een CE-markering. Zonder CE-markering mag een product niet worden gebruikt in het RAI Convention Centre.

6.3 Parkeren vrachtwagens en andere grote voertuigen

Vrachtwagens en andere grote of hoge voertuigen hebben niet de mogelijkheid om te parkeren in de parkeergarages van het Convention Centre. Het laden en lossen, evenals het parkeren van dergelijke voertuigen gebeurt in overleg met RAI Traffic Management. Meer informatie en specifieke regels zijn te vinden in de BIJLAGE 5a 'Logistiek en parkeren RAI'.

7 Additionele info

Organisatoren en Exposanten hebben de mogelijkheid om additionele producten en voorzieningen aan te schaffen ten behoeve van hun Evenement of stand. Deze producten zijn aan te schaffen via:

  • RAI Webshop van het Evenement voor Exposanten; en
  • RAI Account Manager voor Organisatoren.

7.1 (Voorkeurs) leveranciers

Specialistisch werk wordt in het Convention Centre verplicht gedaan door Voorkeursleveranciers. Zij zijn bekend met de locatie, processen en contactpersonen binnen RAI. RAI kan op verzoek Voorkeursleveranciers aanbevelen, die veelvuldig werkzaamheden binnen het Convention Centre hebben vervuld, waardoor bekwaamheid kan worden gegarandeerd. Zie ook definities.

Met betrekking tot overige diensten kan een Partij in overleg met de RAI Account Manager eigen Toeleveranciers aanstellen. Zie ook definities.

Alle Voorkeursleveranciers én toeleveranciers dienen aan alle wettelijke en overige eisen te voldoen. Met het oogmerk op het veiligstellen van orde, veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu behoudt RAI zich het recht voor om onbekwame leveranciers de toegang tot het Convention Centre te weigeren.

7.2 Catering

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is de uitgifte en verkoop van voedingsmiddelen en dranken, als ook de verzorging van recepties, lunches, diners en andere bijeenkomsten op stands, in zalen of elders in en/ of rondom het Convention Centre, uitsluitend voorbehouden aan RAI Food & Beverage (F&B) of haar onderaannemers. Dit vanwege vergunningseisen en voedselveiligheidsvoorschriften, waaronder de HACCP-richtlijnen.

Het is niet toegestaan om dranken en/of eetwaren in het Convention Centre te (laten) brengen, in voorraad te houden, te verkopen of gratis te verstrekken, tenzij er uitdrukkelijke schriftelijke toestemming is verleend door de RAI Product Manager F&B bij speciale aanvragen, zoals sampling of bijzondere catering-producten.

Vanuit duurzaamheidsperspectief gebruikt RAI F&B zo min mogelijk ‘Single Used Plastics’ conform de regelgeving van de Rijksoverheid inzake herbruikbaar servies Regels over wegwerpplastic | Afval | Rijksoverheid.nl, meegenomen bekers of bakjes in de RAI, ook op stands, dienen hier ook aan te voldoen.

Organisatoren kunnen hun culinaire F&B wensen voor het Evenement aan de RAI Account Manager kenbaar maken, bijzondere cateringwensen worden door de RAI Product Manager F&B uitgewerkt.

Exposanten kunnen -na inschrijving bij een Evenement- catering bestellingen, op de stand of in de zalen van het Convention Centre, plaatsen in de RAI Webshop. Deze bestellingen worden exclusief door RAI of haar onderaannemers geleverd. Slechts bij hoge uitzonderingen kan hiervan worden afgeweken via uw RAI Account Manager, dit wordt vervolgens door RAI Exhibition Services (RES) getoetst en bij akkoord afgehandeld via een 'toestemming eigen catering' overeenkomst met bijbehorende kosten voor een uitkoopregeling, waarbij voldaan moet worden aan alle geldende voorschriften en voorwaarden, wet- en regelgeving en HACCP-/voedselveiligheidsvoorschriften.

7.3 IT & audiovisuele apparatuur en aansluitingen

In RAI Amsterdam is het mogelijk één of meer draadloze of kabel internetaansluiting(en) te laten plaatsen. Binnen het Convention Centre mag alleen RAI internettoegang leveren. Internettoegang is een voorziening of dienst die een computer, computernetwerk of ander netwerkapparaat verbinding geeft met het internet. Het is de Opdrachtgever noch een van zijn genodigden toegestaan een eigen internetserviceprovider mee te nemen naar het Convention Centre of deze door derden te laten leveren. Neem hiervoor contact op met uw RAI Account Manager, complexe IT-configuraties worden door de RAI Product Manager IT uitgewerkt. De volgende voorwaarden zijn van toepassing:

  • Het is Partijen niet toegestaan draadloze en/of bedrade internet (incl. 5Ghz. frequentie) diensten te exploiteren, dan wel ter beschikking te stellen aan anderen, tenzij hierover met RAI, schriftelijk, een uitkoopregeling is getroffen;
  • Het is een Partij niet toegestaan eigen draadloze Accespoints toe te passen; en
  • RAI behoudt zich het recht om ICT-aansluitingen aan te passen om een goede communicatie ten behoeve van (de veiligheid rondom) een Evenement te garanderen. Daarbij zal ten allen tijde rekening gehouden met het algemeen belang en de belangen van alle gebruikers.

Audiovisuele apparatuur: Het aansluiten op de audiovisuele (AV) voorzieningen van RAI (o.a. speakersystemen) in de zalen en lounges van het Convention Centre door RAI is uitsluitend voorbehouden aan de RAI Voorkeursleverancier. Zelf of door een eigen leverancier laten aansluiten van (AV) voorzieningen op de audiovisuele (AV) voorzieningen van RAI, is niet toegestaan. Hiervoor kan technische AV-assistentie aangevraagd worden bij uw RAI Account Manager.

Voor complete AV-producties heeft RAI Voorkeursleveranciers, via uw RAI Account Manager kan er contact gelegd worden.

8 Maatschappelijk verantwoord ondernemen

RAI heeft Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) hoog in het vaandel staan. Van alle Partijen wordt verwacht dat zij bewust en verantwoord met de ecologische, sociale en economische impact van hun deelname aan een Evenement omgaan. Daarbij wordt verwacht, dat alle Partijen rekening houden met MVO-aspecten, zoals reductie van energie- en watergebruik, afvalbeperking en afvalscheiding, gebruik van duurzame materialen, beperken van overlast op de omgeving, en de impact van hun Evenement.

RAI onderschrijft tevens de principes van de United Nations Global Compact (UNGC), waaronder de duurzame ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals, SDG’s) en respecteert de Universele verklaring voor de rechten van de mens. Meer informatie over de RAI duurzaamheidsinitiatieven zijn te vinden op onze RAI.nl website Maatschappelijk verantwoord Ondernemen. De RAI Account Manager en de RAI MVO manager kunnen u meer informatie verschaffen over hoe maatschappelijk verantwoord ondernemen onderdeel kan worden van het organiseren van een Duurzaam Evenement.

9 Klachten schade en kwijtgeraakte spullen

Klachten dienen binnen twee (2) maanden na de gebeurtenis ingediend te zijn, na deze termijn behoudt RAI het recht deze niet meer in behandeling te nemen. Meer details hierover zijn te vinden in de op RAI.nl, Algemene Bezoekersvoorwaarden RAI Amsterdam.

RAI is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het niet nakomen van de overeenkomst, tenzij sprake is van opzet of roekeloosheid van RAI. De Organisator dient zich afdoende te verzekeren en tijdig te beschikken over benodigde vergunningen, ontheffingen en wettelijke regelingen in acht te nemen om het Evenement in de RAI te doen plaatsvinden. De Organisator zal het gehuurde in de staat waarin het zich bij aanvang van de huurperiode bevindt, aanvaarden. Geconstateerde schade tijdens de huurperiode komen voor rekening en risico van de Organisator. RAI behoudt zich het recht dergelijke schade door te belasten aan de Organisator. Meer details over aansprakelijkheid zijn te vinden op de RAI.nl Algemene Huurvoorwaarden RAI Convention Centre.

Schades kunnen gemaild worden naar schades@rai.nl. Indien het om een financiële schadeclaim gaat, kan deze gestuurd worden naar riskmanagement@rai.nl.

Via de iLost RAI-site kan aangegeven worden, dat er spullen verloren of gevonden zijn in het RAI Convention Centre.

Dit Accommodatiereglement is opgemaakt door RAI Legal en voor het laatst bijgewerkt op 1 augustus 2026