Techniek die bijdraagt aan succes

Twee dingen maken een evenement waardevol: kennisoverdracht en contacten. Technische ontwikkelingen scheppen hiertoe steeds meer mogelijkheden. Als IT Consultants bij de RAI adviseren wij organisatoren van evenementen daarbij. Hoe zet je techniek optimaal in? En hoe onderscheid je waardevolle toepassingen van de waan van de dag?

Wij zijn Pim Schoonderwoerd en Paul Hassink. Samen ondersteunen wij organisatoren bij het inzetten van de beste IT-toepassingen om hun evenement soepel te laten verlopen en vooral: om toegevoegde waarde te bieden aan bezoekers. Waar moet je aan denken? Hoe kies je de beste oplossingen? En welke middelen kun je daarbij inzetten? Streaming, voting, lead generation, apps, E-Posters of Augmented Reality en Virtual Reality – hoe kies je uit de mogelijkheden?

1. Een goede basis is essentieel
   Om te beginnen moet de basis in orde zijn. Een sterk netwerk en goede internetverbindingen vinden we tegenwoordig net zo vanzelfsprekend als water uit de kraan. Stabiliteit, kwaliteit en veiligheid zijn geen keuze, die moeten perfect zijn. Het is vooral belangrijk om van tevoren goed te bespreken wat je wilt bereiken. Met goede en snelle netwerken voeg je tenslotte nog geen waarde toe. Wat wil je bereiken en met welke middelen ga je dat doen?
2. Online zichtbaar verhogen
   Een evenement is een momentopname. Daarvoor en daarna gaan de contacten en de informatieoverdracht gewoon verder. Het evenement is een uitstekend moment om veel interessante content te verzamelen en beschikbaar te maken met verschillende IT applicaties en diensten. Zowel tijdens het evenement, waarmee je extra exposure krijgt, als erna, wanneer mensen de informatie nog eens raadplegen, doorsturen of bediscussiëren. Door vooraf te plannen welke informatie je wilt inzetten, kun je tijdens het event het beste halen uit elke presentatie.
   
   Live gestreamde lezingen kun je opnemen en later editen tot toegankelijke filmpjes. Of doe het echt professioneel en maak ‘programma’s’ van belangrijke presentaties, inclusief voorbeschouwing, nabespreking en kijkersvragen. Maak vooral gebruik van de kennis en ervaring die bij de locatie aanwezig is. Weet wat je wilt en begin op tijd. Dan heb je tijdens het event alle techniek en de mensen hiervoor klaarstaan en is het een kwestie van het draaiboek volgen. Met de content die je zo verzamelt, verhoog je de waarde voor je community enorm.
3. Presentatiemanagement
   Vlekkeloze presentaties zijn de ruggengraat van elk succesvol congres. Op een medisch of wetenschappelijk congres kunnen er honderden presentaties in enkele dagen plaatsvinden, vaak met ingewikkelde extra’s zoals live verbindingen naar andere locaties. Hoe leid je dat in goede banen en hoe kan techniek je daarbij helpen? Iedere organisator kent de nachtmerrie wanneer het niet goed voor elkaar is: presentaties die op het laatst nog aangepast worden, laptops die incompatibel zijn, links die doodlopen of filmpjes die niet instarten.
   
   Tegenover die nachtmerrie staat het droomscenario: de presentaties zijn geüpload, ze zijn technisch gecontroleerd en voorzien van walk-in slides en breakslides voor maximale branding van het event. De koppelingen met filmpjes werken en het geluid is getest. Om dat voor elkaar te krijgen, moet je het proces aan de achterkant goed structureren. Ideaal is een centraal systeem om de presentaties te distribueren naar de zalen. Zo’n professionele opzet biedt ook mogelijkheden om de presentaties van tevoren te testen en om de live performance op te nemen en/of live te streamen. Voor dat alles is een feilloos netwerk nodig en een modern presentatiemanagementsysteem. De waarde zit hem in de toepassing: vlekkeloze presentaties. Als organisator hoef je geen verstand te hebben van bits & bytes, als je bij de locatie maar kunt aangeven wat je wensen zijn.
4. Bezoekersregistratie
   Horecavakbeurs Horecava trok dit jaar 65.000 bezoekers. De Huishoudbeurs had er ruim 220.000. Een groot deel van deze mensen komt tegelijk. Kortom, een vlekkeloze en snelle registratie van bezoekers is essentieel, evenals een aanspreekpunt dat die behoefte begrijpt.
   
   Waar je als organisator vooral op wilt letten is de koppeling tussen jouw registratiesysteem en de locatie. Want in de meeste gevallen levert de locatie het netwerk, de hardware en de printers. Denk na over de routing, de bezoekersaantallen, de timing, de pieken – en laat dan jouw IT-vakmensen (tijdig!) praten met de IT-vakmensen van de locatie. Zij kunnen samen deze functionele eisen vertalen in een optimaal werkend systeem dat doet wat nodig is, en niet onnodig veel kost. Zorg daarbij ook dat je altijd goede afspraken maakt over de service tijdens het evenement. Wat is de responstijd van de locatie als er problemen zijn? Kunnen ze het netwerk goed monitoren en eventuele piekbelasting opvangen? Je kunt ook een stap verder gaan: vraag of de locatie zowel de hard- als de software kan verzorgen. Dan heb je één contactpersoon, maximale controle en dus optimale kwaliteit.

Welk resultaat wil je?
Wij hebben natuurlijk makkelijk praten. Onze eigen locatie is uitgerust met een ijzersterk netwerk en professionele systemen om congressen en beurzen te ondersteunen. Met elf eigen titels hebben we bovendien een uitstekende ‘speeltuin’ om dingen uit te proberen en we doen met elk evenement meer ervaring op. Daarom doet het ons deugd dat wij onze kennis telkens met organisatoren kunnen delen. Daarbij staat altijd een vraag centraal: wat wil je? Niet in termen van techniek maar in termen van resultaat: wat (en wie) wil je bereiken, wat wil je bieden, hoe wil jij met je event waarde toevoegen? Dan zorgen wij met ons IT team voor de techniek die dat mogelijk maakt.

Dit het eerste in een serie blogs van Paul en Pim over hoe techniek kan bijdragen aan een succesvol evenement.