Hoe tem jij het wifi monster?

Goed werkend wifi is tegenwoordig zo vanzelfsprekend als water uit de kraan. Toch gaat het soms niet goed. Elke organisator heeft er wel eens mee te maken gehad. Wat zijn de oorzaken? En vooral: hoe kun je het voorkomen? Hoe tem je het wifi monster?

Wat is wifi?
Simpel gezegd is wifi een internetverbinding door de lucht. Wanneer wij wifi inrichten op een evenement, plaatsen we verschillende wifi-zenders in de ruimte(s). Wifi-zenders hebben een reikwijdte van zo’n 10-30 meter. Dikke muren en obstakels kunnen het signaal hinderen, maar ook standbouw, rigging of trussen aan het plafond. Bij het inrichten van wifi houden we daar rekening mee door voldoende zenders te plaatsen op de juiste plekken. Daarnaast bepalen we de capaciteit aan de hand van het aantal gebruikers en de mogelijke belasting van de verbindingen. Een filmpje streamen is zwaarder dan een Whatsapp berichtje en een congres dat gebruik maakt van een congres-app vereist een heel andere inrichting van wifi dan bijvoorbeeld een boekenbeurs.

Waardoor raakt wifi overbelast?
Soms maken veel meer mensen gebruik van het netwerk dan voorzien. Als ze bovendien de verbinding zwaar belasten door bijvoorbeeld filmpjes te streamen, kan wifi overbelast raken. Het wordt traag of werkt helemaal niet meer. Zeer frustrerend natuurlijk, zowel voor de organisator, de locatie, de exposanten als de bezoekers. Je kunt dit voorkomen door vooraf een goede inschatting te maken van het wifi-gebruik. Maar dan ben je er nog niet.

Minder bekende oorzaken (maar veel ernstiger)
Veel minder bekend is dat het wifi-signaal ook ernstig verstoord kan worden. Dat komt dan meestal door een van de hierna genoemde oorzaken.

Eigen wifi-apparatuur
Sommige exposanten kiezen ervoor om eigen wifi-apparatuur mee te nemen met de gedachte: ‘dan heb ik zeker voldoende capaciteit op mijn stand’. Wifi-netwerken kunnen elkaar echter juist verstoren. Alsof er mensen door elkaar praten en iedereen gaat steeds harder praten. Uiteindelijk verstaat niemand elkaar meer.

De wifi-frequenties worden ook gebruikt door andere apparatuur
Vaak beseffen mensen niet dat apparatuur zoals magnetrons, draadloze microfoons, hoofdtelefoons of digitale camera’s gebruik maken van dezelfde frequenties als wifi (2,4GHz of 5GHz). Zelfs drones gebruiken deze wifi-frequenties. Zulke apparatuur verstoort elkaar wanneer ze bij elkaar in de buurt zijn.

Hoe los je het op?
De capaciteit opschroeven is voor deze oorzaken geen oplossing. Sterker nog, dat maakt het juist erger. Als iedereen door elkaar schreeuwt, is er niemand meer te verstaan. Het is vooral een kwestie van voorkomen. Dat start bij een goed overleg tussen de locatie, de organisator en exposanten. Wat kun jij als organisator doen?

1. Ga op tijd in gesprek met de locatie
Loop samen met technisch specialisten van de locatie je programma door. Vertel wat sprekers doen en wat er van je publiek gevraagd wordt. Vooral interactieve zaken zijn belangrijk: polls, chats, een congres-app. Hoe beter de technici weten wat jij als organisator wilt bereiken, hoe beter zij daarop vanuit hun vakkennis en ervaring kunnen anticiperen. Technische kennis heb jij daarvoor niet nodig. Praat over de functionaliteiten die je wilt. Zij denken mee en maken de vertaalslag naar de optimale inrichting van wifi.

Tip: vraag bij elk evenement of de locatie het gebruik van wifi wil vastleggen. Hoeveel apparaten zijn er op piekmomenten verbonden en hoeveel Megabyte is er op de piekmomenten verbruikt? Koppel deze gegevens aan sessies en momenten en je beschikt over zeer bruikbare informatie voor het volgende evenement.

2. Instrueer exposanten en partners
Eigen wifi-zenders zijn misschien wel de grootste vijand van een goed werkend wifi-netwerk. Laat er bij exposanten geen misverstand over bestaan: ‘doe het niet’. Als organisator moet je hiervoor de verantwoordelijkheid nemen; jij kent de exposanten en communiceert al in een vroeg stadium met ze. Leg uit dat ze met hun wifi-zenders niet alleen anderen schaden, maar het hele evenement – zichzelf incluis. Door dit vooraf te bespreken, voorkom je problemen tijdens het evenement.

Wat levert het op?
Door als organisator op tijd in gesprek te gaan met de locatie en met exposanten, voorkom je de frustratie van traag of niet-werkende wifi. Je zorgt ervoor dat gasten gedurende het evenement probleemloos gebruik kunnen maken van een goede, snelle verbinding en dat het wifi-netwerk de functionaliteit van je evenement optimaal ondersteunt.

Let’s talk
Wil je meer weten? Bel ons gerust! We helpen je graag, of je nu exposant, partner of organisator bent van een event en of dat nu in RAI Amsterdam is of ergens anders. Goede wifi bereiken we immers vooral door goed samen te werken en kennis te delen.