Organiseer veilige evenementen

We zijn er klaar voor (augustus 2021)

Het organiseren van een evenement met inachtneming van de Covid-19 regels is een lastige opgave. Daarom zijn we volop bezig met aanpassingen die we doorvoeren in ons protocol, richtlijnen en veiligheidsmaatregelen voor een veilige en gastvrije RAI. Het protocol zoals in 2020 opgesteld is grotendeels nog geldig maar op een aantal punten ge-update. Deze augustus 2021 versie is dus op een aantal punten bijgewerkt, maar is niet onuitputtelijk. 

 

De belangrijkste updates 

De mondkapjesplicht die sinds eind 2020 gold voor openbare binnenruimten is sinds deze zomer weer opgeheven. Maar de belangrijkste regel die nu het meeste impact heeft, is het coronatoegangsbewijs. Wij hebben hier een toegangsbeleid voor geschreven. Dit kunt vinden bij de bezoekersinformatie.

 

Praktische informatie

Daarnaast is er een groot aantal heel concrete punten zoals o.a. het borgen van hygiënerichtlijnen, veilige op- en afbouw van evenementen, het mogelijk maken om 1,5 meter afstand te houden van aankomst t/m vertrek en het reguleren van bezoekersstromen. Al deze aanpassingen zijn erop gericht de veiligheid en gezondheid van alle betrokkenen te beschermen.

Hieronder kunt u al deze punten terugvinden.

Toegangsbeleid (augustus 2021)

Voor iedereen die zich tijdens het evenement op het evenement bevindt, geldt het toegangsbeleid zoals dat per evenement bepaald wordt. Dit is afhankelijk van het soort evenement, doorstroom zoals beurzen of geplaceerd zoals congressen. Daarnaast speelt het mee of er gebruik gemaakt wordt van het EU Digital Covid Certificate (DCC). Dit certificaat geeft aan dat een bezoeker gevaccineerd is, hersteld is van Corona of negatief getest is. In Nederland wordt hiervoor gebruik gemaakt van de CoronaCheck app.

 

Capaciteit zalen, hallen en cateringterrassen

Zoals in bovenstaande tabel te zien gelden er voor de verschillende situaties andere regels wat betreft de capaciteit van de verschillende ruimtes.

  • Beurshallen: Voor een als beurs ingerichte hal geldt altijd 1 persoon per 5 vierkant meter.

  • Congreszaal: Voor een congreszaal geldt 2/3 van de normale capaciteit als u werkt met een Coronatoegangsbewijs of 1/3 als u hier geen gebruik van maakt. In dit laatste geval is het verplicht om anderhalve meter afstand te houden.
    • Deze capaciteit kunt u uitrekenen door het aantal vierkant meters van de zaal te delen door een factor 1,25 en daar 1/3 of 2/3 van te nemen.
  • Cateringterras: Voor de cateringterrassen waarbij iedereen verplicht geplaceerd wordt, geldt primair de anderhalve-meter-regel. Dit komt neer op ongeveer 40 zitplaatsen per 100m2

  • Gecombineerd ingerichte hallen: bouwt u congreszalen in uw beurshal en combineert u deze ook nog met cateringterrassen, dan geldt voor de capaciteit van de gehele ruimte 1 persoon per 5 vierkante meter. 
    • Binnen de congreszaal geldt dan wel de 1/3 of 2/3 van de capaciteit van die zaal, maar hiermee mag nooit de 1-op-5 capaciteit van de gehele ruimte overschreden worden.
    • Om bij het gebruik van congreszalen op de beursvloer gebruik te kunnen maken van de totale 1-op-5 capaciteit moeten deze zalen wel de gehele beursdag in gebruik zijn. Op het moment dat de zalen afgesloten worden, moeten die vierkante meters van het totale oppervlak van de beursvloer afgetrokken worden waarmee de capaciteit van de hal dus kleiner wordt.