Wees je eigen innovatiemotor: organiseer een hackathon

Denk bij je volgende evenement eens aan de organisatie van een hackathon. Het stimuleert innovatie in je branche, trekt een nieuwe doelgroep aan en voegt een enorme dynamiek toe aan het evenement. Wij hebben onze eerste hackathon erop zitten en delen graag onze ervaringen.

Als organisator van een evenement ben je allang niet meer alleen organisator. In veel gevallen modereer of initieer je een community. Maar hoe doe je dat? Je kunt niet altijd in de keuken van je deelnemers of leden kijken, dus je weet niet altijd welke innovaties of ideeën worden gedeeld. Met een hackathon als (sub)event haal je andersdenkenden naar je evenement en creëer je nieuwe antwoorden op vraagstukken die spelen in jouw branche.

Innovatie belangrijk
Omdat we bij RAI Amsterdam veel belang hechten aan innovatie in de eventbusiness, blijven we onszelf en de branche graag uitdagen. Daarom organiseerden we van 31 oktober op 1 november een hackathon. Met 50 hackers in 8 teams die in 24 uur tijd oplossingen bedachten voor 4 prangende vraagstukken in de eventbranche. Dat leverde veel goede ideeën op. Tegelijkertijd was het een uitstekende manier om de mogelijkheden van een hackathon te ontdekken. Dit is een zeer inspirerende manier om een extra dimensie aan je event toe te voegen. 

Vraagstukken
De vier vraagstukken van onze hackathon waren duurzaamheid, beleving, matchmaking en logistiek rondom evenementen. In de hectiek van alledag lukt het organisatoren zelden om vanuit een strategisch oogpunt met deze kwesties aan de slag te gaan. Daarom brachten we mensen met hele verschillende achtergronden samen, zoals bijvoorbeeld programmeurs, wetenschappers, studenten en professionals uit binnen- en buitenland. De kruisbestuiving tussen de disciplines bleek een katalysator voor goede ideeën. Wij boden hen een 24-uurs snelkookpan en een gestructureerde innovatiemethodiek die is gebaseerd op de innovatiemethodiek Dutch Design Thinking.

Design Thinking
Vaak wordt bij een hackathon gedacht aan het oplossen van IT-gerelateerde vraagstukken. Je kunt een hackathon echter ook heel goed inzetten voor andere vragen.  Let er wel op dat creatie gebaat is bij sturing en structuur. Befaamd is de Design Thinking methode, een methode die de mens centraal stelt en steeds opnieuw dezelfde stappen doorloopt: empathise, define, ideate, prototype en test. Verschillende partijen zijn hierin gespecialiseerd en kunnen dit proces als moderator begeleiden. Wij werkten daarvoor samen met Studio.Why. Moderatoren heb je nodig om het proces op gang te brengen, te sturen en los te wrikken als het stokt. Andere belangrijke ingrediënten van een goede hackaton zijn een  inspirerende omgeving, de juiste sfeer, breaks om de geest even te ontspannen en gezonde catering die mensen 24 uur actief kan houden. Ook daarvoor werkten we samen met professionele partners. 

Iedereen wint
De winnaar was het team ‘From purple to virtual’. Zij bedachten een concept waarbij modulaire standbouw wordt verrijkt met een interactieve digitale wereld. De standbouwelementen zijn herbruikbaar. Ze worden door grote robotarmen in de ruimte geplaatst en ook aan- en afgevoerd met robots. Dat beperkt het aantal logistieke bewegingen en geeft tegelijkertijd een immens aantal mogelijkheden. Met dit concept won het team de eer en een mooie prijs (2.500 euro voor een goed doel naar keuze). En dat was voor hen nog maar het begin. Want wanneer de hackathon eindigt, start de ontwikkeling van het idee in de realiteit. Organiseer je zelf een hackathon, bepaal dan hoe je daar een rol in wilt spelen. 

Nieuwe community
De hackathon leverde nog een aantal belangrijke zaken op: de geboorte van een nieuwe community die we voor een volgende editie weer kunnen vragen, een verandering van de mindset bij de deelnemers en in de slipstream meer nieuwe ideeën die voor de hele branche interessant kunnen zijn.
 
Wat kan een hackathon betekenen voor jouw evenement? 
Ten eerste: Een hackathon binnen een evenement geeft een bijzondere dynamiek die het evenement extra aantrekkelijk maakt voor bezoekers, exposanten en sponsoren. Het leert de deelnemers, de bezoekers en jouzelf anders te kijken naar uitdagingen. Dat is geen overbodige luxe in een wereld die in een sneltreinvaart verandert. 

Ten tweede: Een multidisciplinaire deelnemersgroep, in combinatie met een methodiek zoals Design Thinking, levert andere ideeën op dan ‘traditionele’ innovatiewedstrijden. Vanuit diverse invalshoeken wordt anders naar een uitdaging gekeken en dat levert frissere resultaten op. 

Ten derde: De uitkomsten zijn interessant en leveren mogelijk nieuwe kansen op voor de business en/of branche waarin je werkt. Daarnaast genereer je ook nog eens extra publiciteit voor je evenement.

Het is dus een win-win-win-win-situatie. ‘Hackers’ krijgen een podium voor hun slimme ideeën en leggen waardevolle contacten waarmee ze deze ideeën verder kunnen ontwikkelen. Bedrijven die challenges aandragen, krijgen innovatieve antwoorden op prangende vragen en worden betrokken bij het proces. Bezoekers krijgen een interessanter evenement en ook na het evenement kun je ze blijven boeien met de uitkomsten – die in een aantal gevallen daadwerkelijk uitgevoerd kunnen worden. En voor het evenement zelf: nieuwe ideeën, extra publiciteit en simpelweg een leukere ervaring. 

Tips voor een succesvolle hackathon
Na onze eerste eigen editie kunnen we in ieder geval concluderen dat er een paar tips zijn waarmee je het beste uit je hackathon haalt. 

Tip 1: Nodig vooraf je branche en netwerk uit om uitdagingen  in te dienen. Betrek tijdens de hackathon de juiste experts en/of bezoekers van je evenement om als klankbord te dienen voor de hackers. Dat levert betrokkenheid en nieuwsgierigheid op. 

Tip 2: Benader een zo breed mogelijke groep van ‘hackers’, denk aan bijvoorbeeld wetenschappers, studenten, experts uit de branche, trendwatchers, ontwerpers, noem maar op. Iedereen kan meedoen aan een hackathon. Beroep, opleiding, afkomst maakt niet uit. Hoe diverser hoe beter.  Groepeer teams met mensen uit verschillende disciplines en classificeer deze in bepaalde rollen. Op deze manier bouw je een team waarin complementaire persoonlijkheden elkaar versterken.

Tip 3: Een basisregel van elke hackathon: zorg voor de juiste innovatiemethodiek en denk na over het programma. Dit zorgt ervoor dat mensen uit hun comfort zone gaan, eager zijn om resultaat te behalen en dat de flow erin blijft.  Zorg ook voor goede facilitators. Deze mensen begeleiden de teams zodat ze niet helemaal ‘lost’ raken. 

Tip 4: Bouw een goede sfeer met een comfortabele ‘work space’, goed decor, licht en geluid. Zorg voor goede catering en bijvoorbeeld hoekjes waar mensen even kunnen ontspannen en powernappen. 

Tip 5: Zorg voor de juiste social media coverage. Leg de hackathon goed vast, in zowel foto’s als film. De dynamiek is heel aanstekelijk en doet het vooral goed in bewegend beeld. Bouw de spanning op via sociale media. Bij onze hackathon ontplofte social, mede dankzij het goede werk van onze social media partner Live Online Events, maar ook de deelnemers waren razend enthousiast en deelden hun ervaringen. 

Tip 6: Maak gebruik van beschikbare data. Als er developers bij zijn, zul je verbaasd zijn wat voor patronen zij ontdekken zijn met het gebruik van data. Zorg er wel voor dat de gegevens geanonimiseerd zijn en dat privacy conform de AVG-wetgeving gewaarborgd is. 

Tip 7: Realiseer je dat de ideeën geen eindpunt zijn maar een startpunt. Vraag jezelf van tevoren af hoe je de ideeën die uit de hackathon voortkomen verder kunt en wilt ondersteunen.  

Tip 8: Deel de uitkomsten; dit is niet een feestje dat je voor jezelf houdt, maar een manier om samen je eigen vak of branche verder te helpen.  

En vooral: ga aan de slag. Voor iedereen is ooit een hackathon de eerste, ook voor ons. Durf, geniet van de dynamiek en van de mensen, gebruik de uitkomsten en leer van het proces om het een volgende keer nog beter of anders te doen. 

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen hiermee tot nu toe. Wil je ze met me delen?

Norman Lenden

Norman Lenden

Customer Marketing Manager | LinkedIn | B2B Marketing | Branding | Innovatie | Muziek