Van buiten naar binnen: wat is de maatschappelijke (toegevoegde) waarde van jouw event?

Eventorganisatoren weten als geen ander: context doet er toe. Het gaat immers bij een event om het creëren van een ideale context waarin waardevolle ontmoetingen kunnen ontstaan, toch? Interessant is het om je af te vragen in hoeverre jij als eventorganisator je bewust bent van de context waarin je event plaatsvindt, hieraan ontleent jouw event namelijk haar bestaansrecht nu en in de toekomst. Het begrijpen van je context en daar rekening mee houden, maakt je evenement maatschappelijk gezien een stuk waardevoller. Dat is een kans, niet alleen voor jou als organisator maar vooral ook voor alles om je heen. 

Een event ontstaat omdat er bij sommige mensen of groepen een behoefte bestaat om elkaar te ontmoeten rondom bijvoorbeeld een bepaald thema. Of dit nu watermanagement is, tuinbouw, drones of wat dan ook. De waardering voor je evenement zie je stijgen, wanneer je in staat bent om deze maatschappelijke behoefte te vertalen naar een event dat hierop aansluit. Maar over welke maatschappelijke behoefte heb je het dan? Die van een (potentiële) exposant of bezoeker? Er zijn nog veel meer partijen die je bij het organiseren van een evenement tegenkomt of waar je van waarde voor kan zijn. Je evenement vindt immers niet in een vacuüm plaats, maar in een context waarbinnen je een diversiteit aan maatschappelijke behoeften tegenkomt. Hoe beter jij hierop weet in te spelen, hoe groter de maatschappelijke toegevoegde waarde wordt en daarmee de waardering voor je evenement. Waarom zou je dat niet willen? 

Het vraagt van jou om de context van je event te willen begrijpen en je aandacht te richten op wat er in jouw context is. Vragen die je jezelf als organisator kunt stellen zijn: Wie is de maatschappij in relatie tot mijn evenement? Wat vinden zij belangrijk? En hoe kunnen wij daar naar organiseren? Welke waarde heeft ons evenement voor de maatschappij? Voor wie is dat waardevol? Welke zaken die we doen betekenen juist een verlies voor de maatschappij? Voor wie is dat een verlies? Hoe kunnen wij met andere keuzes dit verlies beperken dan wel neutraliseren? 

Als je op deze manier naar je evenement gaat kijken zijn er veel aanknopingspunten te vinden waarop jij met jouw evenement van waarde kan zijn. Zonde toch, om waarde die jij kan bieden, onbenut te laten? Ik zie dit ook als een vorm van verspilling en dit is als je het mij vraagt in essentie zonde. 

Een verlies voor de maatschappij verkleinen/voorkomen
Wie is de maatschappij in relatie tot jouw evenement? Met wie heb je allemaal direct dan wel indirect te maken? Wat speelt daar? Heb jij inzicht in waar jouw business een verlies betekent voor de maatschappij? Zo niet, hoe kom je daar dan achter? En hoe neem jij dan vervolgens hier je verantwoordelijkheid voor? Een venue kan je mogelijk inzicht verschaffen in diverse meetbare effecten van de keuzes die je bij de organisatie van je event maakt. Denk bijvoorbeeld aan de CO2 uitstoot van je energieverbruik of de hoeveelheid foodwaste. Bij de RAI kunnen we verschillende meetbare effecten weergeven in een Event Footprint. Echter, het is vooral ook interessant om te leren begrijpen waar de partijen waar jouw evenement mee in aanraking komt, een verlies ervaren, zodat jij hier ook je verantwoordelijkheid in kunt nemen. Dit biedt jou een kans om op aspecten van je evenement die er voor de maatschappij toe doen, waardevolle actie te ondernemen en daarmee vergroot je de maatschappelijke toegevoegde waarde van je event. 

Zo bevindt onze venue zich midden in de stad Amsterdam. Soms ervaren buurtbewoners een verlies bij de organisatie van een evenement, doordat ze geluidsoverlast ervaren of drukte in het verkeer. De vraag is dan vervolgens hoe wij hier samen met een organisator onze verantwoordelijkheid in kunnen nemen. Dit vraagt wat van de venue, maar ook van de organisator om hiervoor open te staan en om in dialoog met de buurt te kijken hoe we de overlast zoveel mogelijk kunnen beperken. Wacht niet op klachten, maar ga proactief als organisator op zoek naar wat er in de ogen van de maatschappij in de relatie tot je evenement toe doet. 

Maatschappelijke toegevoegde waarde vergroten
Het is ook een verlies voor de maatschappij om potentiële waarde die je kan bieden met, dan wel dankzij je evenement, onbenut te laten. Er zijn vaak mogelijkheden genoeg om van waarde te kunnen zijn. Dit ervaar ik dagelijks binnen de RAI, hoe wij met, dan wel dankzij onze business van waarde kunnen zijn voor de omgeving. Enkele voorbeelden vind je hier, hier, hier en hier

Ben jij je bewust van de waarde die je in handen hebt? Eerder schreef ik over hoe een event met content aandacht kan geven aan maatschappelijke uitdagingen en daarmee mogelijk kan helpen bij de ontwikkeling ervan. Maar er kan nog zoveel meer… Als organisator van een evenement heb je zo veel waarde in handen, de vraag is wie heeft hier behoefte aan? Keer de vraag ook eens om: Welke maatschappelijke behoeften leven er en hoe kan jij met jouw evenement hier aan bijdragen? Het vraagt om matchmaking, is dat niet waar wij in onze branche goed in zijn?

Denk bijvoorbeeld aan de kennis en expertise op je beursvloer. Wordt deze optimaal benut? En is de content van je beurs wel voor iedereen toegankelijk? Of zouden er meer mensen mee geholpen kunnen zijn? Wie sluit ik met mijn evenement in en wie sluit ik uit? Voor welke mensen is het moeilijk om toegang tot mijn evenement te krijgen? In hoeverre zijn mijn bezoekers een redelijke afspiegeling van de maatschappij waar het event zich op richt? Voor welke partijen is het moeilijk om als exposant toegang tot mijn evenement te krijgen? In hoeverre vormen de exposanten een redelijke afspiegeling van de partijen die actief zijn in de desbetreffende sector/community?

Veel vragen en zoveel antwoorden die kunnen leiden tot waardevolle initiatieven. Je kunt bijvoorbeeld partijen die moeilijk toegang krijgen tot het event, helpen daar toch bij aanwezig te zijn. Zo ondersteunen de eigen titels van de RAI diverse goede doelen, passend bij de sectoruitdagingen van het event, met een plekje krijgen op het event. Hiermee zijn niet alleen de goede doelen geholpen, ook dragen zij bij aan relevante content over de sector op het event. Ook kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om je event gratis of tegen een gereduceerd tarief toegankelijk te maken voor mensen met een laag inkomen. 

Je kunt ook verder denken. Wat heb je nog meer te bieden? Ruimte, expertise, een netwerk…  Een voorbeeld ter illustratie: ik ken maatschappelijke initiatieven waarbij men altijd op zoek is naar mogelijkheden om hun vrijwilligers of kwetsbare groepen een leuk uitje te bezorgen. Stel dat jij de organisator bent van een theatervoorstelling. Je kunt deze mensen een kaartje doneren, maar dat is mogelijk een flinke kostenpost. Ik kan me een ander scenario voorstellen: nodig bijvoorbeeld die mensen uit voor de generale repetitie. Het mes snijdt aan twee kanten: de vrijwilligers hebben een leuk uitje, de theatergroep speelt alvast voor een publiek. En heel belangrijk: er gaat niets verloren. Want ook die generale repetitie is leuk om te zien. 

Voor elk evenement zijn er misschien groepen die niet direct op je radar staan, maar die wel geïnteresseerd zijn of behoefte hebben aan iets dat jouw event (wellicht zonder dat je er bij stil staat) te bieden heeft. Door dit niet primair vanuit een economisch perspectief te bekijken (verdien ik er geld aan) maar vanuit waarde, ontstaan er nieuwe mogelijkheden.

Over waarde gesproken! Veel materiaal dat op een beurs is gebruikt, gaat daarna de prullenbak in. En hoewel je al het afval kunt scheiden, is hergebruik natuurlijk veel beter. Hoe zorg je ervoor dat waarde waardevol blijft in plaats van afval wordt? Welk materiaal is er 'over' en wie zou je daarmee blij kunnen maken? Een mooi voorbeeld is de ‘donation room’ die wij dit jaar voor het eerst gaan inzetten bij een groot evenement. Bij de RAI hebben we een lijst van spullen die maatschappelijke initiatieven in de buurt goed kunnen gebruiken. Exposanten kunnen deze spullen die ze over hebben, doneren na het event en deze krijgen dan een goede bestemming.

Besef wat je in handen hebt
Het begint allemaal met het besef dat je heel veel waarde in handen hebt, die je op meerdere manieren kunt aanwenden. Kijk om je heen, voel wat er speelt, wie er nog meer behoefte zou kunnen hebben aan wat jij te bieden hebt. Als je je evenement puur bekijkt als een gesloten economisch systeem, doe je het tekort. Kijk dus ook naar de maatschappelijke waarde en hoe je die kunt vergroten. Wat je dan terugkrijgt is minstens zo belangrijk als geld: je helpt andere mensen en draagt daarmee bij aan een betere wereld. Het versterkt ook je zakelijke positie, want je kunt rekenen op de waardering van exposanten, bezoekers en andere stakeholders. Zo streef je naar een evenement dat door de maatschappij als verantwoord ervaren wordt. Dat is niet alleen prettig, maar bevordert ook je continuïteit. Het zorgt ervoor dat je de kennis, contacten en assets die je gebruikt, optimaal benut. En het geeft een ongelofelijk voldaan gevoel, wat ook niet onbelangrijk is en dat gun ik iedereen. Als organisator ben je namelijk in de eerste plaats een mens.

Stephanie Mathas

Stephanie Mathas

Stephanie Mathas | MVO Manager RAI Amsterdam | @StephanieMathas
MVO | Duurzaamheid | Verandering | Vooruitgang| Reizen | Dansen | Geniet van het leven!