Mooie ruimte! Maar ziet het er straks uit zoals ik heb bedacht?

Let’s get visual! Veel mensen vinden het lastig om zich een goede voorstelling te maken van de fysieke inrichting van een evenement. Toch is dat voor organisatoren heel belangrijk, zeker bij een nieuwe titel, een andere locatie of innovatieve onderdelen. Dit is op te lossen met digitale 3D-tekeningen of zelfs virtual reality, waarbij je zelf als het ware door de ruimte loopt. Je kunt daarmee gemakkelijk nieuwe ideeën testen. Hoe maak je daar als organisator optimaal gebruik van?

Ik heb jaren gewerkt op de CAD-office van de RAI, waar we de plattegronden uitwerken voor alle evenementen. Dat geeft veel informatie, maar je moet in je hoofd nog een vertaalslag maken om het helemaal voor je te zien. Je kunt in 2D niet zien hoe iemand de ruimte ervaart. Toch wil je dat graag weten, zeker als je overweegt iets nieuws te doen. Wat betekent het als je die nieuwe feature midden in een ruimte zet, hoe verandert de ervaring als je de bar verplaatst naar de andere kant, hoe voelt het als je zes kleine in plaats van drie grote stands naast elkaar zet? En hoe ziet een kind deze ruimte, of iemand in een rolstoel?

Een investering in nieuwe onderdelen is vaak hoog en dan wil je wel dat het werkt. Het loont dan ook om van te voren een visualisatie te maken. Wat kan er allemaal?

3D – fotorealistische weergave
Een 3D-plaatje geeft veel meer informatie dan een gewone plattegrond. Het idee dat je in je hoofd hebt krijgt een levensechte vorm in de gekozen ruimte.

Je kunt variëren met hoogtes, kleuren, het plaatsen of weghalen van bepaalde elementen. Het maken van zo’n 3D-weergave kost tijd, maar is voor een expert niet al te ingewikkeld. Het resultaat is een fotorealistisch beeld. Zo krijg je een goed idee van de impact dat een bepaald design of idee op de ruimte heeft. Bij een nieuw beursconcept kun je zelfs een hele hal in 3D laten vormgeven, om te zien of wat je voor ogen had, er ook echt zo uitziet: what you see is what you get. Je krijgt zelf een beter idee van de uitstraling en kunt dit delen met exposanten, die veel meer beleving krijgen bij het evenement en eerder overtuigd zullen zijn om deel te nemen. 


Er is één nadeel aan zo’n 3D-plaatje: je ziet de situatie maar van één kant. In feite ben je een gefixeerde kijker die niet kan rondlopen. Om dat op te lossen, is er gelukkig nog een andere techniek: virtual reality.

Virtual Reality – lopen door de ruimte
VR gaat verder dan 3D. Het houdt ook rekening met de positie van de kijker en je kunt daardoor virtueel door de ruimte bewegen. Met een VR-bril krijg je de meest realistische ervaring, maar je kunt de ruimte ook verkennen via een computerscherm. Je merkt of een looproute logisch aanvoelt, wat het effect van een bepaald design is, hoe de entree op bezoekers overkomt, of hoogte en kleuren prettig zijn en nog veel meer. Het is bijvoorbeeld ook in te stellen hoe groot je bent – om zo het perspectief van een kind te beleven. Je kunt een idee dus zelf ervaren vanuit het oogpunt van je bezoekers. Zeker bij grote veranderingen (en dus vaak grote investeringen) kan het heel zinvol zijn om deze eerst virtueel te toetsen met VR. 

Breng eerst de ruimte in kaart
Het opbouwen van een virtual reality (VR) omgeving is een stuk ingewikkelder dan een 3D-tekening; je moet elk punt in de ruimte meenemen; elke pilaar, elke drempel, alle afstanden en de lichtbronnen. Dat vergt deskundigheid, veel computercapaciteit en tijd. Het opbouwen van een nieuwe VR-wereld is daarom vrij kostbaar. 

Gelukkig hebben we bij de RAI inmiddels al verschillende belangrijke ruimten in VR in kaart gebracht: de Europahal (hal 1), de ruimte ernaast (hal 5) en het Amtrium (hal 4). Daarin kunnen we VR-weergaven maken van bijvoorbeeld een nieuwe beurs.

Mensen die zien hoe we dat doen, vergelijken het wel met het populaire spel SIMS. Het is wel wat complexer dan dat, kan ik je verzekeren. 

Betere beslissingen, effectieve marketing
Als je eenmaal de opzet in VR gemaakt hebt, kun je ermee gaan spelen. Je ziet of het idee dat je voor ogen had, echt gaat werken en je kunt de opzet bespreken met belangrijke partners. Het is gemakkelijker om goede beslissingen te nemen en om bij te sturen waar dat nodig blijkt. Niet op basis van wat je denkt, maar op basis van hoe het werkelijk wordt. Bij enkele beurstitels van de RAI is het InnovationLAB bijvoorbeeld een belangrijk onderdeel. Met VR kunnen we vooraf het design en de plaatsing in beeld gaan brengen. De VR-preview verhoogt het succes van zo’n feature aanzienlijk omdat je van tevoren de bezoekerservaring kunt toetsen. 

Natuurlijk is het uiteindelijke plaatje ook te gebruiken voor de marketing van het evenement, zowel richting exposanten als bezoekers. 

Let’s get visual!
Het hangt natuurlijk van de venue af in welke mate ze je kunnen helpen met het maken van 3D- of VR-weergaven. Wij zien bij de RAI zelf hoe veel waarde het toevoegt en gebruiken deze nieuwe technieken ook graag voor onze eigen beurstitels. Daarom zijn we nu hard bezig om naast hal 1, 4 en 5 ook de andere RAI ruimtes in VR in kaart te brengen. 

Wat de mogelijkheden bij een venue ook zijn, het loont voor jou als organisator om een visuele vertaling te maken van wat je voor ogen hebt: in ieder geval in 2D, nog meer waarde heeft 3D en als het kan; zet VR in. Het helpt je bij het ontwikkelen van je evenement en bij het toetsen van nieuwe ideeën. Als een plaatje meer zegt dan 1.000 woorden, zegt VR meer dan een miljoen woorden.

rueben