Hoe je het feest organiseert dat innovatie heet

Beurzen en congressen zijn een bron van innovatie, ontmoeting en ontwikkeling. Dat gaat echter niet vanzelf. Hoe kunnen venues en organisatoren er samen voor zorgen dat evenementen maximale impact en relevantie hebben en houden? En wat betekent dit voor het land en de stad waar evenementen plaatsvinden?

Het kennismaken met innovaties is een van de belangrijkste redenen voor bezoekers om naar een beurs of congres te komen. De ontwikkelingen die er te zien zijn maken een evenement relevant en interessant. Wetenschap, kenniscentra, overheid en bedrijfsleven ontmoeten elkaar en werken samen aan de toekomst. Daarom is het belangrijk om innovaties op elk evenement een prominente plek te geven en ontmoetingen te stimuleren. 

Zo geven we innovatie ruim baan
De RAI is een bekende venue, en we organiseren zelf ook verschillende evenementen. Innovatie speelt daarin altijd een sleutelrol. Op Intertraffic bijvoorbeeld, dat eind maart plaatsvond, staat de verkeerstechnologie centraal. Bij uitstek een onderwerp waarin ontwikkelingen razendsnel gaan. Een hal was daarom geheel gewijd aan Smart Mobility, in samenwerking met het ministerie van Verkeer & Waterstaat. Hier vond ook de Smart Cities Summit plaats. We organiseerden een innovation award en ITSUP, een speciale ruimte voor start-ups in smart mobility die tegen gereduceerd tarief hun inspirerende ideeën konden presenteren. Zo onderzoeken we voor elk evenement wat de meest geschikte manier is om innovatie te stimuleren en te presenteren. 

Overleg met overheden: ruimte voor topsectoren
Een evenement heeft ook een flinke spin-off in het aanjagen van bedrijvigheid en ontwikkeling in de plaats waar het plaatsvindt. Vooral bij internationale vakbeurzen en wetenschappelijke congressen zie je dat effect sterk terug. Nederlandse universiteiten, onderzoeksinstituten en belangrijke bedrijven zijn betrokken. Zij verstevigen tijdens zo’n evenement hun netwerk en kennis, organiseren soms locatiebezoeken of nemen een deel van programma op zich en vergroten zo hun zichtbaarheid. Bezoekers maken kennis met Nederland en Amsterdam, wat kan leiden tot zakelijke verbintenissen of zelfs vestigingsplannen. De overheid heeft een aantal topsectoren benoemd, waar Nederland zich mee wil onderscheiden. Als RAI Amsterdam hebben we geregeld overleg met de politiek om samen te bespreken hoe we interessante evenementen naar Nederland kunnen halen en hoe we de impact daarvan kunnen optimaliseren.

Samenwerken met de gemeente
Ook de lokale overheid heeft speerpunten, waar we met evenementen een bijdrage aan kunnen bieden. Een voorbeeld: Amsterdam is een stad waar verkeerstechnologie een belangrijk onderwerp is. Metropool Amsterdam stond daarom zelf op Intertraffic. Gezamenlijk organiseerden we bovendien een ‘challenge’ om met de aanwezige experts slimme oplossingen te bedenken voor de bereikbaarheid van de stad. 

Ook op een andere manier werken we samen met de lokale overheid. Evenementen trekken veel bezoekers en we willen de overlast daarvan zo veel mogelijk beperken. We zijn immers onderdeel van deze mooie stad en willen graag bijdragen aan de leefbaarheid ervan. Onze locatie aan de rand van de stad is daarbij een voordeel: bezoekers hoeven de stad niet in om bij ons te komen. Overdag zijn de meeste bezoekers binnen en ’s avonds verblijven ze over het algemeen in de betere restaurants en hotels. Ook de spreiding in de tijd helpt: professionele beurzen vinden vooral door de week plaats, terwijl toeristen de stad eerder in het weekend bezoeken. Door het jaar heen ligt het zwaartepunt van evenementen buiten de vakantieseizoenen. Ondanks dat alles realiseren we ons dat grote aantallen bezoekers een invloed kunnen hebben op bewoners, met name mensen hier in de buurt. Daarom gaan we actief de dialoog aan met bewoners en organiseren we de bezoekersstromen zodanig dat de Amsterdammers er zo min mogelijk last van hebben.   

Trots zijn en alert blijven
Het is fantastisch om te zien wat er elke dag weer aan nieuwe innovaties en ontwikkelingen in deze hallen gepresenteerd wordt. We willen dat graag nog meer uitdragen en delen met de rest van de wereld. Op Intertraffic reed bijvoorbeeld de eerste zelfrijdende bus ter wereld. Op de Horecava zagen we hoe voedsel in 3D geprint werd. Nieuwe bedrijfstakken en communities brengen nieuwe evenementen met zich mee. Online communities zoals Comic Con en Vidcon bijvoorbeeld, e-sports, verschillende IT-events en bijvoorbeeld ook een nieuw evenement zoals Money2020, dat helemaal is gewijd aan recente financiële ontwikkelingen. 

Zolang er mensen zijn, zal er innovatie zijn en zo lang er innovatie is, zal er de behoefte zijn om samen te komen en ideeën uit te wisselen. Als venue en als organisator kun je daarin een belangrijke rol spelen: door de ontwikkelingen te volgen, een platform te bieden, en door mensen actief bij elkaar te brengen. Er lopen hier soms meer dan 100 nationaliteiten rond, die allemaal bij elkaar komen om kennis uit te wisselen, elkaar te inspireren en zakelijke contacten te leggen. Dat potentieel, die energie, daarin zit de grootste waarde van evenementen en we zullen ons elke dag inzetten om dat optimaal te faciliteren.

 

Maurits van der Sluis

Maurits van der Sluis

RAI Amsterdam COO | Netwerker | Events | Amsterdam | Skiën