Helderheid voor medische congressen

Een medisch congres moet zich aan regels houden. Maurits van der Sluis vertelt hoe organisatoren daarbij geholpen worden.

Met name de regelgeving rond geneesmiddelenreclame heeft invloed op de organisatie van een medisch congres. In Amsterdam werken verschillende partijen samen om het voor organisatoren zo helder en gemakkelijk mogelijk te maken om aan alle compliance regels te voldoen. RAI’s COO Maurits van der Sluis legt uit hoe we dat doen.

Europese regels, Nederlandse toepassing
Europa heeft uniforme regelgeving voor communicatie rondom geneesmiddelen voor menselijk gebruik. Elk land heeft deze regels verwerkt in de nationale wetgeving. Daarnaast is er de gedragscode van de Europese zelfregulerende koepelorganisatie EFPIA. In Nederland komen deze componenten samen in de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (CGR). Voor organisatoren van medische congressen is een onderdeel hieruit extra relevant: promotie voor receptgeneesmiddelen mag alleen gezien worden door ‘beroepsbeoefenaren’. Dit zijn professionals die geneesmiddelen mogen voorschrijven of afleveren, zoals artsen en apothekers. Hoe zorg je dat je daaraan voldoet als organisator? Dat hoef je gelukkig niet helemaal zelf uit te zoeken. 

Onafhankelijk advies
In Amsterdam werken de gemeente, NBCT Holland Marketing, RAI Amsterdam, het ministerie van Volksgezondheid en de Keuringsraad nauw samen om de organisatie van elk medisch congres probleemloos te laten verlopen. De Keuringsraad ziet namens de CGR toe op de naleving van de Gedragscode en adviseert congresorganisatoren hierover. 
Vanuit de RAI brengen wij organisatoren van medische congressen bij de start van de voorbereidingen al in contact met de juiste persoon bij de Keuringsraad. De organisator legt zijn plannen voor en krijgt op basis daarvan advies over wat wel en niet kan en wat eventuele alternatieven zijn. 

Duidelijke registratie
Wat in bijna alle gevallen nodig is: een duidelijke registratie van de beroepsgroep van elke bezoeker. Dit moet ook zichtbaar zijn op de badges. In de lay-out van het congres zijn er dan verschillende alternatieven. Je kunt bijvoorbeeld een deel van de beursvloer alleen toegankelijk maken voor beroepsbeoefenaren. In dat deel mag promotie voor receptgeneesmiddelen zichtbaar zijn. Een andere mogelijkheid is dat de exposanten dit onderscheid op de stand maken: ze mogen dan alleen geneesmiddelen aanprijzen in 1-op-1 contact met beroepsbeoefenaren. 

Als het merendeel van de bezoekers binnen de categorie beroepsbeoefenaren valt, kan het zelfs zo zijn dat de organisatie geen extra maatregelen hoeft te nemen (al zijn badges altijd handig). Dit kan het geval zijn bij grootschalige evenementen die primair gericht zijn op internationale beroepsbeoefenaren (zonder patiënten). De Keuringsraad kan hierover uitsluitsel geven. 

Bekijk de regels voor medische congressen hier.

Korte lijnen 
Daarnaast zijn er ook andere factoren waar je rekening mee moet houden, zoals inhoudelijke presentaties, hospitality en cadeautjes. Je moet voorkomen dat farmaceutische bedrijven beroepsbeoefenaren beïnvloeden op een manier die niet is toegestaan. Ook hierover kan de Keuringsraad advies geven. De organisator ontvangt het totale advies van de Keuringsraad in een duidelijke brief. 

Zeker bij grotere, internationale evenementen kan het prettig zijn om een en ander vooraf goed te bespreken met de delegates. Bij RAI Amsterdam kunnen we in zo’n geval de Keuringsraad uitnodigen voor een meeting vooraf, zodat de delegates hun eigen vragen kunnen stellen. 

De praktijk is eenvoudig
De regels lijken misschien complex, de praktijk is vrij eenvoudig. Wanneer je een congresvoorstel indient, krijg je op basis daarvan een persoonlijk advies. Je kunt je evenement dan zodanig inrichten dat het aan alle regels voldoet. In het geval van een groot internationaal congres voor medische professionals, hoef je misschien niet eens extra maatregelen te nemen. Begin wel op tijd, zodat je voldoende mogelijkheid hebt om het nodige advies in te winnen en beslissingen te maken over de optimale inrichting. Wij denken natuurlijk met je mee en brengen je graag in contact met de juiste mensen.

Maurits van der Sluis

Maurits van der Sluis

RAI Amsterdam COO | Netwerker | Events | Amsterdam | Skiën