Zakelijk daten hoeft niet toevallig te zijn

De belangrijkste waarde van elke beurs of congres is de persoonlijke ontmoeting. Hoe kun je als eventorganisator deze optimaal faciliteren? Breng deelnemers al vooraf met elkaar in contact en zorg dat ze elkaar ter plekke snel vinden. Dat wordt helemaal gemakkelijk met de technische revolutie die indoor wayfinding heet. ‘Je staat nu naast de persoon die je wilde ontmoeten.’ Zakelijke congresdating in drie stappen.
Als een deelnemer naar een congres of beurs gaat als bezoeker of exposant, wil hij of zij daar de juiste mensen ontmoeten. Daarvoor moet deze deelnemer weten wie er zijn, hij wil ze kunnen vinden en hij wil een goed gesprek. Dat zijn allemaal zaken waarbij jij, de organisator van het event, een grote rol speelt. Wat maakt de deelnemer blij?

  • STAP 1: Matchmaking
    Verstrek deelnemersinformatie vooraf
    Bij de registratie verstrekken congres- en beursbezoekers gegevens zoals bedrijfsnaam, functie en niveau. Alleen ter plekke een deelnemerslijst verstrekken is niet meer van deze tijd. Deelnemers verwachten dat je deze gegevens voorafgaand en tijdens het congres online verstrekt. Je maakt het nog interessanter als je links maakt naar bijvoorbeeld LinkedIn-profielen. Dat geeft bezoekers de gelegenheid vooraf uit te zoeken wie interessant is en contact te leggen. Uiteraard binnen de privacy wetgeving.

    Durf te vragen
    Maar zeggen functie, bedrijfsnaam en zakelijke profielen voldoende? Er zijn meer inhoudelijke criteria die bepalen of vakgenoten elkaar willen ontmoeten. Op een beurs voor architecten zijn dat misschien de stromingen die hen inspireren. Op een huisartsencongres bijvoorbeeld actuele ethische vraagstukken. Bedenk vooraf welke aspecten voor jouw bezoekers en/of exposanten interessant zijn en vraag ernaar bij de inschrijving. Daarmee vergemakkelijk je voor deelnemers het selectieproces. Durf daarbij breed te denken.

    Geef suggesties
    En waarom zou je daarin niet pro-actief te werk gaan? In november ga ik naar de Web Summit in Portugal. Ik krijg van de organisatie nu al suggesties om in contact te treden met andere bezoekers. Dat kan doordat slimme algoritmes verbanden in deelnemersgegevens herkennen. De suggesties helpen me om vooraf connecties te maken en contacten uit te nodigen voor een fysieke ontmoeting tijdens de Summit. Zo benut ik mijn tijd daar optimaal en dat maakt het event voor mij waardevoller.

  • STAP 2: Ontmoetingen faciliteren
    Tijdens het congres of de beurs kun je als event organisator waarde toevoegen door de gewenste ontmoetingen actief te faciliteren. Bekende vormen zijn de meeting plaza of het organiseren van ontmoetingen tijdens de lunch of het congresdiner. Je onderscheidt jouw event door een stap verder te gaan.

    Afspreken via de event-website
    Op een BIO-Europe evenement in 2012 was een hele hal ingericht met genummerde spreekkamers, het leek wel een hoteletage. De event-website bevatte een persoonlijke agenda. Die kon een spreekkamer boeken op een tijdstip dat beide gesprekspartners beschikbaar waren.

    Zet interessante mensen naast elkaar
    Op de Web Summit in november houdt men bij de placering tijdens lezingen rekening met de kenmerken van de deelnemers. Bezoekers die interessant voor elkaar kunnen zijn, krijgen een stoelnummer naast elkaar.

    De eventapp speelt bij zulke processen een belangrijke rol. Besteed daarom aandacht aan de selectie daarvan. De ontwikkelingen gaan hard, leert ook deze presentatie van Lawrence Coburn, CEO van app-ontwikkelaar DoubleDutch:



    Daag uit tot echt contact
    Ontmoetingen technisch faciliteren is echter maar de helft van het verhaal. Zaken gaan over vertrouwen en gunnen, daarvoor is meer nodig dan een uitwisseling van visitekaartjes. Het verschil zit hem in het maken van echt contact. Dat ontstaat wanneer je samen iets beleeft, als je je kwetsbaar opstelt, in ontspanning. Het is niet toevallig dat de beste deals gesloten worden op de golfbaan en dat Chinezen hun zakenrelaties uitnodigen in een karaokebar. Dus maak de ontmoetingen op jouw event speciaal, breng er een spelelement in, creëer een omgeving die uitdaagt en waarin echt iets kan gebeuren. Alleen dan zal jouw event relevant blijven.

  • STAP 3: Indoor wayfinding
    De techniek die de beurs- en congreswereld echt op zijn kop gaat zetten is indoor wayfinding, ook bekend als indoor navigatie of locatiebepaling. We kennen natuurlijk Google maps, waarop met GPS te bepalen is waar je je bevindt. In gebouwen werkt GPS niet, maar er zijn andere mogelijkheden. Wereldwijd zijn partijen druk in de strijd om de beste technische oplossing voor indoor wayfinding te ontwikkelen. In de RAI is binnenkort van elke bezoeker tot op 50 centimeter nauwkeurig te bepalen waar hij of zij zich bevindt. Zulke indoor locatiebepaling biedt ongekende mogelijkheden. Je kunt bezoekers assisteren met het maken van routes, of ze naar relevante stands leiden. En je kunt ze met elkaar in contact brengen, op basis van eerdere matchmaking. Dat kan zo ver gaan als een signaal dat klinkt wanneer personen bij elkaar in de buurt zijn. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Een revolutie in beurstechniek
De ontwikkelingen in indoor navigatie gaan snel. De komende tijd zal ik je hiervan persoonlijk op de hoogte houden via dit blog. Wat kan er al, welke technieken zijn er voorhanden, welke werkt het beste en vooral: van welke toepassingen kun je profiteren?

Mocht je zelf al ervaring hebben met indoor wayfinding, laat van je horen!

Max Weijers

Max Weijers

Max Weijers | @Max_Weijers | Strategy Manager RAI Amsterdam | Innovatie | Technologie | Data | Kitesurfing