Let’s go outside!

Maak van jouw event een belevenis die mensen raakt en transformeert. Alleen dan win je het op termijn van online en andere alternatieven. De fysieke ruimte is daarbij belangrijker dan je denkt. Laat je inspireren door de goede voorbeelden en maak van jouw event een indrukwekkende belevenis.

Als Head of Business Development volg ik de ontwikkelingen in de eventbranche nauwgezet. Hoewel steeds meer contact online plaatsvindt, blijken face-to-face events onverminderd populair. Fysieke beurzen en congressen hebben namelijk een belangrijke troef in handen: menselijk contact. Dat is echter niet genoeg. We moeten ons realiseren dat de eisen aan events hoger zijn, dat bezoekers kritischer zijn en dat de exposant meer dan ooit waar wil voor zijn geld. Om als beursorganisator de concurrentie met online communicatie en andere events te winnen moeten we niet uitgaan van wat we kennen. Het is tijd to ‘boldly go where no man has gone before.’

Nieuwe dingen doen
Laat bezoekers en exposanten iets beleven, verras ze, maak ze onderdeel van een verhaal. Dan neemt men informatie beter op en verveelvoudigt de effectiviteit van het netwerken. Dan benut je het face-to-face contact optimaal. Dan zullen mensen daadwerkelijk nieuwe dingen gaan doen als ze weer thuis zijn.

Voorbij het rationele
Kijk daarom eens kritisch naar je eigen event en vraag je af: wat willen we ermee bereiken? Zorg dat alles daarop is gericht. We kunnen daarbij leren van ontwikkelingen in de congresbranche. De auters van ‘ In the heart of meetings’ stellen het als volgt: ‘in order to be effective, the programme must be an experience that goes beyond the mere logical and cerebral.’ Hoe doe je dat? En hoe gebruik je daarbij de fysieke ruimte optimaal?

Gebruik andere ruimtes & gebruik ruimtes anders
Je kunt natuurlijk op zoek naar een bijzondere locatie. Een trein, een dierentuin of zelfs een onbewoond eiland. Alles kan tegenwoordig. Slimme projectontwikkelaars herkennen de behoefte aan originele beurslocaties. Kijk eens naar deze parkeergarage in Miami. Mensen komen er naartoe alsof het een museum is. De bovenste verdieping is te huur voor events. Kost 15.000 dollar per avond maar dan heb je ook wat.

Toch biedt een originele locatie op zichzelf nog geen toegevoegde waarde. Het gaat erom wat je ermee doet. Elke locatie heeft mogelijkheden, als je ze maar durft te gebruiken. Denk daarin mee met exposanten. Zij willen tijdens de beurstijden zo veel mogelijk effectieve contacten leggen. Hoe kun je de locatie daarbij optimaal inzetten? Kijk naar plafondhoogtes, kleurstelling en lichtinval. Alles wat van invloed kan zijn op de psyche van de mens kun je gebruiken om het gewenste doel te bereiken. De grootste horecabeurs van Nederland, de Horecava, heeft dat goed begrepen. De belevenis speelt hier een hoofdrol, wat je terugziet in onder andere een wijntheater, vurige barbecues, een koffiekas en zelfs complete mindful ingerichte hotelkamers. Kijk voor meer inspirerende filmpjes op HorecavTV.

In 2016 vernieuwde een bekende modebeurs haar format door te kiezen voor een cirkelvormige structuur met minder muren en paden, waardoor de producten meer aandacht kregen. De netwerktuin buiten, met live muziek en deejays, bood gelegenheid voor ontspannen netwerken.

Kijk met andere ogen naar dezelfde ruimte
De enige limiet is het budget, daarbinnen is alles mogelijk. Draai de wereld om, als dat de boodschap overbrengt. En wie zei dat zalen muren nodig hebben? Gebruik dat park! Ga het dak op. Organiseer een workshop in de keuken. Gebruik de transfer vanaf het vliegveld voor een originele presentatie. Organiseer een hardloopwedstrijd waardoor sterke netwerkmomenten ontstaan. Bekijk de vertrouwde locatie en de omgeving eens met een frisse blik.

Waar beginnen?
Stilstand is geen optie. Dan verlies je het van online alternatieven of vernieuwende concurrenten. Als je de strijd wilt winnen, stel jezelf dan een paar kritische vragen. De belangrijkste: wat is mijn doel met deze beurs en is de huidige vorm daarvoor de beste? Maar ook: zijn er in of rond de locatie mogelijkheden die we nu al kunnen inzetten om bezoekers en exposanten nog beter te faciliteren in het bereiken van hun doelen? Gebruik die ruimte! Experimenteer, wees niet bang om te falen. Begin klein. Een sessie in het park is een mooi begin.

Denise Capello

Denise Capello

Denise Capello | @denisecapello | RAI Amsterdam | Business Development | Partnerships| Internationaal | Passie