Evenementen; valt er nog wat te beleven?

10 tips om je evenement een persoonlijke boost te geven.
Ik ben net zo oud als de RAI. Nee, geen 100+, maar geboren in het mooie jaar 1961, toen de Europahal, nu monument, werd geopend. In de loop der jaren zijn zowel ik als de RAI enorm gegroeid, voor zover je de ontwikkeling van een kind tot volwassene kunt vergelijken met  het uitgroeien van de Europahal tot meer dan 100.000 m2 aan multifunctionele ruimtes.

Hoewel, er is in zekere zin wel een overeenkomst. Want als er iets is waar de laatste jaren de trend in evenementen naar toe gaat, is het die van de persoonlijke benadering. Steeds meer is er het besef dat we moeten kijken naar de individuele customer journey van onze klanten en gasten. Zowel vóór, tijdens als na het evenement. Pas dan geven we aan alle stakeholders een toegevoegde waarde. Return on investment op investering in tijd, geld, inspanning en in alles wat we voor elkaar  meebrengen aan kennis, producten en innovaties. Uiteindelijk maken we samen de branche: beurs, congres of evenement.

Mooi dus om te zien dat het weer beter gaat in de evenementenbranche. De crisis lijkt voorbij, de economie trekt aan, langzaam stijgen de bezoekersaantallen, we zien meer evenementen wereldwijd en een nieuwe, frisse blik op live bijeenkomsten.

Een frisse blik die ik als onderzoeker terugvind in nieuwsbrieven, research studies, nieuwe evenementen, marketingdata en whitepapers, gecombineerd met een gezonde dosis online discussies. Lang leve social media!

Wat dat laatste betreft – er is nog nooit zoveel gesprek én inspiratie mogelijk geweest door online samen te komen. Maar is dat net zo leuk/effectief/inspirerend als een evenement? Ik denk het niet… De gesprekken die we online hebben versterken alleen maar de wens om elkaar in het echt te ontmoeten.

Goed moment dus om wat evenementtrends van nu door te nemen. Wat kunnen we verwachten? Waar ligt de focus? Hieronder tien trends die je op weg kunnen helpen. De volgorde is willekeurig, en wat je er uit haalt is – hoe kan het ook anders – persoonlijk. Of, zo je wilt, voor iedere doelgroep weer anders.

  1. Eerlijkheid: meten is weten. Statistieken, bezoekersaantallen, enquêteresultaten: geen verkoopstunt, maar het echte verhaal. Feedback over evenement, organisatie en locatie wordt open gedeeld: het evenement is wat we er samen van vinden.
  2. Techniek: geen evenement is zonder. Big data, internet of things, real time monitoring, wayfinding, apps, robotics, hybride events, 3d printing, hologrammen – de mogelijkheden worden onderzocht én ingezet. Met optimale connectiviteit tijdens het evenement als absolute voorwaarde.
  3. Architectuur: focus op MVO, groene gebrouwen uitgerust met alle mogelijke technologie,  buiten/binnen mogelijkheden, unieke uitstraling gecombineerd met een blanco canvas: de venue als kameleon. Venues zijn geen commodity en laten zien dat zij onlosmakelijk verbonden zijn met stad en land waarin ze thuis zijn.
  4. Design: form follows function, mooi uitgangspunt vanuit de designwereld dat we ook bij evenementen steeds meer ter harte nemen. Wat willen we exact bereiken met het evenement en hoe moeten we het dan inrichten? Kritisch nadenken over dynamiek, volgorde van informatieverstrekking, tone of voice, regie en vorm.
  5. Spel: gamification! Bijvoorbeeld een wedstrijdelement dat netwerken stimuleert of deelname aan sessies interactiever maakt. Vooral de nieuwe generatie bezoekers ziet een speelse benadering wel zitten: samen én internationaal, met een knipoog naar online games.
  6. Gezondheid: aandacht voor de persoonlijke customer journey betekent ook aandacht voor well-being van bezoeker en exposant. Meer ruimte voor rust, een omgeving waar de zintuigen worden geprikkeld, waar uitgekiende foodstations gezonde en effectieve energie leveren. Oplaadpunt voor lichaam en geest.
  7. Verwarring: evenementen maken steeds meer gebruik van een “edge”. Net even anders, net even een twist. Met reden, want we worden alert als we even schrikken. Prima uitgangspunt om dan informatie in ons op te nemen. Goed wakker geschud.
  8. Kunst: we kijken meer naar wat muziek, dans, film of toneel kunnen toevoegen aan de beleving. Keuzes in kleur, beeld en geluid zijn essentieel. Inspiratie steeds meer uit theaters, concertzalen en musea.
  9. Samenwerking: in communities het hele jaar door écht in gesprek met je stakeholders: wat leer je daarvan? Meer co-creatie en sneller inspelen op trends en behoeftes. Maar ook durven loslaten, bijvoorbeeld met unconference sessies. Je bezoeker als organisator.
  10. Individu: denk aan onderzoek via persona’s, location based informatie, matchmaking  tools, een persoonlijke route door het evenement, inspelen op persoonlijke interesses – gebruik big data voor small details. En vergeet hierbij vooral het échte gesprek niet.

Maar, vergeet vooral de basis niet. Die blijft hetzelfde, wat we ook aan nieuwe ideeën toevoegen. Als het er op aan komt, gaat het bij ieder evenement nog steeds om de juiste vertaling van idee naar praktijk, relevante inhoud, een nagekomen afspraak, een goed advies, de juiste plek… en uiteraard een goede kop koffie!

Welke trend je ook volgt, maak het persoonlijk.

Sanne Jolles

Sanne Jolles

@sannejolles | Research Manager RAI Amsterdam | Trends | Innovatie | Gek op het Rijksmuseum