5 onmisbare adviezen voor hotelreserveringen bij uw evenement

‘Het kost me meer dan een uur om bij het congresgebouw te komen!’ ‘De hotelkamers zijn zo duur!’ ‘Ik kon mijn favoriete hotel niet meer boeken!’ Allemaal frustraties die gemakkelijk te voorkomen zijn. Bij RAI Hotel Services zijn we dagelijks bezig met het boeken van hotels. Wat kunnen bezoekers doen om de beste prijs en kwaliteit te krijgen? En hoe kun je dat als organisator faciliteren?

  • Advies 1 – Boek op tijd!
    Een open deur? Helaas niet. Wij krijgen dagelijks telefoontjes van mensen die op het laatste moment nog een kamer willen boeken. De kans is groot dat de beste hotels dan vol zitten en kamers worden duurder naarmate het evenement dichterbij komt. Waarom wachten gasten dan toch vaak zo lang? Vaak omdat ze simpelweg nog niet weten of ze wel naar het evenement komen. Ze vrezen dat het reserveren van een hotelkamer hoge kosten met zich meebrengt als ze toch moeten afzeggen. Deze angst is gelukkig vaak onterecht. Individuele gasten kunnen bij nagenoeg alle hotels in Amsterdam tot 48 uur van tevoren kosteloos annuleren. Voor groepen zijn andere gunstige voorwaarden.

  • Advies 2 – Goedkoop is niet altijd goedkoop
    Discount boekingsplatforms bieden soms lagere prijzen dan de hotels direct of de reserveringspartner van het evenement. Maar let op: vaak hanteren discount platforms strengere voorwaarden. Dan is annuleren bijvoorbeeld niet kosteloos, moet je vooraf betalen, of zijn bepaalde services niet inbegrepen. Niets is voor niets. Vergelijk aanbiedingen goed.

  • Advies 3 – De voordelen van het event hotel
    De meeste evenementen hebben een eigen hotel waar bijvoorbeeld ook sprekers en organisatoren verblijven. In andere gevallen wijst de organisatie een aantal hotels aan als voorkeurshotels. Grote kans dat je daar andere deelnemers tegenkomt. Het is daarom dé plek om na te praten en te netwerken.

  • Advies 4 – Gebruik de officiële reserveringssite
    Elk evenement reserveert van tevoren een groot aantal hotelkamers en bedingt hiervoor goede tarieven en voorwaarden. In veel gevallen schakelen ze hierbij een lokale reserveringspartner in, zoals RAI Hotel Services. Deze kent de stad goed en kan dus ook adviseren over bijvoorbeeld vervoersmogelijkheden, de aantrekkelijkheid van een buurt of andere factoren. Maak hier gebruik van. Het bespaart veel tijd en geld. Op deze website zie je hoe makkelijk het kan zijn.

  • Advies 5 – Durf te vragen
    Een professionele reserveringspartner kan ook bemiddelen bij bijzondere verzoeken. Zo kregen wij ooit de vraag om een bijzondere penthouse suite te boeken voor een van de managers van een exposant. Deze luxe kamer kostte 12.500 euro per nacht! Het kan ook om hele andere zaken gaan. Een elektronicagigant wilde dat zijn personeel alleen zou verblijven in hotels waar hun eigen merk TV op de kamer stond. Alles is mogelijk en geen vraag is te gek.

Vergeet niet te genieten
Als je toch naar een stad afreist voor een evenement, geniet dan van de omgeving. Plan ook wat vrije tijd voor of na het evenement, en kijk wat de stad nog meer te bieden heeft. In Amsterdam kan dat bijvoorbeeld via het platform Amsterdam Welcome, dat speciaal is ingericht op de behoefte van evenementbezoekers.

Veel plezier!

Ferdie van Dam

Ferdie van Dam

Ferdie van Dam | LinkedIn | RAI Amsterdam | Hotel Services | Hotels | Amsterdam | Geschiedenis | Betrouwbaar